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2009-11-29 11:32:27

. 总帐系统

财务组织机构定义:

公司代码:为每个帐务实体定义一个公司代码,各个公司有自己法定报表。

业务范围:将一个产品或一类产品定义为一个业务范围,各个业务范围可以产生自己的利润表,以供管理层使用。

 

财务基础数据:

会计年度:国际集团采用日历年度。

会计期间:国际集团会计期间为12,从1月份到12月份。

传票类型:未来的系统按照业务性质详细划分传票类型。

传票编号:按年、传票类型及传票录入日期进行自动编号。国际集团要求传票按月、传票类型进行编号。按照我们的经验,SAP的编号方式对外部审计,内部管理都不存在任何问题。SAP R/3的中国用户已有10多家通过财政部的评审,所以对外部审计而言,不存在任何问题,对内部管理而言,SAP R/3提供了多种分类方法,用户可以方便地查找传票,对传票进行归档处理。为了最大程度地满足国际集团的要求,SAP中国的郑锐先生已向SAP总部发出二个修改申请:

À系统提供传票按月、传票类型进行编号的功能,修改申请号为762357Á预制传票、正式传票采用不同的编号,修改申请号为762416

币种及汇率:由集团总部负责币种代码定义和汇率表的维护,各分公司使用总部维护的汇率。

权限控制:在原型测试阶段,将按照国际集团要求定义各种权限。

 

未来的总帐系统包括会计科目定义,传票录入,外币评估,暂估处理,科目余额重组,科目余额结转,报表处理。

未来的总帐系统与其他子系统是紧密集成的,许多数据由业务发生子系统写入总帐系统,无需手工重复录入数据,无需会计做审核(除供应商发票),提高帐处理速度。

未来的总帐系统有一系列功能加速期末结帐,如外币自动评估,暂估自动处理等。外币评估将采用期末评估,期初冲回方式。

自动收付款,汇票管理在现金管理中处理。关系企业往来走应收、应付流程,所以,关系企业往来的帐处理在应收、应付中描述。

 

总帐子系统与应收,应付,固定资产,库存,采购,销售,成本会计,资金管理有实时数据交换。

顶新集团采用自己的会计科目表。目前集团公司下各公司采用各自科目表,集团公司有计划 -- 将来实现统一的科目表。

现有会计科目编码是等长的,会给传票录入带来不便。客户、供应商、员工编码作为会计科目的一部分,造成科目极其庞大。

建议国际集团采用统一会计科目表,由总部会计部确定会计科目表编制原则,协调各分公司要求,负责会计科目编号确定,解释各会计科目的性质。各分公司根据需要,选择有关科目使用。

通过会计科目表统一,有利于数据确认、合并、内部审计,总帐分类帐余额统一,分类帐控制。

建议国际集团采用等长会计科目编码,以方便帐处理。

建议国际集团将客户、供应商、员工管理放在应收/ 应付子系统中管理,客户、供应商、员工的编号不再作为会计科目一部分。

集团总部会计负责维护会计科目集团级数据,各分公司按照需要,维护会计科目公司级数据。

建议国际集团总部成立专门职能小组负责这项工作,各分公司建立相应职能小组。

建立新科目流程

功能说明

“决定是否建立新科目”:由集团总部会计小组依据会计科目表编制原则,已有科目表,决定是否建立新的会计科目。

“维护新会计科目集团级数据”:由集团总部会计维护会计科目编号、名称、性质等数据。

“维护新会计科目公司级数据”:由公司会计维护会计科目公司级数据,包括货币、明细项索引、自动过帐标志。

流程组织结构定义

公司:法定财务实体

关键数据

公司代码

币种

入帐处理

在现有系统内,由于各应用部分缺乏集成,传票由接口系统或手工导入总帐。大量手工收付款处理,导致工作量大。

采用SAP R/3集成系统,大部分传票由业务发生点传入总帐系统。

关于收付款处理,大部分通过应收、应付子系统自动收付款处理,仅仅小额零星现金收付款在总帐系统内处理。

传票录入及入帐流程

a) 转帐处理

b) 小额现金付款处理

 

