物料管理系统的目的就是满足下列各种处理，即物料需求计划、物料采购、库存管理等各种功能。物料管理的处理是基于不同类型数据进行的，包括供应商、物料和服务的基本数据。供应应数据包括地址、协议、交货条件和付款方式，物料或服务数据的描述、供应商编号和技术信息。这些基本数据存储在主记录中，系统进行行业务处理时，在主记录中存取数据。
物料的接收是整个采购过程中的一部分，有的企业把收货部直接划归为采购部管辖，有的企业的收货部虽划归在货仓或物流部，但收货部仍间接对采购部负责，在日常工作中两个部门有着千丝万缕的联系。
不同企业的管理水平有很大的差异，有的企业（以小企业居多）还在采取刀耕火种的作坊式作业方式，另外一些企业则在享用着高科技文明带来的高效、准确的作业方式。有无推行MRP电脑系统令仓库收货及物料管理的作业方式有很大的不同，其准确性、效率及信息的共享度有着天壤之别。
物料管理从广义上来讲包括采购用料计划；请购；配送；仓储管理；物流；库存控制；盘点；呆废料处理。从狭义来讲是指物料的保管和进出库管理，即收料；仓储管理；发料；库存盘点；库存量控制。
物料管理的重点在于对以下物料数量的计算和掌控：
最高库存量
最低库存量
合理库存量
安全库存量
物料补充点
经济订购量
随着信息化程度不断的提高，采购必须能熟练运用ERP等软件进行以上数据处理。
特点：
系统支持先进先出、后进先出、移动平均、计划成本等多种库存成本核算方式。通过按项目核算和项目预算设置可以实时监控项目材料使用情况，及时反映材料超支与节余信息，起到对项目的成本控制。支持多仓库设置，多仓库管理，多仓库核算。
手工记账作业方式不仅要求作业员仔细、认真，而且由于信息共享性不好令别的部门难以查询收货信息及库存状态，另外一旦某个环节出错往往很难找出错在什么地方；使用MRP电脑系统恰恰相反，不仅其他部门相关人员可轻易从系统中查询到收货情况及库存量，而且也可让收货人员更准确、更高效地工作，例如有些ERP软件允许收货人员用条形码扫描器将物料信息输入到计算机中。
物料管理在物流管理过程中必不可少，它涵盖了原材料、零部件、包装材料，以及在制品库存等方面的管理。虽然物料管理与最终客户没有直接联系，但其决策制定会直接影响客户服务水平、与其他公司竞争的能力，以及公司的销售额和利润。如果不能对物料的流入进行有效和高效的管理，那么就不可能制造出价格合适的产品，也不可能在客户要求的时间内将产品送到客户手中。缺乏所需的物料，会导致生产过程减慢甚至停工。低下的物料管理水平可能导致在零售方面出现缺货，使客户寻找替代品或到别处购买。
物料管理系统是以物料为中心，全面控制和管理企业的物流信息。通过对物料从计划备料、审批申购、采购、入库、出库、调拨、盘点到最终使用的全过程一条龙管理，使领导即时地全面掌控物料的来笼去脉，恰当的控制仓库物料，对物料进行有效、准确的跟踪，快速了解当前仓库物料的储存情况、仓库对生产所需的用料备料情况、以及根据还没有投入生产的生产单进行备料时所缺的物料报警，以及物料在仓库中占用时间情况等。以达到降低库存、减少资金占用、杜绝物料积压与短缺现象、保证生产经营活动顺利进行。
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