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我的朋友

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2010-05-25 20:19:25

我们都曾经参加过那种所谓电话会议视频会议,然后问:“还有问题没?”但结果大家都沉默。我们于是衷心的感谢大家,然后挂断下线——然后在电子邮件雪片一 样的飞过来,电话响个不停,办公室的传真机都快爆炸了,全都是问题。为什么之前有机会问问题时,却没人问?

主持会议可算是够辛苦的了,你 坐在一张桌子前,看着他们戴着眼镜的眼睛和百思不得其解的表情。但是更困难的是开远程会议进行沟通,这时候你和他们交流的唯一线索就是他们的声音。以下是 他们为什么不提问题的四个原因,以及一些建设性的回答:

1、时间紧迫。假设这个会议要开一小时。你忙碌的团队可能已经预先在会议结束后安 排好了任务,所以如果你的会议已经用完所分配的55分钟或者是60分钟,这些人就已经开始计划着要溜号——特别是天色如果已经不早了。不要超过原定的会议 时间,如果可能的话。要给会议留足合理的讨论时间。此外,在开会之前把那些很困难的问题解决掉,这样就能确保开会时会讨论到重要的问题。

2、没有人想成为白痴。你可以说那些四平八稳的话,比如,“没有愚蠢的问题”, 但这并不意味着他们相信你。如果你知道他们有问题,而且你怀疑谁都不想第一个说出来,那么就试着自己提出问题:“我知道,当我发现这个我想知道……”或者 “你们中肯定有很多人想知道……这个问题是否有道理?”这样,你就自己问了痛苦的问题,把重担挑了起来,于是真正的讨论就可以开展了。

3、没有人想成为麻烦制造者。很多时候你也知道,大多数有问题的人,都是认真思 考了的人。但他们害怕自己看上去像个去麻烦制造的(或也许他们太紧张而无法回应)。假设你的回忆很诚恳又开诚布公,那么问一个人某个事情为什么他觉得有问 题,是完全合理的。但你不要把他们当成目标。不要问:“拉吉,你觉得这样行吗?”,这个问题要求回答是或者,这意味着你把拉吉至于整个团队的对立面,也暗 示着他阻碍会议结束的唯一原因,尝试假设一下真的有人可能有话要说。你应该改变一下这个问题“拉吉,你觉得这对你的团队意味着什么?”或者“你的团队还需 要知道什么呢?”你就可以安全地继续进行讨论。
 
4、静音按钮可能 有效。最后,远程工作这种方式意味着人们有时无法立即回应。我们都经历过反对对一个问题或者一条评论,除非我们确定按了静音按钮,或者是对 着太空在讲话。这对于那些在家办公的人来说更是司空见惯,他们不希望大家听见自己家的狗叫声、小孩的哭声和奥普拉节目中常见的背景。给他们一点时间。时不 时的休息一下,常常静音着,让他们知道他们现在没人听得见他们说话。沉默也会鼓励其他人跳出来和打破死寂的气氛。

如果开会作报告时,没有 真正的对话和问题,那么开会作报告也就只是数据交换而已。计划一次真正的对话,让问题都浮现出来,创造一种真正的共识——使问答环节和你的会议成为一体, 而不要只是亡羊补牢。

你对于视频会议有什么更好的建议没有?让我们来听听您的意见。
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