sap全面介绍之物料管理

sap全面介绍之物料管理  

物料凭证与会计凭证  凭证是核心是信息流基础

优化采购流程和供应链管道


R/3系统的物料管理应用模块不仅包含了用于简化需求计划、采购、存货管理、货仓管理及发票校验这些业务流程所必需的所有功能，而且对标准工作程序进行了高度自动化。所有的物料管理应用模块功能都相互紧密集成并与R/3的其他功能也整合在一起。这意味着物料管理的用户和其他供应链及财务管理的用户总能得到最新的信息。系统能为你做所有的常规的工作，你可省下时间去做更重要的事情。


节省采购时间和成本


以消耗为基础的物料资源计划根据 再订购水平或预测数据可以提出最新的请购建议。其他供应链应用模块，如销售和分销、设备维护、生产计划或项目系统也能要求通过外部来采购物料或服务。个别部门还可手工输入请购单。


系统把这些请购单传递给采购模块，将他们转换成采购订单。采购员们可以任意应用各种高级工具，从特殊的采购主数据维护和询价请求到报价及大纲协议。例如，你可以在采购过程中自动比较价格，将供应商的选择自动化或自动输入采购订单。供应商评估功能可以按照你所设定的选择 条件找出你最满意的供应商。你也可以在采购文档被进一步处理之前对他们选择应用下达和批准程序。采购活动可由被授权职员利用电子签名批准。你可以将采购订单或预测交货日程表通过硬拷贝或电子手段（如EDI）发给供应商。采购订单历史可以帮助你监控订单 的状态并跟踪已收到的交货或发票。


一、R/3物料管理系统主要特征及模型


物料管理模块覆盖了一个集成的供应链中（物料需求计划，采购，库存和库房管理）所有的有关物料管理的任务。


采购为计划提供重要的交货情况和市场供应情况，并且控制采购物料从请购到收货、检验、入库的详细流程，当货物接收时，相关的采购单进行自动检查。通过对供应商的谈判和报价的管理和比较，对价格实行控制，以取得最佳的效益，对供应商和采购部门的绩效评估可以协助采购部 门确定采购环节中尚待完善的地方，同时采购应和应付帐款、收货和成本核算部门之间建立有意义的信息通讯，以保证企业的某一环节所提供的信息能在其它所有有关的环节中反映出来。通过建立和维护采购订单方式，来实现采购合同跟踪，安排供应商交货进度和评价采购活动绩效等需求目标。从而，提高采购活动的效率，降 低采购成本。


　　库存管理系统负责现有库存的管理，直到他们被消耗。其基本目标就是要能帮助企业维护准确的库存数。它应能支持各种物品库存状况、库存变化历史以及发展趋势的联机查询，并能从多层次去查看库存状况。此外，该管理系统能提供基本的 库存分析报告，帮助评价库存管理的绩效。


库房管理系统保证了库房商品最优的库存吞吐量。不同的盘库方法都可用于库存的清点，范围可以从样品库存到连续库存。


一、           该系统具备的主要功 能：


*产生物料需求计划


*采购申请及维护


*货物的移动


*发票校对


*库存管理


*库房管理


*库房结构定义


*库房转移处理


*库房级的库存支持


*供应商评价


*与应用相关的分类


*采购信息系统维护


下面分别简要阐述各模 块功能的实施:


1、采购


   SAPR/3物料管理系统提供了强大和完善的采购模块功能,实现从确定采购需求,选 择供应商,下采购订单,采购订单的跟踪及催 货,收货及发票校对,付款等一系列涉及整个 采购周期的所有活动。


在物料管理系统中，可以为库存进行采购，也可以为直接消耗进行采购.同时可以选择不同的采购形式,MM（物料管理）模块支持三种基本采购形式：


1)    使用一次性采购订单


2）使用具有后续发出核准订单的长期合同


3) 使用长期计划协议和供货计划表


   你可以在系统中建立和维护与采购有关的物料和供应商数据,从而加强对采购的控制及优化系统中的采购程序。


   这些主数据包括物料主数据、供应商主数据、采购信息记录、货源清单及配额的分配。


   物料主数据包括了企业向外采购或内部生产的物料的详细信息。计量单位和物料描述是存储在物料主记录中的数据的实例。SAP后勤部分的其它模块也可以访问物料数 据。


   供应商主数据是关于外部供应商的信息。典型的内容有：供应商名称，供应商使用的货币和供应商编号(存储在SAP系 统中作为帐户编号)。


   采购信息记录记录建立了物料和供应商之间的联系，因而方便了选择报价的处理。例如，信息记录给出了用于从供应商订货的计量单位，并标注在一段时间内影响物料的供应商价格方面的变化。


