沟通及项目沟通计划

沟通及项目沟通计划

 

团队成员之间如果没有有效的交流沟通，那么再好的也是徒劳无功。每一个成员都要清楚地明白他自己对于这个项目的价值和职责所在。在我曾经参与过的一个项目中，项目经理常常坐在自己的办公室里，埋没在自己的的蓝图中。可是他的团队中没有其他人知道要完成哪些任务，因为他从来没有与大家分享过他的计划。不用说，这个项目后来遇到了各种各样的问题，大家开始做那些他们自己认为重要的工作，而不是项目经理安排他们去做的。项目沟通计划是最佳实践的第四个重要部分。

一个项目沟通计划其实很简单，你只需要用一个矩阵表格列出每一个利益相关者、在项目过程中他们需要得到的信息、提供这些信息的团队成员的姓名、以及的频率和方式等。例如，某一个关键的受益人可能会需要书面的每周项目进程报告。那么这个报告应该由项目经理来完成，并且通过电子邮件发送给相关的受益人。好的项目沟通计划可以确保每个利益相关者能够及时地从相关的团队成员那里获取准确的信息。

 

风险管理是最佳实践的最后一点。任何可能影响项目成果的因素和事件都可以定义为风险。在项目工作中我碰到的风险包括：团队成员缺乏必要的技能；所需硬件没能及时送到工地；主控制室因为暴雨而遭受洪水威胁等等。不同的项目可能遇到的风险也不同；但对于每一个项目，尽早地识别出项目中的潜在风险并且在计划中做出回应是同样重要的。即使有的风险无法避免，也至少可以减轻其对项目工作的影响。这就是我们所说的风险管理。

 

你在工作中采用风险管理吗？如果没有，那么可能是因为要管理的风险太多了，并且不是所有的风险都有同样的伤害力。最简单的办法就是尽可能多地识别出潜在风险，然后对每一项风险发生的可能性给一个1到3的级别（3为极可能发生）；再按照每项风险可能造成的影响程度评出1到3的级别（3为最严重），然后将每项风险的两个级别值相乘。我们把得出的这个数值成为风险度。数值越高，风险就越不容忽视。按照风险度排序，项目经理可以选择对前十项风险进行管理，暂时忽略其它的。如果采用这个方法，你需要不断的重新评估这些风险同时对新的潜在风险保持警惕。

没有有效的风险管理也是项目失败的一个主要原因。

 

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