分类： 信息化
2013-05-09 15:29:48
作为整天泡在办公室的白领，工作中已经离不开电脑。写个文档，查个资料，画个表格，做个PPT，一切来得轻松自如。同样，有了电脑，电话和传真都似乎受到了冷落。使用Email就能传递很多信息，使用QQ或MSN还能更及时地沟通与交流，一切都显得如此方便。那么，我们有没有想过这些在工作中产生的信息，或者说我们完成工作所必须的这些资料是如何凌乱或散落地存在于电脑之中的？如果要我备份我的工作资料，我会首先想到备份邮件、备份文档、备份浏览器的收藏夹；但是对于聊天记录，虽然当时的及时性很强，但事后我会觉得很难整理，也就无从备份；那么传真、或者上级发文，也许还能找到几份；至于电话，估计只能这个耳朵进，那个耳朵出了。然后，当我有了新的电脑，我会花不少的时间试着还原这些或多或少还能备份出来的信息。如果因为某种原因，不幸丢失了一段时间的邮件，那么这一段的“记忆”似乎就只能这样模糊下去了。所以，我开始怀念我的工作笔记本。那是90年代参加工作的时候，虽然电脑也是工作工具之一，但公司还是会发一个笔记本，用来记录每天的工作。久而久之，这个笔记本记录了很多当时的灵感、初步构思、设计草图、实验数据、会议记录等等。它成为了我最不可或缺的工作伴侣。
话说回来，在个人的工作工具之外，我们毕竟有了不少管理软件，来辅助我们完成需要协作才能完成的业务。我们的管理也显得有了规矩，有了章法，因为我们有工作流程。大家按着工作流程去做，自然应该是顺畅和高效的。我们甚至把它命名为“办公自动化”，但是我们经常会发现这样的情况，有某某权限的人如果不去做某一步操作，我们的工作就停在那里，哪来什么“自动化”。所以，当我们的企业应用软件主要是围绕“流程”去架构和使用的时候，员工成为了机械化操作的一环，反而忽略了工作的目的和企业的目标。
我们真正需要的是在良性沟通的基础上，可以良性执行的流程，因为流程的关键其实仍然是“人”。尤其是在知识工作领域，人的主观能动性是至关重要的。只有沟通良好了，才能谈得上协作、流程和管理。
既然谈到了沟通，衡量沟通方式的良好与否有两个重要指标，那就是及时性与可追溯性。从“及时性”这点上讲，现在流行的QQ或MSN这些IM沟通方式，其实并没有比几十年前就广泛应用于企业领域的电话强多少。同样，传真在原有的企业框架中有成型的发送和归档制度，那么Email并没有比传真更好的解决信息的可追溯性。所以，当国外的同行提出“活动流”将是下一代主流的企业沟通方式的时候，我并没有怀疑他的判断。在这里我们无法展开来谈什么是“活动流”，但是我可以告诉你，它是一种很好地平衡了及时性与可追溯性的沟通方式。
良好的沟通还有一个前提，就是沟通的双方对于自己的工作有着清晰和同步的认识。“清晰”不用解释，很好理解。那么什么是“同步”，其实就是解决我们常说的“信息不对称”；你知道的信息比我多，我们之间的沟通自然会出问题。传统的企业应用软件之所以解决不好这个问题，就在于“流程”的背后其实是“权限”，你能做什么，你不能做什么。当员工被这样限定的时候，他自然而然就形成了思维惯性，我没有必要分享。所以，在设计新一代的企业应用的时候，我们的理念是“回归”，回归到简单的工作笔记本（公司在发给你工作笔记本的时候，好像并没有限定你什么可以写，什么不能写）。通过这样一个门槛很低的工具，让员工自我管理的同时，也能将信息真实有效的传达给管理者。
在系统中，首先是我们称之为的企业活动流平台。每个员工用类似微博的方式记录工作中的信息，并且可以分享到企业社区、或指定的群组。在这里，员工可以自由发表自己工作中的点滴：记录完成的工作、发表问题、寻求答案、分享文档、讨论话题；同事之间可以了解彼此所做所想，对分享的信息进行评论，提供想法与建议等等。在这里，有关于一份策划案的群组讨论，有针对一个PPT的献计献策；有人提供了一份很生动的图片，有人对文档进行了修改，等等。借用微博的方式，我们可以为Linkwedo系统中的所有信息设定属性，比如把信息关联到任务，关联到客户，关联到群组，关联到同事。在倡导信息的开放与共享的同时，我们可以设定必要的权限。所以说，系统中的信息是良好组织的，与工作相关的，有相应查看权限的。
在的互动社区中工作也是轻松的，与你相关的信息肯定会@你了，那么你会收到及时提醒。通过的手机客户端，可以随时随地的访问社区和处理信息。有时间关注的时候就看看社区动态，参与一下互动。如果当天没时间可以改天再看，只要想看，随时可以查看到相关信息。
也许随着微博的流行，企业微博也变得fashion起来。但我们的理解，正如fashion有时候是复古一样，所要做的，是像工作笔记本一样成为你最不可或缺的工作工具。没有那么多条条框框，自由记录我们的工作，自由沟通我们的工作。这不正是我们这个年代，自由表达我们的思想一样fashion吗？