货源清单规定了物料可能的供应来源。显示了可以从某一给定的供应商处订货物料的时间段。


配额分配是根据配额，规定在一定期间内物料总需求在特定的供应商之间如何进行分配.根据配额分配主数据的设定,系统可以自动完成采购任务在不同供应商之间的分配,从而简化手工分配任务。


此外,物料管理系统中的采购功能可以实现不同的采购需求方式,包括外协件的采购,寄存货物的采购,转厂的采购等,还可以实现电子化的采购审批程序,代替传统的手工化纸张审批程序,节省人力,物力及财力。


你也可以通过报价单申请及报价单的录入来完成询价及报价的全过程。


2、发票校对


发票校验是物料管理(MM)系统的一部分。它提供物料管理部 分和财务会计，成本控制和资产管理部分的连接。


系统自动校验通过硬拷贝货EDI方式收到的发票，如果你参照 采购订单输入供应商发票的话，系统会自动生成它所期望收到的发票，如果出现了不允许的差异，比如交货期、交货数量或协定的价格，那么这张发票会自动封锁而不能付款。


估计收货结算（ERS）功能可使你完全不需要供应商发票，根 据采购订单的收货入帐记录，系统会周期性的自动生成发票。


发票校验软件还提供一种比标准程序快的多的特殊方法输入供应商发票。


物料管理模块的发票校 验为以下目的服务：


1）它完成物料采购的全过 程-物料采购从采购申请开始，接下来是采购和收货,并 以收到发票而结束。


2）它允许处理不基于物料 采购的发票(例如，服务费，其它花费，过程费用，等等)。


3）它允许处理贷项凭证,既可以是发票的取消,也可以是打折扣。


发票校验不是对支付进 行处理,也不是对发票进行分析.这些需要处理的信息被传递到其它部门。


发票校验的任务包括:：


1）输入接受到的发票和贷 项凭证


2）检查发票的内容,价格和计算的准确性


3）执行一个发票的帐目记 帐


4）更新SAP系统内的一些数据,例如,未结算项目和物料价格


5）检查那些因为与采购订 单出入太大而被冻结的发票


SAP系统的高度集成允许这些任务能够平稳和高效地进行。


3、供应商评价


供应商评估功能能尽量优化采购操作，能简化选择货源过程、不断跟踪和考察现有的供应关系。


使用R/3供应商评估系统能保证更大的客观性，因为所有供货 商以同一标准评估并由系统评分，尽量减少个人的主观印象影响。


评分系统：


分值为1到100分。供货商的表现用4个主要标准度量


全面的评分使采购人员 了解供货商的表现并给供货商一个全面评价。


主要评估标准


标准系统中的主要评估 标准为：价格、质量、交货、服务


如果需要，最多可以定 义99个评估标准。用户可以平衡每个标准在综合评估中的影响。


子标准


每个主要标准可以分为 几个子标准，以便进行更详细的评估。


标准系统提供5个子标准，一般能满足评估目的。另外，用户可以定义最多20个自己的子标准。


给子标准评分


给子标准评分可有不同 方法：


*自动计算


*半自动计算


*手工输入


"自动计算"指分数根 据系统中已有的数据确定。"半自动计算"指采购人员输入重要物料的分值，然后系统计算更高层的分数。"手工计算"指用户针对某个全局子标准输入某供货商的分数。


采购经理可以决定何时以更详细的基础评估，何时进行简单的处理以节省时间和费用。


分析


可以输出供货商评估结 果。例如，用户可以生成按照全面分数排列的最佳供货商排列表，或提供某种物料供货商的排列表。


历史变化


评估的变化以日志形式 记录，评估记录可以打印出来。


供货商评估的任务：


*供货商评估功能使供货商按照同一标准排序，能自动和手工进行


*此项功能通过合理和简化地挑选合适的供货商来优化采购过程


4、库存管理


库存管理(IM)是MM物料管理模块的一部分，并完全地与整个后勤系统结成一体。SAP库存管理系统允许：


*按数量和价值管理你的库存


*计划，输入和检查货物移动


*进行实地盘存


基于物料需求计划确定的需求，物料从外部或内部采购。交货作为收货输入到库存管理中。物料直到提交给客户（销售&分销）或用于内部（如生产）才被保存（并在库存管理中进行管理）。


