专注专心
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2013-10-13 15:13:43
原文地址：[转载] 一. 总帐系统 作者：sap_foreland
财务组织机构定义：
公司代码:为每个帐务实体定义一个公司代码，各个公司有自己法定报表。
业务范围：将一个产品或一类产品定义为一个业务范围，各个业务范围可以产生自己的利润表，以供管理层使用。
财务基础数据：
会计年度：国际集团采用日历年度。
会计期间：国际集团会计期间为12，从1月份到12月份。
传票类型：未来的系统按照业务性质详细划分传票类型。
传票编号：按年、传票类型及传票录入日期进行自动编号。国际集团要求传票按月、传票类型进行编号。按照我们的经验，SAP的编号方式对外部审计，内部管理都不存在任何问题。SAP R/3的中国用户已有10多家通过财政部的评审，所以对外部审计而言，不存在任何问题，对内部管理而言，SAP R/3提供了多种分类方法，用户可以方便地查找传票，对传票进行归档处理。为了最大程度地满足国际集团的要求，SAP中国的
À系统提供传票按月、传票类型进行编号的功能，修改申请号为762357。Á预制传票、正式传票采用不同的编号，修改申请号为762416 。
币种及汇率：由集团总部负责币种代码定义和汇率表的维护，各分公司使用总部维护的汇率。
权限控制：在原型测试阶段，将按照国际集团要求定义各种权限。
未来的总帐系统包括会计科目定义，传票录入，外币评估，暂估处理，科目余额重组，科目余额结转，报表处理。
未来的总帐系统与其他子系统是紧密集成的，许多数据由业务发生子系统写入总帐系统，无需手工重复录入数据，无需会计做审核（除供应商发票），提高帐务处理速度。
未来的总帐系统有一系列功能加速期末结帐，如外币自动评估，暂估自动处理等。外币评估将采用期末评估，期初冲回方式。
自动收付款，汇票管理在现金管理中处理。关系企业往来走应收、应付流程，所以，关系企业往来的帐务处理在应收、应付中描述。
总帐子系统与应收，应付，固定资产，库存，采购，销售，成本会计，资金管理有实时数据交换。
顶新集团采用自己的会计科目表。目前集团公司下各公司采用各自科目表，集团公司有计划 －－ 将来实现统一的科目表。
现有会计科目编码是不等长的，会给传票录入带来不便。客户、供应商、员工编码作为会计科目的一部分，造成科目极其庞大。
建议国际集团采用统一会计科目表，由总部会计部确定会计科目表编制原则，协调各分公司要求，负责会计科目编号确定，解释各会计科目的性质。各分公司根据需要，选择有关科目使用。
通过会计科目表统一，有利于数据确认、合并、内部审计，总帐、分类帐余额统一，分类帐控制。
建议国际集团采用等长会计科目编码，以方便帐务处理。
建议国际集团将客户、供应商、员工管理放在应收/ 应付子系统中管理，客户、供应商、员工的编号不再作为会计科目一部分。
集团总部会计负责维护会计科目集团级数据，各分公司按照需要，维护会计科目公司级数据。
建议国际集团总部成立专门职能小组负责这项工作，各分公司建立相应职能小组。
“决定是否建立新科目”：由集团总部会计小组依据会计科目表编制原则，已有科目表，决定是否建立新的会计科目。
“维护新会计科目集团级数据”：由集团总部会计维护会计科目编号、名称、性质等数据。
“维护新会计科目公司级数据”：由公司会计维护会计科目公司级数据，包括货币、明细项索引、自动过帐标志。
公司：法定财务实体
公司代码
币种
在现有系统内，由于各应用部分缺乏集成，传票由接口系统或手工导入总帐。大量手工收付款处理，导致工作量大。
采用SAP R/3集成系统，大部分传票由业务发生点传入总帐系统。
关于收付款处理，大部分通过应收、应付子系统自动收付款处理，仅仅小额零星现金收付款在总帐系统内处理。
a) 转帐处理
b) 小额现金付款处理
c)小额现金收款处理
“前置系统业务处理”：是指与会计系统相关子系统进行业务处理时，自动产生会计传票并入帐，无需人工录入传票，入帐。例如：仓库发料时，仅须在库存管理系统录入发料数据，系统根据发料数据，材料价格，自动生成会计凭证，并入帐。
“输入传票”：依据原始凭证，输入传票类型、公司代码、传票编制日期、入帐日期、借贷科目、借贷金额、后续帐务分配如输入成本中心，业务范围。并且检查公司代码是否存在，记帐期间是否允许入帐，借贷科目是否存在，成本中心、业务范围是否存在。
“入帐”：系统自动检查借贷金额是否平衡，传票检查通过后，系统将更改科目余额及其它文件，自动分配传票编号，存入传票文件。
