工作分析方法研究评述及展望

工作分析方法研究评述及展望

                                       曹国兴

                            （哈尔滨工程大学应用心理学系）

 

摘要：工作分析是人力资源管理的基石，而影响工作分析最重要的因素便是工作分析方法的选用。当前的工作分析方法主要有观察法﹑访谈法﹑问卷法和日志法等。本文主要介绍了几种主要的工作分析方法，重点介绍了问卷法中的两种主要工作分析方法，并对比了各方法的优缺点。最后对工作分析进行了展望。

关键词：人力资源管理，工作分析方法，问卷法，展望

 

1.引言

人力资源管理工作在企业中的重要性越来越引起人们的重视，人力资源管理已从传统的人事管理变成以评估考核为基础的能力主义管理路线^[1]。而作为一个能够被评估考核的基础就是能够被量化，量化也就是具有行为上的可操作性。可操作性的前提就是要进行工作分析，可以说工作分析是人力资源管理的基石。工作分析的结果可以应用在人力资源计划﹑招聘﹑培训﹑生涯设计﹑薪酬设计﹑绩效考核﹑定额制定等方面^[2]。因此有人提出，工作分析不仅是人力资源管理工作的核心，同样也是人本管理的基础^[3]。

 

2.工作分析的概念及方法简介

2.1工作分析的概念

工作分析是在泰勒开创的动作与时间研究的基础上形成的一种最重要的人力资源管理技术之一，也是一种最基础的人力资源管理内容。美国学者称之为岗位评价（Job Evaluation），西欧国家称之为工作分析（Job Analyses）.据美国劳工部的定义，工作分析是指“通过观察和研究，确定关于某种特定职业的性质的确切情报和向上级报告的一种程序” ^[4]。国内对工作分析的定义基本上都趋于一致，只是一些描述上的差异。其中比较有代表性的观点认为“工作分析是对组织中某个特定工作职务的目的﹑职务或职责﹑权力﹑隶属关系﹑工作条件﹑任职资格等相关信息进行收集与分析，以便对该职务的工作作出明确的规定，并确定完成该工作所需要的行为﹑条件﹑人员的过程” ^[5]。工作分析的最终结果是产生工作描述书和任职说明书。

2.2 当前对工作分析方法的研究

    工作分析的方法是工作分析中使用的工具，俗话说磨刀不误砍柴工，只有选择好了正确的工具，才能得到想要的结果，否则事倍功半。当前常用的工作分析方法有观察法﹑访谈法﹑问卷法﹑工作日志法等。其中问卷法包括的方法最多，应用也最为广泛，发展的也最快。

2.2.1观察法

    观察法是一种传统的职务分析方法，指的是工作分析人员直接到工作现场，针对特定现象（一个或多个任职者）的作业活动进行观察，收集，记录有关工作的内容﹑工作间的相互关系﹑人与工作的关系以及工作环境﹑条件等信息，并用文字或图表形式记录下来，然后进行分析与归纳总结的方法^[3]。通过分析我们可以看到其优点是：工作分析人员能够比较全面的深入的了解工作要求。当然这种方法主要适用于那些体力活动来完成的工作，如装配工人，保安人员等。当然它的缺点则是不易观察脑力成分比较高的工作，以及处理紧急情况的间歇性工作，例如：律师﹑经理等。另外有些员工如果认为自己受到了监视或威胁，从而产生反感心理，可能因此造成操作动作变形，从而影响观察法的结果。

2.2.2访谈法

    访谈法又称面谈法，是一种应用很广泛的职务分析方法。有人认为访谈法是指工作分析人员就某一个职务或职位面对面地询问任职者﹑主管﹑专家等人对工作的意见和看法^[3]。我们可以看到它可以对任职者的工作态度与工作动机等深层次的内容有详细的了解。访谈法的程序可以是标转化的也可以是非标转化的。在一般情况下，应用访谈法时可以以标转化的格式记录，目的是便于控制访谈内容及对同一职务不同任职者的回答进行相互比较。从中我们可以看出访谈法的优点是：①可以对工作者的工作态度与工作动机等深层次的内容有比较详细的了解。②运用面广，能够简单而迅速地收集多方面的工作分析资料③由任职者亲口讲出内容，具体而准确④使工作分析人员了解到短期内直接观察法不容易发现的情况⑤为任职者解释工作分析的必要性及功能⑥有助于员工的沟通，缓解工作压力。访谈法的缺点是①要由专门的技巧，需要受过专门的训练的工作分析人员②费时费力成本高③有些信息已经被歪曲或失真④有时获得的信息不准确。