 

c)小额现金收款处理

 

功能说明

“前置系统业务处理”:是指与会计系统相关子系统进行业务处理时,自动产生会计传票并入帐,无需人工录入传票,入帐。例如:仓库发料时,仅须在库存管理系统录入发料数据,系统根据发料数据,材料价格,自动生成会计凭证,并入帐

“输入传票”:依据原始凭证,输入传票类型、公司代码、传票编制日期、入帐日期、借贷科目、借贷金额、后续帐分配如输入成本中心,业务范围。并且检查公司代码是否存在,记帐期间是否允许入帐,借贷科目是否存在,成本中心、业务范围是否存在。

入帐:系统自动检查借贷金额是否平衡,传票检查通过后,系统将更改科目余额及其它文件,自动分配传票编号,存入传票文件。

“传票预制处理”:是指输完传票后,传票存在系统内,但并不入帐。这类传票称为预制传票。

“预制传票入帐:是指将预制传票记入帐册,预制传票转成正式传票。    

关于凭证审核,目前系统仅提供一级审核功能,建议第一阶段打印出预制传票,在SAP R/3系统外审核,通过后,由专人将预制传票入帐,或者编制手工传票,多级审核后,将手工传票输入系统入帐。第二阶段采用Workflow方法,在系统内进行多级审核。

作业功能组织示意

公司:法定财务实体

业务范围: 将一个产品或一类产品定义为一个业务范围,各个业务范围可以产生自己的利润表,以供管理层使用。

成本中心:收集费用的责任单元

关键数据

   会计期间,会计科目,传票类型,币种,公司代码,业务范围,成本中心

月末关帐在下月8号,年末关帐在来年二月底,在现有系统,期末有大量手工处理,工作量极大。结帐比较迟,为了保证M2专案目标的实现,必须加快结帐速度。

未来的系统改进现有的成本结算体系,减轻期末成本结转的工作量

未来的系统有自动的外币评估,自动的科目余额重组,自动的暂估处理等功能,加快期末结帐

处理流程

 

功能说明

资产负债类科目外币评估”:评估已实现汇兑损益。如银行外币存款,外币现金评估。

“未清项外币评估”:评估未实现汇兑损益。如应收,应付外币评估。

“余额重组”:调整应收,应付统驭科目。例如一个客户明细帐余额在贷方,期未结帐时,指定调整到负债方统驭科目,下个期初系统自动冲回。

 

未来的总帐系统可以提供下列报表:

l        资产负债表

l        损益表

l        财务费用明细表

l        营业外收支明细表

l        增值税申报表

l        科目余额表

l        传票明细汇总表

l        每日计表及每日传票编号

B级功能

l        工作流(Workflow)功能
第二阶段将引入工作流功能,以解决系统内传票多级审核的问题。

C级功能

l        科目计划


未来的应收帐子系统将包括客户主数据建立,预收款请求,预收款处理,发票处理,手工收款,自动收款,预收款清发票,客户催款,收款通知,对帐单处理。

未来的应收帐处理将考虑与国际集团营管系统的集成,预收款处理,发票处理,缴款处理将通过批处理程序由营管系统录入SAP R/3系统。

SAP R/3系统内进行销售处理,将按正常的应收帐处理流程进行。

在人力资源子系统未实施前,员工差旅费放在应收帐子系统处理,利用应收帐客户管理功能,帐龄分析,催款功能,清款功能对员工差旅费实施严格管理。与之相对应,为员工建立编号及有关数据。

未来的系统中,其他应收款走应收帐流程,与之相对应,财务部门替其他应收款的欠款方建立编号及有关数据。

未来的系统将为客户、员工、其他应收款的欠款方建立不同的编号范围。

未来的系统中,通过SAP R/3的特别总帐处理来区别关系企业的应收货款、应收设备款、应收融资款。

自动收款,利息计算及汇票管理将在现金管理部分描述。

应收帐子系统与销售,总帐,资金管理,盈利分析有数据交换。

 