“传票预制处理”：是指输完传票后，传票存在系统内，但并不入帐。这类传票称为预制传票。
“预制传票入帐”：是指将预制传票记入帐册，预制传票转成正式传票。
关于凭证审核，目前系统仅提供一级审核功能，建议第一阶段打印出预制传票，在SAP R/3系统外审核，通过后，由专人将预制传票入帐，或者编制手工传票，多级审核后，将手工传票输入系统入帐。第二阶段采用”Workflow”方法，在系统内进行多级审核。
公司：法定财务实体
业务范围： 将一个产品或一类产品定义为一个业务范围，各个业务范围可以产生自己的利润表，以供管理层使用。
成本中心：收集费用的责任单元
会计期间，会计科目，传票类型，币种，公司代码，业务范围，成本中心
月末关帐在下月8号，年末关帐在来年二月底，在现有系统，期末有大量手工处理，工作量极大。结帐比较迟，为了保证M2专案目标的实现，必须加快结帐速度。
未来的系统改进现有的成本结算体系，减轻期末成本结转的工作量
未来的系统有自动的外币评估，自动的科目余额重组，自动的暂估处理等功能，加快期末结帐。
“资产负债类科目外币评估”：评估已实现汇兑损益。如银行外币存款，外币现金评估。
“未清项外币评估”：评估未实现汇兑损益。如应收，应付外币评估。
“余额重组”：调整应收，应付统驭科目。例如一个客户明细帐余额在贷方，期未结帐时，指定调整到负债方统驭科目，下个期初系统自动冲回。
未来的总帐系统可以提供下列报表：
l 资产负债表
l 损益表
l 财务费用明细表
l 营业外收支明细表
l 增值税申报表
l 科目余额表
l 传票明细汇总表
l 每日日计表及每日传票编号
B级功能
l 工作流（Workflow）功能
第二阶段将引入工作流功能，以解决系统内传票多级审核的问题。
C级功能
l 科目计划
未来的应收帐子系统将包括客户主数据建立，预收款请求，预收款处理，发票处理，手工收款，自动收款，预收款清发票，客户催款，收款通知，对帐单处理。
未来的应收帐处理将考虑与国际集团营管系统的集成，预收款处理，发票处理，缴款处理将通过批处理程序由营管系统录入SAP R/3系统。
在SAP R/3系统内进行销售处理，将按正常的应收帐处理流程进行。
在人力资源子系统未实施前，员工差旅费放在应收帐子系统处理，利用应收帐客户管理功能，帐龄分析，催款功能，清款功能对员工差旅费实施严格管理。与之相对应，为员工建立编号及有关数据。
未来的系统中，其他应收款走应收帐流程，与之相对应，财务部门替其他应收款的欠款方建立编号及有关数据。
未来的系统将为客户、员工、其他应收款的欠款方建立不同的编号范围。
未来的系统中，通过SAP R/3的特别总帐处理来区别关系企业的应收货款、应收设备款、应收融资款。
自动收款，利息计算及汇票管理将在现金管理部分描述。
应收帐子系统与销售，总帐，资金管理，盈利分析有数据交换。
现阶段客户主数据在营管系统中管理，整个帐务系统没有客户数据管理，客户作为二级科目，编入会计科目。
员工编号作为二级科目，编入会计科目,整个帐务系统没有员工数据管理。
在未来的系统中，建立集中客户、员工、欠款方主数据，由营管决定客户编号，营管，帐务输入各自数据，帐务部门仅输入帐务控制有关数据。
为了保证员工编号一致性，尽管人力资源现阶段未实施，建议人事部门负责员工编号，财务部门负责帐务有关数据。
财务部门负责决定其它应收款的欠款方的编号及帐务数据。
建议有关部门设置专门小组/专人负责客户、员工、欠款方主数据建立。
“决定客户帐务控制数据”：依据营管提供客户数据，决定客户组，统驭科目，付款条件，信贷限额等数据。纳入营管系统管理的客户，付款条件，信贷限额在营管系统内输入。
“决定出差员工编号及有关数据”：依据各部门出差员工表及人事部员工编号表，决定出差员工编号，以及员工组，统驭科目，借款限额等员工个人数据。
“建立主数据”：利用应收帐子系统中建立主数据功能，建立客户，员工，欠款方帐务数据，以方便管理和控制。
公司代码，统驭科目
现有系统将员工定义为一个对冲会计科目，制作预支差旅费传票时，输入一个索引码，制做清款传票时，输入一个索引码，利用《冲销对照表》冲销了索引代码相同，借贷相反的会计交易，并且利用《冲销对照表》列印帐上有余额的会计科目。
正如综述所言，采用SAP R/3先进应收帐子系统有效管理员工差旅费。替每个员工在系统内建立一个编号，支取差旅费时，会计部门输入员工出差付款请求，审核通过后，批准出差付款请求。运行自动付款程序，对员工支付预支差旅费。
“审核是否合法”：按照预支差旅费规定，审核单据是否齐全，签名是否合法。
“输入付款请求”：按照预支差旅费申请单输入付款请求，付款请求仅是一张请款单据，并不产生任何帐务处理。