2.2.3问卷法

问卷调查法是工作分析中最常用的一种方法，由有关人员设计出一套职务分析的问卷。问卷既可由岗位任职者来填写，也可以由工作分析人员来填写。根据工作分析的目的和调查的条件不同，调查内容可包括工作任务﹑活动内容﹑工作范围﹑考核标准﹑必需的知识技能等。当公司规模较大，且员工的文化程度在高中以上时，应当首先考虑问卷法^[6]。我们可以由此来分析问卷法的优点是：调研的样本量大，成本低，速度快；标准化程度高，易操作，便于量化统计；而且问卷可在工作之余填写，不占用时间。这些因素是问卷法应用广泛的最大原因。当然问卷法也有其自身的不足，首先对问卷的设计水平要求较高；不易了解被调查对象的态度﹑动机等深层次的信息;在实施中会遇到被调查者不愿投入，草率作答了事的现象，这样对调查的有效性便产生一定的影响。

问卷法成功的关键包括两大因素：一是问卷的设计  二是问卷调查的实施过程。

当前对问卷法的研究很多，大体我们可以根据两种不同形式对其进行划分。问卷法根据答题形式不同可以分成开放式问卷和封闭式问卷^[6]；根据分析对象的不同，可以划分为职务定向的问卷和人员定向的问卷两种^[7]。在此我们主要介绍后两种。职务定向的问卷比较强调工作本身的条件和结果，人员定向的问卷则集中于了解工作人员的工作行为。

职务定向分析问卷作为一种传统的工作分析方法，是收集完成某项特定工作所需要的不同任务的特定信息的系统活动。常用的工具有任务清单分析(Task inventory analysis,TIA),职能性工作分析量表(Function job analysis,FJA)，管理职位描述问卷(Management position description questionnaire,MPDQ)，职业分析调查（Occupational analysis inventory,OAI）^[7]。TIA得到的是一个指出了各项任务的重要性﹑频率及与职务相关性的任务列表；FJA是20世纪40年代美国雇用服务工作分析员在对《职业名典》的工作分析时开始使用的一个工具，最新的FJA使用7个量表来描述工作者在工作中所做的事，包括物﹑数据﹑人﹑工作指示﹑推理﹑数学和语言；MPDQ是托诺和平托1976年针对管理工作的特殊性而专门设计的一种由197个项目组成的调查表。它涉及管理者的工作职责，对他们的要求和限制以及所需要的不同特性等各个方面；PAI用于估计工作对人员的能力要求，包括信息﹑心理活动﹑工作行为﹑工作目标和工作情境五个范畴共602个元素组成。

人员定向的分析问卷主要有职位分析问卷（Position analysis questionnaire,PAQ），工作元素调查(Job element inventory,JEI)，关键事件技术（Oritical incident technique ,CIT），通用工作分析问卷（Common metric questionnaire,CMQ）^[7]。PAQ由194个项目或工作元素组成，这194个项目或工作元素又分属信息输入，心理过程，工作输出，人机关系和工作环境五个工作要素范畴，每一个分属于以上五个范畴的项目或工作元素，都将用一个评定量表对它进行评定。PAQ一共有六个评定量表，每个量表根据程度不同分成若干个等级。运用这五个范畴和六个评定量表，基本上就可以决定一个工作的性质，并在此基础上对工作进行分类和比较，从而成为制定工作描述和工作要求的指导；JEI是以PAQ为模式发展起来的，它包括153个与工作成功有关的工作元素，由任职者在一个三点量表上评定每一个元素；CIT也叫关键事件法，是由John flanagan  以及匹兹堡大学的学生在20世纪40年代时期至50年代初期研制的。关键事件是使工作成功或失败的行为特征或事件。该法集中于描述工作行为，既保证了可观察性和可测量性，又使岗位分析结果同时包含工作的静态纬度和动态特征。近来提出的“扩展的CIT法”克服了传统的CIT在鉴别平均绩效时的困难；CMQ时Harvey在充分注意到了人员定向的工作分析中存在的不足而开发的一个通用工作分析系统。该系统在问卷项目抽象水平的处理和量尺的设计上做出了诸多改进。 CMQ由背景﹑与人的接触﹑决策﹑体力和机械活动以及工作情境五个部分的调查组成。目前CMQ已经通过了美国劳工部所编的《职业名典》中的900多个职业4552个职位的现场验证，具有较高的信度。