 

 

方主数据建立

现阶段客户主数据在营管系统中管理,整个帐系统没有客户数据管理,客户作为二级科目,编入会计科目。

员工编号作为二级科目,编入会计科目,整个帐系统没有员工数据管理。

在未来的系统中,建立集中客户、员工、欠款方主数据,由营管决定客户编号,营管,帐输入各自数据,帐部门仅输入帐务控制有关数据。

为了保证员工编号一致性,尽管人力资源现阶段未实施,建议人事部门负责员工编号,财务部门负责帐有关数据。

财务部门负责决定其它应收款的欠款方的编号及帐数据。

建议有关部门设置专门小组/专人负责客户、员工、欠款方主数据建立。

建立主数据流程

 

功能描述

“决定客户帐控制数据”:依据营管提供客户数据,决定客户组,统驭科目,付款条件,信贷限额等数据。纳入营管系统管理的客户,付款条件,信贷限额在营管系统内输入。

“决定出差员工编号及有关数据”:依据各部门出差员工表及人事部员工编号表,决定出差员工编号,以及员工组,统驭科目,借款限额等员工个人数据。

“建立主数据”:利用应收帐子系统中建立主数据功能,建立客户,员工,欠款方帐数据,以方便管理和控制。

作业功能组织示意图
关键数据

公司代码,统驭科目

现有系统将员工定义为一个对冲会计科目,制作预支差旅费传票时,输入一个索引码,制做清款传票时,输入一个索引码,利用《冲销对照表》冲销了索引代码相同,借贷相反的会计交易,并且利用《冲销对照表》列印帐上有余额的会计科目。

正如综述所言,采用SAP R/3先进应收帐子系统有效管理员工差旅费。替每个员工在系统内建立一个编号,支取差旅费时,会计部门输入员工出差付款请求,审核通过后,批准出差付款请求。运行自动付款程序,对员工支付预支差旅费。

预支差旅费处理流程

 

功能说明

“审核是否合法”:按照预支差旅费规定,审核单据是否齐全,签名是否合法。

“输入付款请求”:按照预支差旅费申请单输入付款请求,付款请求仅是一张请款单据,并不产生任何帐处理。

“批准付款请求”:同意付款。

作业功能组织示意图
关键数据

公司代码,员工编号,币种

参见 2.3.2.1

清帐功能,输入所有发生费用,费用与预支差旅费间的差额挂在帐上,由自动收付款程序进行收付款处理。

员工差旅费报销处理流程

 

功能说明

“审核报销清单”:由会计部依据“差旅费报销原则”;决定原始凭证是否齐全,是否有效,报销金额是否正确。

清帐处理”清员工差旅费预支金额,借记费用等科目,预制差旅费与费用的差额,挂在帐上。

作业功能组织示意图

 

关键数据

员工编号,币种,会计期间,公司代码

没有电脑化的催单、冻结处理。

未来的系统将利用SAP R/3应收帐子系统催款功能,设定报销期限,对超报销期限未报销的预支差旅费产生报销催单,通知员工前来报销,并冻结员工明细帐。解除员工明细帐冻结标志由手工处理。

处理流程

功能说明

“运行催款程序”:系统每天运行催款程序,以产生员工差旅费报销催单,并且自动冻结超过报销期未报销的员工明细帐

作业功能结构示意图

 

关键数据

员工编号,报销期限,预支金额日期

明细帐帐龄分析处理流程

参见 1.3.2.1

未来的作业流程,通过帐龄分析列出未报销的预支差旅费的借款期。

处理流程

功能说明

“运行帐龄分析程序”:定期运行帐龄分析程序,得到未报销的预支差旅费帐龄清单。

作业功能结构示意图

 

关键数据

员工编号 ,公司代码。

 

关系企业间销售,没有预收款要求,集团外客户,一类不需预收款,一类需要预收款,需要预收款客户,它的预收款必须覆盖供货金额,否则不给发货。通过营管系统的销售,预收款在营管系统内处理,通过接口程序导入总帐系统。预收款按部门归集。

