分类： IT业界
2012-12-24 10:43:16
信息化系统是涉及管理机制、业务重组、流程再造、信息技术、网络技术等多个方面的复杂系统工程，需要参与系统规划、建设、实施、运维和应用的人员具备复合型知识结构、丰富的管理经验、全面的协调能力。在系统建设和应用过程中，需要随时规避和处理系统建设中的诸多问题。笔者在多年建设和应用信息化人事和人力资源管理系统过程中，经常遇到一些直接影响系统建设进程和应用效果的非技术性问题，需要引起高度的重视。
一、建立信息内容集中存储、分工维护、授权访问、充分共享的管理制度。人事信息具有很强的保密性和敏感性，在以往的工作模式下，单位的人事信息往往由人事部门按照职责分别保管，各司其职、各负其责，信息很难查阅和共享。信息化的管理模式下，首先需要有效地整合和管理人力资源信息、业务管理信息，将信息内容标准化、规范化、电子化，并采用数据库的方式统一存储、充分共享。管理方式的改变，必然需要管理机制和管理模式的调整，因此，在规划和设计信息化人力资源管理系统时，需要合理规划和设计信息采集、加工、维护、管理、访问的各个环节，制订有效的管理制度和流程，使信息内容管理工作与日常的人事业务工作紧密结合，明确分工、责任到人，才能确保信息维护及时到位和信息访问安全。
二、建立自动更新维护信息内容的机制。信息内容管理是信息化管理的基础，信息内容的完整、准确、规范是信息化系统长期稳定运行的前提。而在管理系统实际应用中，大多数的用户对信息内容的需求远大于维护信息的热情，他们只是关注职责范围内的业务工作，对信息结构体系和维护信息内容不感兴趣。对于他们来说，有了信息管理系统以后，信息数据唾手可得、准确可靠是顺理成章的，但是维护信息是痛苦的、难以承受的，总希望别人维护信息，然后方便自己使用。因此，一些单位虽然制定了比较详尽的信息管理制度，但难以有效的执行，最终由于数据库的信息内容得不到及时、有效地维护，使得信息管理系统被搁置和弃用的现象经常出现。因此，在建立信息内容维护的相关制度的同时，还需要建立有效的信息维护机制和业务流程，在制度层面解决谁来维护的问题，在业务层面解决怎样维护的问题，尽量通过合理的业务分工和自动化的后台存取机制实现信息维护，将人为的因素降至最低限度。笔者所在单位规划和建设信息化管理系统过程中，曾经采用把信息更新维护机制与业务流程相结合的办法，在用户使用业务流程办理业务的过程中，由系统后台按照预定的规则自动获取新产生的业务信息项，并自动、实时地更新维护到数据库中，使计算机能够代替人工完成大量的枯燥的信息维护工作，一方面保证了信息维护的及时和准确，另一方面减轻了信息维护的工作强度，取得了良好的效果。
三、关注非结构化数据的管理。国内厂商开发的信息管理系统多数都是以管理结构化信息内容为主，很少涉及非结构化信息内容。按照业内的普遍看法，在实际的业务工作中，文档、图片、表格、音视频文件等非结构化信息占总信息量的80%，能够被加工整理成结构化信息的只占20%左右。因此，在信息化管理系统中应高度关注非结构化信息的新建、编辑、存储、传递和使用，需要把非结构化信息与结构化信息进行有效的关联，并实现两种信息形式的统一检索。
四、注重实现的共享和集成。人事信息数据是单位和企业信息化的基础，一方面可以为人事和人力资源管理工作提供工作的依据，另一方面也可以为各方面的管理提供有力的支持。例如，在单位和企业建设各种信息化系统时都需要实时、规范、准确的组织机构信息、职责岗位信息、人员信息、客户信息等，而这些恰恰是信息化人力资源管理系统的管理内容。因此，在规划信息化人力资源管理系统过程中，要高度重视与其它应用系统的接口，以资源服务的形式为其它应用系统提供机构、岗位、人员等方面的信息，在扩展人力资源系统应用范围的同时，充分发挥系统的综合效益。
参考文献: