传统的采购管理步骤

制定策略 成功的采购始于清晰的策略。为制定出明确的策略，各公司必须对他们要买什么、向谁买、付多少费用有清楚的了解。过去比较难于获得这些信息，因为费用数据通常牵涉到公司多个不相关联也未经整合的系统。为解决这一问题，许多用户经常以非系统化、非标准化的方式输入信息。

然而，当今的方案使技术帮助公司迅速方便的收集和管理各种开销数据，并提供关于全球开销模式的精确更新的信息。这种信息的可见度为工厂的经理和采购主管提供了不仅仅是削减成本所需的信息，而且还提供了制定并执行更有效采购策略所需的信息。

2.描述需求 一旦描述出一项合适的策略，公司就能开始考虑采购。货物和服务进行成功议价谈判的首要步骤是清楚描述买方需求和合同条款。要实施一项有效率的采购项目，买方需要制定出详细的包含总成本在内的询价单(RFQ)——能使他们可以对竞标进行对比。人工完成后，面临的任务非常复杂，并消耗时间。但是，通过把收集和分类数据的过程自动化，技术方案能极大地简化这一工作。

例如，无需每次为货物或服务收集数据和撰写RFQ，公司可以利用技术在定制化的模板上产生RFQ文件，保存，需要时进行更新。无需在通过标准的信件或传真分发RFQ，公司可以把RFQ发布到网页上，从供应商处即可收到互动的反馈信息。

3.开发并管理供应商 公司一旦了解并描述出需求后，还必须开发并核查供应商。传统的采购方法通常局限于买家与已发生业务关系的供应商打交道。如果想开发新供应商，他们倾向于以对运作产生最低影响的方式来进行。技术化的采购方案能极大增强识别和管理供应商的流程。首先，技术方案使公司可以在全球范围内寻找供应商。其次，买家可以通过在线互动的论坛从供应商处迅速容易地收到并评估投标。第三，促进了简便的通信和协作，使买家持续有效地监控管理供应商表现。

4.进行议价谈判 货物和服务的议价谈判是采购专业人士所承担的最关键任务之一。当手工进行时，这个过程可能需要花费数周时间，有时需几个月才能完成。采用技术化的解决方案，比如在线市场或拍卖，公司可以在数小时内完成谈判。这种方式下，供应商按照买方对交易定出的精确描述，实时进行在线竞争。采用基于互联网的技术，供应商可参与投标，报价尽可能低以求胜出。买方可以查看并评估所有提交的投标。

5.作出最后决策 某些采购方案也能帮助买家制定优化的决策。通过竞价优化技术，实时地按照多项指标如价格、产品质量、地理位置和交货时间等对投标进行评估，买方可以刺激更大的竞争，推动产生更多的采购优化方案。此外，他们还可以考虑自己独特的内部业务需求。这意味着买方可以采用约束机制，如把业务分配给三家不同的供应商，帮助他们在很短的时间表内制定出复杂的购买决策。这种分析也可以通过人工方法完成，但是非常耗费时间。

6.实现新供应商 采购决策定下后，把新供应商纳入供应体系是一个令人畏缩的工作。由于缺乏所需的信息来源、改进的流程和技术，公司经常取舍两难。结果是，许多公司错失节省成本和提升运营效率的良机。

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