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分类: 项目管理

2006-11-02 13:45:33

五、系统功能介绍

  这里以自营进口业务流程为例,简要介绍业务管理系统的操作流程。

  1、编制预算

  在与外商询价、报价洽谈等基础上,进行成本测算编制。根据编制的采购预算和销售预算,内容包括:贸易方式、供货商、客户、制单日期、币种、商品信息、货款、起运港、目的港、价格条款、数量等。系统会自动计算该笔业务毛利、成本等信息,预算结果供相关管理人员参考使用。一笔预算项下可对应多笔合同。

  2、新客户受理

  当需要与新的客户(包括供应商、客户等)建立业务往来时,业务部在客户信用管理系统提出客户申请,并且录入客户基本信息,包括客户正确名称、地址、电话、联系人、邮政编码、开户行、银行帐号、注册资金等信息。

  管理部门收到业务部申请后,对提交的客户进行受理,对客户资信情况进行调查后进行信用评估,从而划分客户信用等级,确认系统给该客户或供应商的信用额度。

  3、编制进口采购合同、销售合同

  根据相关已审核通过的预算信息完成采购合同、销售合同的文本制作、合同执行计划、合同归档等管理。内容包括合同号、供货商信息、币种、商品信息、金额、数量、付款条件、运输方式、起运港、目的港、启运时间和预计到港时间等。

  4、业务入库单管理

  业务部根据已审核生效的进口采购合同,进行商品预入库单的编制。此时货物还没有实际入库,目的在于通知第三方货代公司准备进行入库操作。内容包括选择采购合同号、入库商品名称、数量、单价、进口发票号、金额、起运港、目的港等。

  5、增值税发票登记管理

  业务员根据已审核生效的业务入库单将海关开具的进口增值税发票和进口海关关税发票进行相应的录入操作。这项操作将完成物流和票据流严格的对应关系,实现相关数据联查。

  发票在财务确认后,业务系统自动将发票信息传递到财务系统生成进口采购相关记账凭证,从而完成相关财务核算。

  6、货代入库管理

  异地货代公司根据生效的业务入库单和货物的实际到货情况,进行货代入库单的编制。内容包括仓库入库数量、仓库名称、仓库入库日期等。由于采用数据集中式管理,商品真实入库信息将实施传递到公司总部,极大提高存货周转速度。

  7、付款申请单管理

  当需要支付货款或各种费用时,业务部根据合同执行情况和付款条款,在系统中提交付款申请,业务员登记货款或各种费用明细、付款金额和所对应的采购合同号、发票号、业务入库单编号,在制作付款申请时可一次录入多种费用类型的费用额,业务员可以选择预付或实付类型,预付款必须对应到合同号,实付款必须对应到发票号下。

  这项操作将完成资金流和票据流严格的对应关系,实现相关数据联查。

  8、付款申请单确认管理

  付款申请单经财务部门审批通过后,财务部将执行实际付款操作,并根据付款申请内容在财务系统自动生成相应的采购付款凭证。

  9、业务出库单管理

  商品经货代公司实际入库后,业务部根据实际业务的进展情况,进行业务出库单的编制。此时货物还没有实际出库,目的在于通知第三方货代公司准备进行出库操作。内容包括选择销售合同号、业务入库单号、出库商品名称、数量、单价、金额、起运地、目的地、运输方式、出库时间等。

  10、发货指令制作

  物流部根据已经审核生效的业务出库单进行发货指令的编制工作,然后将发货指令信息在系统中提交货代公司,通知货代公司进行发货指令确认。内容包括业务入库单号、出库商品名称、数量、起运地、目的地、运输方式、出库时间等。

  11、发货指令确认

  货代公司对发货指令中所描述的信息进行确认操作。12、货代出库单管理

  货代公司进行发货指令确认后,根据发货指令的相关信息,进行货物的实际出库,并在货代出库中,根据实际的出库情况,录入相关出库信息。

  13、收款通知单制作

  财务人员收到客户货款后,根据银行进账单,在系统中录入相关收款信息并提交给业务员。内容包括收款单位、收款金额等信息。

  14、收款通知单确认

  业务员根据财务部提交的收款通知单信息,进行收款确认,其中预收款需确认到相应的销售合同上,实收款需确认到销售发票,往来款需确认到客户项下。

  业务部门收款确认后,财务系统根据收款单确认信息自动生成相关收款凭证。这项操作将完成资金流和票据流严格的对应关系,实现相关数据联查。

  15、销项税发票

  业务出库单生效后,业务员制作销项税发票申请,经财务人员财务确认后,由财务部门对外开具销项税发票,财务系统根据销项税发票和业务出库单信息生成相关销售和结转成本记账凭证。这项操作将完成物流和票据流严格的对应关系,实现相关数据联查。

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