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2009-10-11 14:16:54
图1-1 项目组织的重要性
组织是管理的一种重要职能，其一般概念是指各生产要素(人、财、物、责、权、利)相结合的形式和制度。前者表现为组织结构，后者表现为组织的工作制度。组织结构又称为组织形式，反映了生产要素相结合的结构形式，即管理活动中各种职能的横向分工和层次划分。组织结构运行的规则和各种管理职能分工的规则即是工作规则。
建立组织结构须遵循的基本原则：
l 要反映公司的目标和计划
l 要依据工作需要设计组织结构
l 要保证决策指挥的统一
l 要使人尽其才
l 要有利于全过程及全局的控制
l 要适应项目的性质和规模
l 要与项目的地位和重要性相适应
项目组织环境：
l 项目同公司外部各单位的工作关系
n 产品或劳务的买卖交易关系，主要指与委托人(投资者、发包单位或使用单位)的关系
n 行政监督与管理关系，主要指与社会主管部门(行政监督、质量监督等部门)的关系
n 竞争与协作关系等，主要指与其他单位(竞争单位、合作单位、分包单位、供应单位及银行等)的关系。
l 项目同公司内部有关部门的工作关系
n 隶属领导关系，主要指与公司经营班子和公司内各种综合管理部门的关系
n 经济协作关系，主要指与公司内某些独立核算的职能部门的关系
n 竞争协作关系，主要指与其他项目的关系
1.1.2.1 职能式组织
图1-2 职能式组织
职能式组织的优点：
l 人员使用上的灵活性，职能部门会提供较好的专业技术人员。
l 技术专家可以同时被不同的项目所使用。
l 统一部门的专业人员在一起易于交流知识和经验。
l 当有人员离开项目组甚至离开公司时，职能部门可作为保持项目技术连续性的基础。
l 职能部门可为本部门专业人员提供一条正常的晋升途径。
主要原因是职能部门相对固定，而项目组是随项目起止而起止的。
职能式组织的缺点：
l 职能部门容易关注自己日常工作，而使项目及客户的利益得不到优先考虑。
l 职能部门的工作方式常常是面向本部门活动的，而一个项目要取得成功，其采取的工作方式必须是面向问题的。
l 可能发现没有一个人承担项目的全部责任。
l 责任不清，使得对客户要求的响应变得迟缓和艰难。
l 项目常常得不到很好得对待，冷落一些超出其利益范围的问题。
l 调配给项目的人员，其积极性不一定很高，项目不被看作是其主要工作，有时甚至认为是额外的工作。
l 容易产生本位主义，忽视整体利益，跨部门沟通较难。
1.1.2.2 项目式组织
图1-3 项目式组织
项目式组织的优点：
l 项目经理对项目全权负责。
l 项目组成员直接对项目经理负责。
l 沟通简洁，容易。项目经理可以直接与高层领导进行沟通。
l 项目可以进行技术或人员储备。
l 项目目标一致，项目成员可以全力以赴，团队精神可以发挥。
l 权力集中使决策速度加快。
l 命令的协调一致。
l 简单、灵活，易于操作，在进度、成本和质量等方面的控制较为灵活。
项目式组织的缺点：
l 每个项目有一套班子，造成资源重复配置。
l 技术及人员储备可能在不需要时便进行，造成成本增加。
l 容易造成封闭或封锁，使得开放不足。
l 容易造成在公司规章制度执行上的不一致。
l 不同项目之间、不同项目的成员之间容易产生矛盾。
l 对项目成员而言，缺乏一种事业的连续性和保障。
1.1.2.3 矩阵式组织
图1-4 矩阵式组织
矩阵式组织的优点：
l 项目是工作重点，有专门的项目经理。具有项目式组织的长处。
l 可分享各职能部门的人才储备，又减少人才冗余。
l 项目组成员没有后顾之忧。
l 对客户要求的响应与项目式组织同样快捷灵活。
l 可以使规章制度执行一致。
l 可以平衡资源。
矩阵式组织的缺点：
l 权力在职能部门与项目经理之间是均衡的，容易造成推脱责任，争抢功劳现象。
l 项目经理之间因为争夺资源可能引发矛盾，明争暗斗。
l 项目经理与职能部门经理之间的协调非常重要。
l 项目成员至少有两个上司：项目经理和职能部门经理。处理不好，有时会使项目组成员无所适从。
1.1.2.4 混合式组织
组织结构的变化系列如下所示：
|
职能部门 |
项目组 工作人员 弱 强 |
工作人员 |
|
职能式 |
矩阵式 |
项目式 |
主要项目组织结构的特点对比：
|
组织形式 特征 |
职能式 |
矩阵式 |
项目式 | ||
|
弱矩阵式 |
平衡矩阵式 |
强矩阵式 | |||
|
项目经理的权限 |
很少或没有 |
有限 |
小到中等 |
中等到大 |
很高甚至全权 |
|
全职工作人员的比率 |
几乎没有 |
0~25% |
15~60% |
50~90% |
85~100% |
|
项目经理的任务 |
兼职 |
兼职 |
全职 |
全职 |
全职 |
|
项目经理的常用头衔 |
项目协调员 |
项目协调员 |
项目经理 |
项目经理 |
项目经理 |
|
项目管理行政人员 |
兼职 |
兼职 |
兼职 |
全职 |
全职 |
项目组织选择的因素： 注意区分以下一些关键因素
