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2009-10-11 14:20:56
1. 项目管理为什么需要计划? 项目计划在项目管理系统中的地位？
2. 项目管理需要哪些计划?
3. 项目计划的基准点(Baseline)?
4. 项目计划的编制过程及其编制方法?
5. 经验和教训
图3-1 项目管理系统 / Project Management System
计划是组织为实现一定目标而科学地预测并确定未来行动的方案。任何计划都是为了解决三个问题：一是确定组织目标，二是确定为达到目标的行动时序，三是确定行动所需的资源比例。制定计划就是依据既定目标，确定行动方案，分配相关资源的综合管理过程。具体而言，就是通过对过去和现在、内部和外部的有关信息进行分析和评价，对未来可能的发展进行评估和预测，最终形成一个有关行动方案的建议说明----计划文件，并以此文件作为组织实施工作的基础。
项目计划是项目组织根据项目目标的规定，对项目实施工作进行的各项活动做出周密安排。项目计划围绕项目目标的完成系统地确定项目的任务、安排任务进度、编制完成任务所需的资源预算等，从而保证项目能够在合理的工期内，用尽可能低的成本和尽可能高的质量完成。
l 管理风险 / To manage risk
l 提高用户的满意度 / To increase user satisfaction
l 消除争议或怀疑 / No surprises
l 整个项目组的行动指南 / Total team ownership
l 便于交流 / To communicate
l 便于获得支持与理解 / To gain support and understanding
l 使每个人知道必须做什么 / To know what you have to do
l 使每个人知道将要怎样做 / To know how you will go about doing it
l 提供进度跟踪的基准 / To provide a baseline for tracking progress
l 管理项目发生的变化 / To manage change
l 建立项目完成的衡量准则 / To establish completion criteria
l 使时间、成本和其他资源需求最小化 / To minimize time,costs, and other resource needs
图3-2 项目计划相关内容 / Project Plan Related
项目计划的目的是：确定并描绘为完成项目目标所需的各项任务范围。确定负责执行项目各项任务的全部人员。 制定各项任务的时间进度表。阐明各项任务所必需的人力、物力、财力。确定每项任务的预算。
l 目的性
l 系统性
l 动态性
l 相关性
l 职能性
l 总则：项目背景概况与环境；项目主要目标、性质、范围；项目管理结构概况；项目主要里程碑(Milestone)；项目规范；项目责权利。
l 项目目标(及基本原则)：项目总目标(详细说明利润、竞争技术等方面的目标)；项目组织形式、项目委托人参与范围；工作语言、计量标准的规定；与第三方关系(包括银行、运输、通讯、供货商、政府、承包商、咨询、设计等)。
l 项目实施方案：技术方案(设计方案、技术措施等)；管理方案(采购运输、承包形式、子合同承包商的管理等)。
l 项目合同：合同类型；报告要求；项目委托人提供的资源；联络方式及安排方式；项目复查、审核、取消的手续、程序；特殊的管理协议(如技术样本及说明书、移交方式、咨询方式等)。
l 项目进度安排：各活动进度安排及所有里程碑；各活动时间估计；在前基础上拟订的总进度计划。
l 项目资源：资源分类(资金、设备、材料等)；材料预算；成本控制方法与程序。
l 项目人力资源：人员素质；人事制度；安全保密；人事安排，责、权分工；项目执行中的人员调配；列举项目人员需求，包括特别技能需求、培训技能、招聘计划等。上述项目进度安排、项目资源、人力资源应达成一致。
l 项目评价：监督、控制的范围与内容；通讯方式；文件、报告及其他信息的收集与保存；项目评价方法与标准。
l 潜在问题：特殊说明(当不同文件相矛盾时，以何为准)；对技术变更时的规定；发生各类意外(子合同违约、自然灾害、资源约束、技术失败等)时的应急计划。
以上一些基本要素构成了项目计划，并成为项目预算、进度计划、工作计划等各类子计划的基础。
项目计划类型与内容依据不同的分类标准，可以有不同的形式。
图3-3 计划类型示意
l 工作计划Work Plan
工作计划是一种实施计划。在计划中，主要要说明采取什么方法组织实施项目，研究如何最佳地利用资源，以尽可能少的资源获取最佳效益。具体包括工作细则、工作检查及相应措施等。
