软考项目管理案例-沟通管理

沟通管理

确认沟通需求所需的典型信息：

①组织章程；②项目组织和项目干系人职责关系；③项目背景和行业知识；④项目在何地、涉及多少人等方面的后勤信息；⑤内部信息需求，例如组织间的沟通等；⑥外部信息需求，例如与分包商的头痛等；⑦项目干系人信息等；

沟通障碍：

①缺乏清晰的沟通渠道；②发送者和接收者存在物理距离；③沟通双方彼此技术语言不通；④分散注意力的环境（噪声）；⑤有害的态度（敌对、不信任）；⑥权力游戏、滞留信息、隐藏议程和敌对情绪等。

项目干系人包括：

①项目经理，②顾客/客户，③执行组织，④项目团队成员，⑤项目管理团队，⑥出资人，⑦有影响的人，⑧项目管理办公室。

如何进行项目干系人分析：

    ①进行项目干系人识别；②分析项目干系人的重要程度；③进行项目干系人的支持度分析；④针对不同项目干系人，特别是重要的项目干系人，给出管理项目干系人的建议，并予以实施。

如何改进项目沟通：

①使用项目管理信息系统；②建立沟通基础设施；③使用项目沟通模版；④把握项目沟通基本原则；⑤发展更好的沟通技能；⑥把握人际沟通风格；⑦进行良好的冲突管理。

冲突管理策略：

①问题解决，②妥协，③圆滑（求同存异），④强迫，⑤撤退。

如何召开高效会议：

    ①事先制订一个例会制度；②放弃可开可不开的会议；③明确会议的目的和期望结果；④发布会议通知；⑤在会议之前将会议资料发给参会人员；⑥可以借助视频设备；⑦明确会议规则；⑧会议后要总结、提炼结论；⑨会议要有纪要；⑩做好会议的后勤保障。

保证团队沟通顺畅的六点措施：

①有效的沟通者；②发布者；③避免沟通阻断器；④紧密矩阵式结构；⑤作战指挥室；⑥有效的会议。

沟通基本原则：

①  沟通内外有别；②非正式的沟通有助于关系的融洽；③采用对方能接受的沟通风格；④沟通的升级原则；⑤扫除沟通的障碍。

可能案例模式：

①  需求不明确或者需求模糊造成整个项目失败。沟通管理里面超典型案例

答题要点：

要做好相关项目干系人分析和沟通需求分析。

项目经理或成员不具备沟通技巧,有些案例项目经理只会开会，不具备非正式沟通能力

要采用项目干系人能接受喜爱的沟通风格

            要监督信息是否获得正确理解，并要保证不会产生歧义。

            项目经理要具备相关项目的相关知识

            有时候客户方面也存在问题，例如项目重要性认识不足，业务模式表达不清楚。

            项目进入开发之前一定要进行需求评审和确认会议！不能模糊开发。

            项目变更要由双方公司的高级管理层参加，注意沟通升级原则。

②  沟通要内外有别，常有案例形式沟通内或外或内外处理不好，导致项目失败。

答题要点：

对内外来说：缺乏对项目团队成员（客户）的沟通需求和沟通风格分析。

沟通方式很单一（可以通过电话、电子邮件、办公自动化软件等进行沟通）

要进行冲突管理（因沟通问题产生冲突）

沟通要内外有别，项目团队要用一种声音说话。

要有良好的沟通管理计划。

        通过非正式沟通改善沟通双方的关系，增强信任。

③   沟通中常会考察高效会议的问题。答题要点请看如何召开高效。

④   信息分发落实不到位，导致项目失败

答题要点：

制定信息分发原则，并要认真执行

通过多种方式进行信息发布：如电子邮件、传真、电话等等

要确保特定的人在特定的时间接收到其需要的信息