在所有的业务期间，库存管理访问主数据（如物料主记录数据）和所有后勤部分共享的业务数据（如采购数据）。


与物料管理（MM）的结合


作为物料管理的一个组成部分，库存管理直接与物料需求计划，采购和发票校验相联系。


库存管理形成物料需求 计划的基础，该计划不仅考虑了实际库存，而且考虑了计划的移动（需求，收货）。


当物料从供应商处订购时，库存管理将交货记录为参考采购订单的收货。供应商发票在以后通过发票校验进行处理。在这里，采购订单和收货凭证中的数量和价值被检查，以确保它们在发票中是一致的。


与生产计划（PP）的结合


库存管理与生产计划模 块紧密相连：


*库存管理负责生产订单所需部分的待运


*在库存管理中记录仓库对产成品的接收


与销售&分销（SD）的结合


一旦你输入一个销售订 单，你可以初始化现有库存的动态可用性检查。在创建交货时，即将提交的数量被标记为"计划交货"。在记录发货时这个数量从总库存中减掉。创建销售订单库存也是可能的。


与质量管理（QM）的结合


在货物移动中，系统确 定物料是否应进行检查操作。如果需要的话，在质量管理系统中为该移动初始化相应的活动。


与工厂维护（PM）的结合


库存管理与工厂维护有 如下联系：


*可以记录参考设备BOMs的货物移动


*可以提取一部分维护订单


*当序列号管理有效时，对每个货物移动输入独立的序列号。序列号在工厂维护系统中进行管理


与后勤信息系统（LIS）的结合


利用库存控制部分，后 勤信息系统提供了一个收集，压缩和评估库存管理数据的工具。


R/3系统包含不同的模块。这些模块的完整结合允许公司不同的部门共享和维护同样的信息。顺利的物料流动需要这个过程的所有参加者之间有充分的交流。库存管理与R/3系统完整的结合以及和其它R/3模块的交流确保了所要求的信息流动，这些R/3模 块包括例如：


* 财务会计（FI）


 


按数量和价值进行的库存管理不仅导致每个收货或发货更新物料主 记录中的库存值，而且更新财务会计中相应的科目。这通过自动的科目分配来完成，系统通过这个科目分配程序确定与给定货物移动相关的科目。


* 控制（CO）


 


在物料消耗（例如当物料 为不同的科目分配对象如订单或成本中心发出时）的例子中与成本会计系统的接口被激活（作为控制参考）。


当收货直接分配给成本中心或订单时，成本会计也包含其中。


* 资产会计（AM）


 


如果资产的物料从外部采 购或从仓库或存储中提取，相应的货物移动分配给资产科目。在这过程中行项目在资产会计中被创建。


* 项目系统（PS）


 


物料可以为项目保留和提 取。创建项目库存是可能的。


5、库房管理


SAP的仓库管理系统(WM)为您进行以下工作提供了灵活、有效和自动的支持:


*定义和管理仓库中的存储区和仓位


*处理所有的记帐和事务,如收货，发货和一般的转储等


*对库存的变动情况进行监测


*按仓位进行存储


*确保在存储管理系统中的记帐与仓库中的实际库存情况一致


*与材料管理系统,产品计划系统,质量管理系统和销售与分销系统的集成


利用WM系统,您 可以对公司中复杂的库存结构进行管理。这种结构可包括不同的仓库中的区域（即存储类型），如在高架位闲置的存储、可用存储、冻结存储和固定的仓位提取区域等，以及生产供应、发货和收货区域等。利用WM系统，您可以同时对具有随机组织结构和具有固定仓位 的仓库进行管理。


WM支持对所有相关货物移动的处理，包括由存储系统（IM）激发的收货和发货，由销售和分销（SD）系统激发的供货，以及发生在仓库内的移动，例如内部的库存转储。


在仓库管理系统中，您可以根据转 储需求生成转储订单。转储订单可激发并控制仓库中货物的实际移动。


WM系统利用它在存储方面的功能，可以保证帐面存储情况和仓库中的库存情况在任何时候保持一致。由于SAP系统是高度集成的，所以您在存储管理系统和仓库管理系统之间并不需要单 独的界面程序。