l 人员安排计划 Staffing Plan
该计划主要是表明工作分解结构中的各项工作任务应该由谁来承担以及各项工作间的关系如何。有三种表达形式：框图式、职责分工说明式以及混合式。
n 框图式：组织结构图。用框图及框图间的关系连线来表示人员组织结构。
n 职责分工说明：项目组成员的职务、职责范围及规章制度来说明工作关系。
n 混合式：将前二者结合。
l 设备采购供应计划
该计划需要包括所需设备的名称、规格及数量的清单，要弄清楚是本地、外地、国外采购供应、口岸交货还是现场交货、特别加工还是现货供应、成批采购还是零购等；要预估得到设备所需要的时间，设备必需的设计制造及验收时间；要考虑进货来源等。
l 其他资源计划 Other Resource Plan
同上一样，指一些材料、半成品、物件等资源的供应问题。
l 设施计划 Facilities Plan
一些基础设施，如运输、安装、调试等。
l 变更控制计划 Change Control Plan
该计划包括范围变更控制以及基线变更控制。范围变更控制的主要目标是：范围变更发生时要确定项目经理能够做什么，不能够做什么；选定一个可行办法，以便变更提出、评估影响；说明批准还是不批准的方法，因变更需要时间、工作量及经费。处理基线变更的步骤是：要确保项目经理是基线变更的责任人；项目组成员自动告知项目经理基线的变更；跟踪基线变更并安排合适时间提出基线变更。处理基线变更的准则是：处理基线变更的负责人应协调项目组成员内部的变更；有计划而非任意变更；勿忽视变更的处理；把所有变更告知相关人员；行使预先规定的职权及表决权；确定剩余时间及人员、经费准备；只允许得到授权的人作出变更；批准变更前要考虑有否负作用；研究有否别的选择；必需做时就做，不能因担心基线变更而不做；不要反应过度；详细记录变化；跟踪变更并确保没有未预见到的后果。
l 进度控制计划和状态报告计划 Status Reporting Plan
进度控制计划要明确应该监督哪些工作，何时监督，谁去监督，用什么方法收集和处理信息，怎样按时检查和采取何种调整措施。状态报告计划要明确谁负责编写报告、向谁报告、报告的内容和报告所需的信息涉及面的大小程度。
l 财务计划 Financial Plan
说明需要何种预算细则、核算哪些成本、进行哪些对比、用何种技术方法收集和处理信息以及如何及时检查和采取解救措施等。主要的内容应是成本控制计划。
图3-4 成本控制过程示意图
l 文档控制计划 Document Control Plan
说明文件管理与控制的方式、细则，文件控制所需的人力组织人力、物资资源需求数量。
l 偶然事件控制计划/应急计划 Contingency Plan
所需要的储备。分项目委托人的储备和项目经理的储备。留有余地。制定应急计划包括：修订进度的准则；修订计划的准则；候补计划文件制定。
l 支撑计划 Support Plans
n 项目审核与复审计划 Project Review
n 各种文件输出计划 Documentation
n 谈判/签字计划 Approval / Sign-Off
n 培训计划 Training
n 系统测试计划 System Test
n 安装计划 Installation
每个项目都是一个不断学习的实践过程。 为了有效地获取经验，可以创建一个体现项目预望进程的基准计划。项目的基准计划是项目在最初启动时定出的计划，也即初始拟订的计划。随后，通过跟踪实际进度，则可将项目的基准计划和项目的实际进程进行比较。可以看到哪项任务早于或晚于计划开始，哪项任务超出最初的预算，哪项任务花费的时间比计划的要长，等等。也许这些信息有助于防止将来项目计划中出现的问题，并作出更好的时间和预算估计。这一过程便是比较基准过程。
注意，项目基准计划一经确定便不改变，除非变更控制发生。但项目实施过程中具体执行的计划将依据实际进展情况进行调整。
l 项目目标文档 / Project Objectives Document
l 所做的一些假设 / Assumptions
l 其他确认/承诺 / Other commitments
n 确定的事件 / Identify
n 要接受或拒绝的事物决策 / Business decision to accept or reject
n 其他需结合进比较基准计划中的内容 / Incorporate into Baseline Plan
l 获得用户签字的计划 / Get Plan signed off by user
l 在变更控制框架下设置经同意的比较基准计划 / Place approved baseline plan under change control
项目计划编制过程分为9个步骤。比P.O.D文档要细致得多。