“批准付款请求”：同意付款。
公司代码，员工编号，币种
参见
用清帐功能，输入所有发生费用，费用与预支差旅费间的差额挂在帐上，由自动收付款程序进行收付款处理。
“审核报销清单”：由会计部依据“差旅费报销原则”；决定原始凭证是否齐全，是否有效，报销金额是否正确。
“清帐处理”：清员工差旅费预支金额，借记费用等科目，预制差旅费与费用的差额，挂在帐上。
员工编号，币种，会计期间，公司代码
没有电脑化的催单、冻结处理。
未来的系统将利用SAP R/3应收帐子系统催款功能，设定报销期限，对超报销期限未报销的预支差旅费产生报销催单，通知员工前来报销，并冻结员工明细帐。解除员工明细帐冻结标志由手工处理。
“运行催款程序”：系统每天运行催款程序，以产生员工差旅费报销催单，并且自动冻结超过报销期未报销的员工明细帐。
员工编号，报销期限，预支金额日期
参见
未来的作业流程，通过帐龄分析列出未报销的预支差旅费的借款期。
“运行帐龄分析程序”：定期运行帐龄分析程序，得到未报销的预支差旅费帐龄清单。
员工编号 ，公司代码。
关系企业间销售，没有预收款要求，集团外客户，一类不需预收款，一类需要预收款，需要预收款客户，它的预收款必须覆盖供货金额，否则不给发货。通过营管系统的销售，预收款在营管系统内处理，通过接口程序导入总帐系统。预收款按部门归集。
为了解决营管系统缴款与财务实际到款的时间差，设置在途款科目；营管系统内预收款通过批处理程序导入SAP R/3应收帐子系统，暂记在途款科目，然后由财务部门依据银行到帐单，在总帐系统中把预收款从在途款科目转入银行存款科目。预收款与客户欠款方挂钩。
对不纳入营管系统的销售，预收款处理在SAP R/3中处理。
“启动批输入程序”：系统自动启动批输入程序，预收款从营管系统导入SAP R/3应收帐系统。
“检验日志”：指派专人负责检查日志，如有错误，按错误性质，分送不同部门解决。
“下达预收款请求”：批准预收款请求，通过自动收款程序收款。
公司代码，客户代码，欠款方编号，会计期间，币种
对外产品销售发票，由营管系统通过接口程序输入帐务系统。关系企业间的销售，发票由手工输入帐务系统。零星发票（包括总部费用分摊）由手工输入帐务系统。
通过营管系统的销售，发票由营管系统通过批输入程序导入SAP R/3系统。关系企业间销售及未纳入营管系统的销售，在SAP销售子系统处理，销售发票由销售子系统导入应收帐子系统。零星发票由手工输入应收帐子系统。其它应收款由手工输入系统。
对于换货处理，营管系统并没有重新处理发票动作，需要在总帐中输入一个凭证，更改销售收入：
借：甲产品销售收入
贷：乙产品销售收入
零星发票/其他应收款手工输入处理
“生成销售系统的发票”：系统自动定时启动批作业程序将营管系统的销售发票导入SAP R/3的销售子系统，
客户代码，欠款方编号，公司代码，币种，会计科目，会计期间
通过营管系统的缴款用缴款单代传票方式，通过接口程序将缴款处理传入帐务系统，其余收款由手工输入帐务系统。缴款入帐日与实际达帐日不一致。
为了解决缴款入帐日与实际达帐日不一致，设置在途资金科目，缴款入帐时，借记在途资金科目，然后依据银行到帐单，在总帐系统中将缴款从在途资金科目转入银行存款科目。
通过营管系统的缴款，用批输入程序将缴款导入应收帐子系统。然后通过清款程序清客户发票与缴款，预缴款。
不通过营管系统收款直接在SAP R/3系统通过自动收款处理，在现金管理中描述。自动付款将覆盖应收帐款和其它应收款。
客户编号，欠款方编号，付款条件
没有电脑化的催单及冻结处理。
未来的系统将利用SAP R/3应收帐子系统催款功能，进行催款处理，对超过付款期限的客户、欠款方生成催款通知书，通知客户、欠款方付款，按催款等级自动冻结客户、欠款方明细帐。解除客户、欠款方明细帐冻结标志由手工处理。
“运行催款程序”：系统定期运行催款程序，以产生客户、欠款方催款通知书，并按催款等级自动冻结客户、欠款方明细帐。
客户编号、欠款方编号，付款条件
国际集团需要及时清楚地了解客户、欠款方的欠款的详细情况及欠款期。
未来的作业流程，通过帐龄分析列出客户、欠款方明细帐的帐龄情况。
“运行帐龄分析程序”：定期运行帐龄分析程序，得到客户、欠款方明细帐帐龄表。
客户编号，欠款方编号
l 客户、员工、欠款方余额表
l 客户、员工、欠款方帐龄分析表
l 应收帐与营管系统客户帐款余额调节表（顶新要求增加）
一旦HR系统实施后，员工差旅费管理将得到进一步加强。可以有效方便地控制员工借款，报销期限，可以方便地和费用管理整合起来。
