在一次法律纠纷中，Omega Patents公司和Fortin Auto Radio对簿公堂。原告和法官对被告的电子发现数据都很不满。被告的电子发现数据只包含了几份文档和5份电子邮件，当然，被告的电子邮件总数多达上万份。被告随后搜索并检查了17000份电子邮件，其中2000份电子邮件被检索出来供原告检查。法院认为这个过程过于冗长，并判定被告没有做好足够的尽职调查义务。随后，被告被法院处以罚金。
人工搜索大量的原始数据会拖延发现过程并有可能带来差劲的搜索结果。许多公司仍然在检索过程中依赖人工和纸质材料，这些公司的检索人员在检索过程中将材料打印出来，加上记号，然后再一张张检索。由于需要检索的数据量急速增长，而可用于检索的时间则越来越短，许多公司需要电子发现工具来进行初始分析、重复数据删除、并将搜索结果返回给检索人员，以便提供更相关且得到优化的检索结果。
电子发现检索方式不仅适用于双方首次会谈（诉讼调解）之后的检索过程，而且也适用于重要的早期个案评估（ECA）阶段。ECA在民事诉讼中非常重要，它能够帮助法务人员制定早期策略。但是，数据量的庞大和检索时间的紧迫迫使公司将许多宝贵的法务人力资源用于早期个案评估，这不仅带来了高成本，而且还容易使早期评估过程中出现协调问题。如果法务人员能够在案件发展到诉讼调解阶段之前便能有效地检索和评估电子存储信息（ESI），那么他们将能够为调解或诉讼提供合理的建议。
鉴于数据集的庞大，电子发现工具必须能够起到精简搜索结果的作用。电子发现做到这一点是通过将搜索结果予以重复数据删除，并根据优先级和相关性来分析剩余数据。只有这样，法务人员才能够在庞大的潜在信息中有效地进行信息评估和信息检索。举一个普通的例子，电子发现分析和检查工具可以对庞大的电子邮件库进行重复数据删除，然后将复杂的电子邮件搜索结果以合理的形式呈现给检索人员。随着搜索团队进行检查评估并进一步优化搜索结果集，许多电子发现工具也可以提供多种形式的搜索结果集，包括相关检索摘要或原始文档。检索摘要可以帮助搜索团队在面对大量数据的时候确认搜索结果的相关性。法务人员在进行检索评估的过程中可以增加元数据标志，并在线修改搜索结果集，以便使大型团队的行动更加协调一致。
检索和分析功能是法务部门购买电子发现工具集的主要目的，而这个领域的竞争也很激烈，目前的厂商包括Clearwell Systems Inc、Kazeon Inc、CaseCentral和StoredIQ Corp等公司，还有许多公司提供各式各样的产品，包括特殊产品和ONSITE3这样的大型咨询与技术平台。
一个自动化的检索过程应该要能够保护文档安全。并不是所有的法律人员都需要访问所有的数据。由于在检索过程中，初始检索是自动进行的，电子发现应用程序可以将敏感文档只发送给特定职位的检索人员。