(1) 定义产品 / Define the products
(2) 识别任务和子任务 / Identify tasks and subtasks
(3) 开发任务前驱图 / Develop precedence diagram
(4) 为任务分配工时 / Assign hours to tasks
(5) 确定可用的人员工时 / Determine staff hours available
(6) 对资源分配任务并进行进度性平衡 / Assign tasks to resources and balance against schedule
(7) 添加管理性任务 / Add management tasks
(8) 重复上述步骤直到完成计划编制 / Iterate until complete
(9) 准备其他计划及总结 / Prepare remaining plans and summaries
l 类型 / Types
n 项目目标文档中的规定的有关文档 / Project Objectives Document deliverables
n 其他支撑产品 / Support product
l 来源 / Sources
n 项目目标文档 / Project Objectives Document
----有关材料 / Materials (Deliverables)
----提交的指南 / Deliverable Guidelines
----工作陈述 / Statement of Work
----其他 / Other
l 形式 / Forms
n 纸质文档, 电子文档, 硬件, 软件 / Paper,electronic, hardware, software
图3-5 标准的产品(就信息技术项目而言)
图3-6 自顶向下识别各产品中的任务和子任务
l 类型 / Types of tasks
n 标准任务 / Standard
n 项目相关的任务 / Project-related
n 依赖于特别努力或管理支持型的任务/ Level-Of-Effort
l 来源 / Sources
n 部门有关的文档 / Department documentation
----工作过程/规范 / Procedures
----指南 / Guidelines
n ISP’s
n 临时想法/ Brainstorming sessions
n 有经验人员的建议 / Experienced people
l 需求定义/ Requirements Definition
n 规划和组织项目 / Plan and organize the project
n 确定项目的参与者 / Orient the project participants
n 编制用户接触与数据获取计划 / Establish the interview and data gathering plan
n 进行用户接触 / Conduct interview
n 确认接触结果 / Consolidate interview data
n 完成需求报告草稿 / Complete Requirements Report draft
n 审核草稿并获得用户同意 / Review draft and obtain user approval
l 外部设计/External Design
n 规划并组织外部设计阶段工作 / Plan, organize External Design phase
n 开发基本的系统结构 / Develop preliminary system architecture
n 开发功能业务流程 / Develop the functional business flow
n 用户输入/输出设计 / Design user inputs/outputs
n 定义数据库的应用视图 / Define application views of database
n 完成外部设计报告草稿 / Complete External Design draft
n 审核草稿并获得用户同意 / Review draft and obtain user approval
l 内部设计/Internal Design
n 规划并组织内部设计阶段工作 / Plan, organize Internal Design phase
n 开发内部系统结构 / Develop internal system structure
n 开发程序功能说明 / Develop the program functional spec.
n 开发数据文件说明 / Develop data file spec.