存储单位管理


仓库管理(WM)中的存储单位(SU)管理提供了在仓库中对物料流的存储单位进行优化管理和控制的功能相关。


物料分类帐的应用前提
物料分类帐我将分为3块来讲，分别为：
背景分析&启用物料分类帐的前提、前台操作、后台配置。
这玩意在SAP里算是高难度的东东，全中国也没几个敢说懂的，讲的不好，大家见谅。
背景分析
中国会计准则规定，对存货的核算必须采用历史成本法，即实际成本法，如果企业采用计划成本法，例如标准成本进行日常核算，应当在月末结算成本差异，或将计划成本调整为实际成本。
为了满足中国的会计准则，在传统的手工帐时代，人们更倾向采用“加权平均法”计算物料实际成本，即在物料发生业务时会计不做账，原因是不了解物料当时的实际成本，当月末收到发票后，才进行计算并补齐整月的凭证。先不谈这种方式工作量如何，单从它的效果来看，个人认为，这种结算方式并没有真正的体现出财务管理的思想，只是机械的迎合会计准则的需要及自身条件的约束。管理学认为，对企业财务的控制应当分为事前计划，事中控制及事后分析，而单一的事后核算对企业现代化发展，毫无帮助。所以，采用标准成本法对物料进行管理，成为当今社会的主流。
在SAP系统中，如果物料的价格控制方式为标准价，当采购价与标准价不一致时，系统会自动生产材料采购差异，这部分差异通常我们会在月末时，将其分摊至销售成本或库存中。但事实上我们并不能够知道每种物料的实际成本，因为分摊至库存的那部分差异并没有与物料相对应。
如何满足企业精益生产（JIT）的需求？如何在SAP中计算出库存物料的实际成本？如何才能将材料采购差异，分摊至每一种物料？带着这三个问题，我们进入下一阶段的讲述。
启用物料分类帐的前提
对于采购差异的处理，SAP提供了多种解决方案，下面，我们将对比不同的处理方式，从而明确启用物料分类帐的前提。
下图是采购进行发票校验时产生的会计凭证：


我们可以看到，因为采购发票价与标准价的不一致，产生了4584.90元的材料采购差异，这部分差异在月末订单结算时，会根据产成品的销售情况，分别计入销售成本及库存商品中，我们可能采取的措施有以下几种。
结转至本年利润
如果差异较小并且相对平稳，我们可以将所有差异直接通过手工帐的方式，转移至销售成本中，再通过资产负债表直接将差异转入本年利润科目。
这是传统手工帐时代的思想，这样做的好处就是：简单。坏处就是：过于简单。
如果差异较小，这样做是可行的，但在目前激烈的市场竞争环境中，采购压力越来越大，随着近年来不断升高的通胀压力，工业原材料的价格也水涨船高。价格的波动将直接导致差异的增加，如果将巨额的差异直接转至销售成本中，这将直接影响本月的损益，导致利润虚低，这将成为审计上的漏洞，同时，这也限制了企业对物料实际成本的管理。
期间分配法
从上一种方法中，我们可以了解到，当采购差异很大时，我们原则上不允许将差异直接转至销售成本中，我们采取的方式是，将差异在销售成本和物料中进行分摊，举例来说，如本期共生产A物料100PC，销售60PC，40PC存入仓库，采购差异为200元，则销售成本需分摊120元差异，库存应承担40元差异。其中，库存所承担的差异，又将经过多级滚算，分配到不同的产成品、半成品甚至原材料中，从而还原出物料的实际价格。
目前存在的问题
要在SAP中实现上述功能，我们必须采用物料分类帐，来实现所谓的“成本还原”。但物料分类帐也有一些不足之处。
首先，物料分类帐无法将差异结算至在制品，这将对部分企业生产严重的后果，举例来说：企业某期间共向生产订单发料1000PC，实际完工收获300PC，全部销售出去。材料采购差异2000元，如果使用物料分类帐，则所有3000元差异将被结转至销售成本中，而到下个期间时，生产订单完工收货700PC，理应被这些产品吸收的1400元在上月被吸收，这将导致本期间的利润异常低下，而下期间利润虚高。
当然如果我们想在这种情况下，依然启用物料分类帐，最直接的做法就是在月末TECO所有未完工的生产订单，在下月初重开新订单补全剩余数量。
除此之外，因为物料分类帐关于库存差异的分摊是层层上滚的，如果产品BOM的层次比较复杂，半成品较多，很可能导致系统运行缓慢，影响月末CO结算速度。并且某些不正确或者看似正确的操作，都有可能导致物料分类帐结算时发生死循环，系统往往会连续计算几十个小时，不产生任何报错或消息。
综上所述，启用物料分类帐的前提有：
 采用标准价格对物料进行管理
企业材料采购差异较大，价格不稳定
企业每月的在制品较少，或订单数量较少
企业物料数量较少，BOM结构较为简单
企业各部门操作SAP的人员，都了解如何避免物料分类帐死循环的发生，特别是库管人员及会计人员
注意：原则上如果物料使用移动平均价时，也可启用物料分类帐，但移动平均价反应的已经是实际成本，所以启用物料分类帐的意义不大。