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分类: 项目管理

2014-11-05 13:02:42

沟通管理

确认沟通需求所需的典型信息:

①组织章程;②项目组织和项目干系人职责关系;③项目背景和行业知识;④项目在何地、涉及多少人等方面的后勤信息;⑤内部信息需求,例如组织间的沟通等;⑥外部信息需求,例如与分包商的头痛等;⑦项目干系人信息等;

沟通障碍:

①缺乏清晰的沟通渠道;②发送者和接收者存在物理距离;③沟通双方彼此技术语言不通;④分散注意力的环境(噪声);⑤有害的态度(敌对、不信任);⑥权力游戏、滞留信息、隐藏议程和敌对情绪等。

项目干系人包括:

①项目经理,②顾客/客户,③执行组织,④项目团队成员,⑤项目管理团队,⑥出资人,⑦有影响的人,⑧项目管理办公室。

如何进行项目干系人分析:

    ①进行项目干系人识别;②分析项目干系人的重要程度;③进行项目干系人的支持度分析;④针对不同项目干系人,特别是重要的项目干系人,给出管理项目干系人的建议,并予以实施。

如何改进项目沟通:

①使用项目管理信息系统;②建立沟通基础设施;③使用项目沟通模版;④把握项目沟通基本原则;⑤发展更好的沟通技能;⑥把握人际沟通风格;⑦进行良好的冲突管理。

冲突管理策略:

①问题解决,②妥协,③圆滑(求同存异),④强迫,⑤撤退。

如何召开高效会议:

    ①事先制订一个例会制度;②放弃可开可不开的会议;③明确会议的目的和期望结果;④发布会议通知;⑤在会议之前将会议资料发给参会人员;⑥可以借助视频设备;⑦明确会议规则;⑧会议后要总结、提炼结论;⑨会议要有纪要;⑩做好会议的后勤保障。

保证团队沟通顺畅的六点措施:

①有效的沟通者;②发布者;③避免沟通阻断器;④紧密矩阵式结构;⑤作战指挥室;⑥有效的会议。

沟通基本原则:

①  沟通内外有别;②非正式的沟通有助于关系的融洽;③采用对方能接受的沟通风格;④沟通的升级原则;⑤扫除沟通的障碍。

可能案例模式:

①  需求不明确或者需求模糊造成整个项目失败。沟通管理里面超典型案例

答题要点:

要做好相关项目干系人分析和沟通需求分析。

项目经理或成员不具备沟通技巧,有些案例项目经理只会开会,不具备非正式沟通能力

要采用项目干系人能接受喜爱的沟通风格

            要监督信息是否获得正确理解,并要保证不会产生歧义。

            项目经理要具备相关项目的相关知识

            有时候客户方面也存在问题,例如项目重要性认识不足,业务模式表达不清楚。

            项目进入开发之前一定要进行需求评审和确认会议!不能模糊开发。

            项目变更要由双方公司的高级管理层参加,注意沟通升级原则。

②  沟通要内外有别,常有案例形式沟通内或外或内外处理不好,导致项目失败。

答题要点:

对内外来说:缺乏对项目团队成员(客户)的沟通需求和沟通风格分析。

沟通方式很单一(可以通过电话、电子邮件、办公自动化软件等进行沟通)

要进行冲突管理(因沟通问题产生冲突)

沟通要内外有别,项目团队要用一种声音说话。

要有良好的沟通管理计划。

        通过非正式沟通改善沟通双方的关系,增强信任。

③   沟通中常会考察高效会议的问题。答题要点请看如何召开高效。

④   信息分发落实不到位,导致项目失败

答题要点:

制定信息分发原则,并要认真执行

通过多种方式进行信息发布:如电子邮件、传真、电话等等

要确保特定的人在特定的时间接收到其需要的信息

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