n 完成系统设计报告 / Complete System Design draft
n 开发测试策略 / Develop testing strategy
n 进行技术设计审核 / Conduct technical design review
n 与用户一起审核系统设计报告并获得用户同意 / Review System Design Report with user and gain approval
l 数据库开发 / Database development
l 系统转换规划 / Conversion planning
l 系统转换任务/ Conversion tasks
l 安装规划 / Installation planning
l 用户工作过程开发 / User procedure development
l 用户及操作员培训计划 / User and operator education planning
l 供货商产品测试 / Vendor product testing
l 子合约方协调 / Subcontractor coordination
l 难于定义的任务 / Hard to define
n 规格说明的输出 / Specific outputs
n 完成衡量准则 / Completion criteria
l 趋向于长期执行的任务 / Tend to be long running
l 零星琐细的任务/ Work on them is sporadic
例如: Orientation / 概括性研究/项目定位
Management / 管理
Install support / 安装支持
Change investigation / 变更调查
Skills transfer / 技术转换
Meetings / 会议
l 责任可以被指定给同一人 / Responsibility can be assigned to one person
l 任务结果切实具体并与某一产品相关/ Task results are tangible and related to a product
l 任务完成周期小于一个报告周期 / Tasks are less than one reporting cycle(40 hrs)
l 任务要持续一天或更长 / Tasks are a day or longer in duration
l 审核/ Review
n 最近的基准计划 / The latest baseline
n 类似项目的计划 / Plans for similar projects
n 标准任务列表 / Standard task lists
n 类似的产品 / Similar products
l 与其他计划人员一起进行 / Get together with other planners
l 头脑风暴 / Brainstorm
n 命名所想到的所有任务 / Name all tasks that come to mind
n 不必担心大小,技巧及持续时间 / do not worry about size,skills,duration
n 列出每个人员能够看到的任务 / Lists tasks where everyone can see them
l 以更细致的方式完成任务有关的文档 / Document the task in more detail
n 任务标题 / Title
n 任务描述 / Description
n 完成的度量准则 / Completion Criteria
l 给任务分配标识 / Assign Task ID’s
l 确定任务相互之间的依赖关系 / Determine interdependencies
n 任务排序 / Order of tasks
n 先行任务和后继任务或称紧前任务和紧后任务 / Predecessor or successor tasks
l 标识遗漏的任务 / Identify missing tasks
l 初步假设资源是独立的 / Initially assume resource independent
l 建立可视化的文档 / Create visual presentation
图3-7 任务前驱图的例子
l 预估单独的细化的任务 / Estimate individual detailed tasks
l 累加工时 / Sum up the hours
l 比较你预估的工时和管理者事先粗略预估的工时并解决差异 / Compare your hours to hours in estimating backup and resolve any discrepancies
n 独立评估 / Independent assessment
n 与管理者协商 / Negotiate with manager
l 会议需求工时 / Meetings require:
n 材料准备 / Material preparation
n 预演或试演 / Rehearsal
n 正式文档 / The presentation
n 有接续工作 / Follow up
n 考虑了参与人员的数量及次数 / Times the number of people involved
l 接触需要2-3人及会见者 / Interviews take 2-3 people plus the interviewee
l 规划与评估也占用时间 / planning and estimating takes time too
l 项目管理占技术工作的15%-20% / Project management 15%-20% of the technical effort
l 必须包括单独的项目控制任务 / Must include individual project control tasks
n LOE, Change control, Status Reporting
表3-1 项目目标确定时粗略预估的工时
|
Requirements Phase | |
Tasks |
Hours |
|
1. Orientation 2. Interview 3. Consolidate Data 4. Report Preparation 5. External Design Phase Planning 6. Level of Effort Tasks |
150 700 500 200 150 300 |
|
Total Technical Hours |
2000 |
表3-2 项目计划编制前细化任务后的工时预估
|
Project Objectives Estimating Backup :Requirements Phase | |
Tasks |
Technical Hours |
|
1. Orientation:(25 hrs. ´ 6) 2. Interview Standards 3. Global Interview Preparation 4. Interviews (20) Individual Preparation 3 hrs. Interview 4 hrs. Minutes 4 hrs. Confirm 3 hrs. (20 ´ 14 ´ 2 people = 560) 5. Standards for Report 6. Consolidate Data 7. Write Report 8. External Design Phase Plan 9. External Design Standards 10. Level of Effort Tasks |
150 130 70 560 50 510 110 70 50 300 |
|
Requirements Phase:Total Technical Hours |
2000 |
l 没有识别所有任务/Not identifying all tasks
l 不合适的完成准则/Sloppy completion criteria
l 模糊的目标/Fuzzy objectives
l 各自评估/Solo estimating
l 评估过分/“Superstar” Estimating
l 使用了别人的参数/Using someone else’s numbers
l 一致的偏高或偏低/Consistently going low or high
l 没有依据最新结果重新评估/Failure to re-estimate, based on results-to-date
