电子邮件在当今一些倍受关注的法律案例中，成为一项证物的重要来源。在一些法人诉讼中电子邮件充当了一个日益重要的角色。IT服务商需要规划一个邮件存档计划，以应付来自法官的传唤，并提供出来单一的邮件或者一系列的电子信息。
电子邮件存档依然是一个新的想法，而且发展依然缓慢，除了最近在Enron审判和其它一些引人注目的法律案件上引起了关注。IT管理者发展电子邮件存档的策略是可以轻松地知道他们不同的预算和安全需要，以采用什么样的邮件存档方案。
现在有两个基本解决方法，使公司能够习惯储存并管理他们的存档邮件。一个方法是在公司内部完成这些任务，另一些是依靠公司外部托管服务。
那些和安全联系更紧密的公司，创建一个内部的邮件存档系统是一个明智之举。公司可以购买所有的服务器和软件，并完全使用内部工具来管理其数据。
但是那些希望一切尽在掌控的公司也必须为此付费。内部设置也意味着很昂贵——也许只有最大的企业才能考虑。
外部托管服务是公司对旧邮件存档的另一个选择。对于小一些的企业这是一个性价比更高的方法，因为不需要为IT部门组建设备，只需要选择是否去实施。
在这种托管模式下，企业消费者只需要拥有一个和外部服务提供商相连的VPN连接。比如坐落在波士敦的Iron Mountain公司，发给用户的邮件通过一个服务提供商的VPN来存储和分类。消费者不需要购买任何设备和软件。
然而，完全托管模式也有一个问题就是这些公司把他们内部的信息交流完全交给另外的公司来掌控。“这对于很多公司来说并不是一个好主意”，来自经营数据和存储的Contoural公司的首席顾问和Bill Tolson说。
有一种可以在电子邮件存档方面采用介于两者之间所采取折衷的方法。在这种混合模式中，邮件箱是内部部门来管理，而存档部分在另外的地房来完成——比如外部托管。
混合模式可以在一年以上的时间内很有用处，它允许用户管理存档服务器而不用购买任何存储设备。电子邮件也能被所属公司的IT们管理并加密。这些加密的电子邮件被发送到一个由服务提供商提供并管理的外部位置，这种混合模式的好处就在于因为存档设备是内部的，邮箱索引、恢复等活动运行更快。
“如果外部提供商拥有这些数据，但是没有我的密钥他无法打开这些数据，这样我就能放心地知道，我只是存储一个数据包在服务商那里。”
一些公司现在正在致力于密钥技术。位于Norwalk的Fortiva公司在2005年二月开发了一款混合产品。通过工具将在用户公司内部防火墙内将邮件加密。加利福尼亚的Zantaz公司的EAS软件在用户支持硬件方面领先。
Colonial Properties Trust公司，是一个位于伯明翰的不动产投资公司，它的IT管理者希望有一个快速的存储消息的解决方案，但是他们不希望去管理增加的存储设备。这个公司的技术服务主管Jack Kemph说，他们决定采用混合模式来为大概1400个终端用户来存储电子邮件。
电子邮件存档同样因为某些法律原因而需要存在。例如，当每封邮件被收到时候就创建一个映象。一份拷贝被复制到容器并被发送到外部的Fortiva服务器。保留在本地服务器的邮件将被保存90天。之后，这封邮件仍然能够找回，不过是通过远程服务器。这个管理方式提供给他的公司“更好的寻找并恢复方案”。Kemph说。
那些想把邮件存档设备放到本地的公司将花费更高的成本，因为他们为所有的设备付钱:软件、技术支持和存储。完全的外部服务托管邮件可能只是适合小的公司。
混合模式有很多优势，因为其有利于进行本地邮箱的管理并且允许用户去快速搜索他们自己的存档。在存储花费方面又比较节约，但是从外部存储转移到这种存储可能有潜在的危险。
另一个让公司可能考虑采用混合模式的原因是其快捷有效地设置。内部模式需要公司2-3个月来升级，还得需要几个星期来测试。另外一方面，混合模式安装和测试需要4-6个星期。完全存档服务有时候只需要一个星期来设置。
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