如何收集客户档案信息

如果一个企业刚刚开始建立，查阅企业销售记录是一个最直接、最简单的方法。从销售原始记录中，不仅可以得到现有客户和曾经进行交易的伙伴名单，还可得出有关客户需求规模、购买时间和条件、再购买和付款情况等各种有用的信息，以初步建立这些客户的档案。同时，通过企业销售记录还可以发现企业客户类型，由此推导可能的潜在客户。
   
    当客户购买产品或服务时进行登记是一个最简单的办法。在建立客户名录档案时，可以要求销售人员负责现有客户的登记。但是这种方式难以全面、客观反应客户情况，最了解客户的还是客户自己。而且在客户规模很大的情况下，由销售人员收集客户的详细资料也是不可能的。所以，很多企业都采取请客户自己登记的方法，以获取更多、更准确的客户信息，但这就需要得到客户的配合。
   
    很多客户不愿花费时间和精力填写登记卡，即使填了也难以保证质量，但填写保修单却是另一回事了，这直接关系到客户购买后得到的服务。所以可以通过请客户填保修单进行客户登记，这对于企业和客户双方都是有益的。
   
    以某种方式对自愿登记的客户进行奖励，如赠送礼品、购物券等。在实践中取得潜在客户名单的方式很多，而是否能保证这个名单的质量是一个关键问题。在此，名单的质量是潜在客户转化为理想客户的关键。为了获取高质量的潜在客户名单与信息，购买是一个十分有效的方式。企业可以从各种商业机构购买有关潜在客户的名单和信息。
   
    为了使档案能够反应客户的最新情况，还要采取多种形式收集客户反馈信息，并转换成档案材料。捕捉反馈信息的办法可以是电话记录、带有广告的购物券、专门调查和销售人员访问等。销售人员应积极鼓励并认真记录客户反馈。 例如，定期给客户打电话，及时了解客户的满意程度、新的要求和意见。还可以给失去的客户打电话，询问停止购买的原因。理想的结果是，档案中不仅存有客户基础性资料，而且包括客户的反馈信息。
   
    建立一个有效的档案，要求不断记录企业客户的变动情况，并尽可能记录更多的信息。此外，企业还可以根据自身条件和客户情况及其他来源获取信息。从销售现场记录、客户留言，到信用卡和销售人员工作记录等等。一个服装店仅根据客户填写的服装修改单就收集了有关每位客户的十几条有用的信息，包括客户姓名、联系地址、购买时间、服装款式、身材特征、购买动机和购买服装档次等等，并以此为基础建立客户档案。采取这种方式取得的信息不需支出费用，甚至是花钱也买不到的信息资料，但却十分准确而可靠。
   
    高质量的潜在客户往往是那些对一个企业的产品感兴趣的人，所以记录那些以不同方式进行询问的人，是获取潜在客户信息的有效办法。目前，很多公司进行询问者电话登记，或在销售现场、展览会上请询问者填写调查表，存入客户档案。这种反应者往往是更有希望的潜在客户，是建立档案和销售人员联系的主要对象。