为了解决营管系统缴款与财务实际到款的时间差,设置在途款科目;营管系统内预收款通过批处理程序导入SAP R/3应收帐子系统,暂记在途款科目,然后由财务部门依据银行到帐单,在总帐系统中把预收款从在途款科目转入银行存款科目。预收款与客户欠款方挂钩。

对不纳入营管系统的销售,预收款处理在SAP R/3中处理。

处理流程

 

 

 

 

 

 

 

功能说明

“启动批输入程序”:系统自动启动批输入程序,预收款从营管系统导入SAP R/3应收帐系统。

“检验日志”:指派专人负责检查日志,如有错误,按错误性质,分送不同部门解决。

“下达预收款请求”:批准预收款请求,通过自动收款程序收款。

作业功能组织示意图
关键数据

公司代码,客户代码,欠款方编号,会计期间,币种

对外产品销售发票,由营管系统通过接口程序输入帐务系统。关系企业间的销售,发票由手工输入帐务系统。零星发票(包括总部费用分摊)由手工输入帐务系统。

通过营管系统的销售,发票由营管系统通过批输入程序导入SAP R/3系统。关系企业间销售及未纳入营管系统的销售,在SAP销售子系统处理,销售发票由销售子系统导入应收帐子系统。零星发票由手工输入应收帐子系统。其它应收款由手工输入系统。

对于换货处理,营管系统并没有重新处理发票动作,需要在总帐中输入一个凭证,更改销售收入:

借:甲产品销售收入

  贷:乙产品销售收入

处理流程

零星发票/其他应收款手工输入处理

功能说明

“生成销售系统的发票”:系统自动定时启动批作业程序将营管系统的销售发票导入SAP R/3的销售子系统,

 

作业功能组织示意图
关键数据

客户代码,欠款方编号,公司代码,币种,会计科目,会计期间

通过营管系统的缴款用缴款单代传票方式,通过接口程序将缴款处理传入帐务系统,其余收款由手工输入帐务系统。缴款入帐日与实际达帐日不一致。

为了解决缴款入帐日与实际达帐日不一致,设置在途资金科目,缴款入帐时,借记在途资金科目,然后依据银行到帐单,在总帐系统中将缴款从在途资金科目转入银行存款科目。

通过营管系统的缴款,用批输入程序将缴款导入应收帐子系统。然后通过清款程序清客户发票与缴款,预缴款。

不通过营管系统收款直接在SAP R/3系统通过自动收款处理,在现金管理中描述。自动付款将覆盖应收帐款和其它应收款。

处理流程

关键数据

客户编号,欠款方编号,付款条件

没有电脑化的催单及冻结处理。

未来的系统将利用SAP R/3应收帐子系统催款功能,进行催款处理,对超过付款期限的客户、欠款方生成催款通知书,通知客户、欠款方付款,按催款等级自动冻结客户、欠款方明细帐。解除客户、欠款方明细帐冻结标志由手工处理。

 

处理流程

功能说明

“运行催款程序”:系统定期运行催款程序,以产生客户、欠款方催款通知书,并按催款等级自动冻结客户、欠款方明细帐

作业功能结构示意图
关键数据

客户编号、欠款方编号,付款条件

明细帐帐龄分析处理流程

国际集团需要及时清楚地了解客户、欠款方的欠款的详细情况及欠款期。

未来的作业流程,通过帐龄分析列出客户、欠款方明细帐的帐龄情况。

处理流程

功能说明

“运行帐龄分析程序”:定期运行帐龄分析程序,得到客户、欠款方明细帐帐龄表。

作业功能结构示意图
关键数据

客户编号,欠款方编号

l        客户、员工、欠款方余额表

l        客户、员工、欠款方帐龄分析表

l        应收帐与营管系统客户帐款余额调节表(顶新要求增加)

 

一旦HR系统实施后,员工差旅费管理将得到进一步加强。可以有效方便地控制员工借款,报销期限,可以方便地和费用管理整合起来。

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