通过正确的工具，电子发现可以顺利地进行数据搜集，并返回有用的搜索结果。
在Metro Wastewater Reclamation（都市水处理）公司和Alfa Laval公司之间曾发生过法律纠纷。都市水处理公司是原告，Alfa Laval公司是被告。被指控违反合同规定的被告要求原告提交原告几名员工的所有电子存储信息（ESI）。原告需要搜索所有有关的电子文档，包括电子邮件、备份和归档以及文件共享等。原告认为这种要求给原告带来了不合理的负担，但是法院认为被告的这种要求符合案情需要，因此是合理的。结果原告必须通过昂贵的人工搜索来检索出所需要的文档。
如果都市水处理公司已经部署了先进的电子发现搜索工具来搜索它们的内容，那么它们就无需如此麻烦了。事实上，如今，搜索和访问功能比电子发现出现以前更加重要，如果法律纠纷中的其中一方拥有主动搜索的能力，那么它将在法律纠纷中取得优势。在法律纠纷过程中，在审判前，法务人员会根据民事诉讼第26（f）条例来设定电子发现操作的参数。如果律师通过电子发现搜索得到了更为准确和详细的信息，那么他将比对方的法务人员更加具有优势。
在都市水处理公司的例子中，一个简单的关键词搜索将返回那些与相关员工有关的文档。但是对于搜索人员来说，这种搜索的结果可能将是一堆庞大的繁琐的文件和电子邮件的堆积，唯一有意义就是它们都与相关员工有关。文档管理系统，网络文件共享，电子邮件复件，以及归档文件，所有这些都和用户名字有关，但是都没有内容。但是，如果原告能够通过合适的搜索词来检索内容的话，那么他们将可以更快、更好、更节约成本地得到所需要的搜索结果。
在律师事务所，搜索关键词可以围绕内容或元数据。律师可以根据姓名、职位、事项以及法律案件等关键词来搜索文档中的有关内容。如果是搜索元数据，那么创建和修改时间等基本信息很重要，不过电子邮件联系人、邮件通讯录以及是否有附件等信息也很重要。这是电子发现的重要功能。但是，要记住的是电子发现并不仅限于电子邮件的搜索。许多ESI数据形式也都是电子发现的搜索对象。任何特定的内容存储或应用程序，比如企业内容管理系统、数据库或特定的存储阵列也都是电子发现的搜索对象。所有ESI数据形式都有可能和电子发现过程有关，而电子发现决不仅限于电子邮件或单一的其他数据来源。
通过背景搜索，即使没有符合关键词严格搜索条件的搜索结果，电子发现也能够返回相关的信息。通过背景搜索能力（同时还可以借助行业术语词典），电子发现的分类可以做到非常精确。电子发现的其他强大的搜索功能还包括先进的自然语言处理、向下钻取、检索优化等。这些功能使得搜索更加易于使用，并帮助大型的搜索团队更好地相互合作，帮助他们节省、交换、操作和优化搜索参数、元数据标志以及搜索结果集。那些基本的搜索工具因为太过于关注关键词出现次数和关注度排行而不适用于复杂的企业数据搜索。例如，Recommind公司将基于概念的搜索技术和简单的用户界面结合起来，供企业法务人员和合规团队使用。
Google等公司推出的企业搜索工具和整合型电子发现搜索工具之间的一个重要的竞争领域便是：合理优化和分析搜索结果集的能力。大部分电子发现软件平台在这方面都做得很好，但是电子发现的潜在客户确通常注意不到企业搜索工具的搜索结果和电子发现优化后的搜索结果之间的区别。企业搜索工具所返回的搜索结果通常是根据浏览者对相关与不相关的关注度来进行排序。但是电子发现搜索技术能够进一步处理搜索结果集——比如将数据迁移到安全的目录，给数据打上标志并表明这些数据可供分析或法律保留，或者在用户浏览之后再根据自动数学分析来进行进一步排列。电子发现在这方面的功能超过了企业搜索工具，它能够对法律搜索结果进行强大的整合和操作。