|
|
职能式 |
矩阵式 |
项目式 |
|
不确定性 所用技术 复杂程度 持续时间 规模 重要性 客户类型 对内部依赖性 对外部依赖性 时间限制性 |
低 标准 低 短 小 低 各种各样 弱 强 弱 |
高 复杂 中等 中等 中等 中等 中等 中等 中等 中等 |
高 新 高 长 大 高 单一 强 弱 强 |
项目组织结构选择之前应搞清楚的事情：
l 确定项目要完成的主要成果
l 列出与每个成果相关的主要任务
l 对每项任务，确定负责完成它的相关职能部门，并且要考虑任务的集成
l 要考虑具体完成某项任务的人员需具备的资格，任务所需的技能以及所涉及到的客户等。
l 项目应有一个项目经理，负全责
l 项目应有一个项目办公室
l 项目应有项目工程师、制造工程师、现场经理、行政管理员、项目管理会计及支持服务经理
l 项目经理需要在组建项目组的时候制定出组内交流的目标，并且决定与组内每个成员进行交流的形式和频度。
项目经理的地位：简单地说，项目经理也即项目负责人，负责项目的组织、计划及实施过程，以保证项目目标的成功实现。项目经理在项目管理中起着关键的作用，是项目小组的灵魂。
l 要注意项目经理与部门经理的责任区别以及相互之间的协调关系
l 要注意项目经理与公司总经理之间的从-主关系
项目经理对企业所应承担的责任：
l 保证项目的目标与企业的经营目标相一致，使项目成功实施以实现企业的战略目标为前提。
l 对企业分配给项目的资源进行适当的管理，保证在资源约束条件下所得资源能够被充分有效地利用。
l 与企业高层领导进行及时有效的沟通，及时汇报项目的进展情况、成本、时间等资源的花费，项目实施可能的结果，以及对将来可能发生问题的预测。
项目经理对项目所应承担的责任：
l 对项目的成功负有主要责任，对项目实施计划、监督与控制，保证项目按时、在预算内达到预期结果。
l 保证项目的整体性，保证项目在实施过程中自始至终以实现项目目标为最终目的，负责解决冲突、化解矛盾，平衡利害。
项目经理对项目小组所应承担的责任：
l 有责任为项目组成员提供良好的工作环境与氛围。
l 有责任对项目小组成员进行绩效考评。
l 应解决项目组成员的后顾之忧。
不同类型项目的项目经理有不同的职责和权力。以建筑行业项目经理职责为例来观察其他类型项目的项目经理应具有的职责。
建筑行业项目经理的职责：
计划：
l 对所有的合同文件完全熟知
l 为实施和控制项目制定基本计划
l 指导项目程序的准备
l 指导项目预算的准备
l 指导项目进度安排的准备
l 指导项目的基本设计准则及总的规范的准备
l 指导现场建筑活动的组织、实施和控制计划的准备
l 定期对计划和相关程序进行检查评价，在必要时对项目的计划和程序进行改变
组织：
l 开发项目组织图
l 对项目中的各职位进行描述，列出项目主要监管人员的职责、范围
l 参与项目主要监管人员的挑选
l 开发项目所需的人力资源
l 定期对项目组织进行评价，必要时对项目组织结构及人员进行变动
指导：
l 指导项目合同中规定的所有工作
l 在项目组中建立决策制定系统，以便在适当的层次制定决策
l 促进项目主要监管人员的成长
l 设立项目经理目标，并为主要监管人员建立绩效标准
l 培养团队精神
l 辅助承担项目的不同部门或小组之间分歧或问题的解决
l 对项目总体进展情况保持了解，以避免或减少潜在问题的发生
l 对关键问题确定书面的战略指导原则，清楚定义责任和约束
控制：
l 监督项目的活动，使项目的进展与项目目标及公司总体政策相一致
l 监督项目的活动，使项目的进展与合同、计划、程序及顾客的要求相一致
l 对人员进行控制，保证其遵守合同条款
l 密切监督项目的有关活动，建立有关“变更”的沟通程序，对有关项目范围可能的变更进行必要的评估和沟通
l 对成本、进度及质量进行监控，保证及时报告
l 与顾客及有关组织保持有效的沟通
项目经理的权力：
l 对项目进行组织，挑选项目组成员的权力。项目经理对项目成员的挑选与任务分配有最大的决策权。值得注意的使，一般情况下，项目经理对项目组成员的职业道路升迁并没有决策权。
l 制定项目有关决策的权力。
l 对项目所获得资源进行分配的权力。
项目经理应具备的基本能力：
l 获得充分资源的能力
l 组织及组建团队的能力
l 权衡项目目标的能力
l 应付危机及解决冲突的能力
l 谈判及广泛沟通的能力
l 领导才能及管理技能
l 技术能力
l 创业能力
项目经理应具备的素质：
l 有管理经验，是一个精明而讲究实际的管理者
l 拥有成熟的个性，具有个性魅力，能够使项目小组成员快乐而有生气
l 与高层领导能保持良好的关系
l 有较强的技术背景
l 有丰富的工作经验，曾经在不同岗位、不同部门工作过，与各部门之间的人际关系较熟，有助于工作开展
l 具有创造性思维
l 具有灵活性，同时又具有组织性和纪律性
项目经理应具备的性格特征：
l 诚实、正直、热情
l 遇事沉着、冷静、果断
l 善于沟通
l 敏感、反应敏捷
l 多面手
l 精力充沛、坚忍不拔
l 自信、具有进取心
l 善解人意