现将以上各个问卷法的优缺点总结如下^{[3] [8] [9]}：

 

	职务定向分析问卷				人员定向分析问卷
	TIA	FJA	MPDQ	OAI	PAQ	CIT
优 点	最适合用在信息需要来自好几个人时，使用这种方法可以很快的收集信息，确定员工的培训需要。	对工作内容可以产生非常彻底的描述，对培训的绩效评估极其有用。	适用于不同组织内管理层次以上的分析，为员工的管理工作培训提供了依据，为薪酬管理，员工选拔和绩效评估表制定设立了基础。	常用于估计工作人员的能力要求，确定和评价培训也十分有效。	特别适用于确定报酬率。也有人认为其专业性很强[6]。	在人力资源方面有广泛应用。
缺 点	可用性有限，因为为使他们的工作更重要或更困难，员工可能会夸大评分，产生偏差。	由于对每项工作都作详细分析，因而撰写起来费时费力，而且不记录有关工作背景的信息。	灵活性差，耗时长，效率低。		项目的通用性差，因而对具体工作或具体技能要求不敏感。也有人认为其所需时间成本大而且非常繁琐，从而限制了它的应用[6]。	不能对工作提供一种完整描述，无法描述工作职责﹑工作任务﹑背景和最低资格。

 

从以上我们可以看出二者有以下区别：以职位定向的工作分析系统基本聚焦于记录内容各信息，不仅包括了工作者实际所做的细节，而且还包含了工作者必须将工作做到什么程度的信息（这是传统的任务形式目前以被广泛的用于各种培训课程中）；而人员定向的工作分析系统则最适用于确定与工作有关的活动类型，如判断，人际关系等，而不是工作者实际所做的细节。

近年来国内不少学者对新的研究方法工具进行了研究，但主要还是在工具的引进上，对工具的修订工作却没有相应的展开。测量工具具有社会文化背景性，我们只有在其基础上加以修订，使其符合我国的社会文化背景，这样才能起到相应的作用。所以我们一定要加大量表修订的研究工作，使其尽快本土化，为我国的人力资源管理服务。

2.2.4工作日志法

工作日志法又称工作写实法，指任职者按时间顺序详细记录自己的工作内容与工作进程，然后经过归纳﹑分析，得到工作分析目的的一种方法。工作日志法的优点是信息全面﹑费用低﹑效率高，缺点是内容的真实性不太准确^[9]。

 

3．工作分析方法中出现的问题及对策

在人力资源管理的大部分活动中，几乎每一个方面都涉及到工作分析。工作分析是整个人力资源管理的基础平台，但在工作分析的具体实践过程中出现了对工作分析的恐惧^[10]﹑动态环境中工作分析的局限性^[11]﹑缺乏创新^[12]等问题，从而影响了工作分析的效果。

3.1员工恐惧问题及对策

在与员工接触发现，员工对工作分析有很强的抵触情绪，而抵触情绪的原因来自对工作分析的恐惧感，员工害怕因工作分析而给自己带来某种利益上的威胁。因此有人提出应当从以下几方面来解决这个问题：①阐明工作分析的目的②适当承诺，消除员工的疑虑③反馈信息，明确员工工作职责和权限^[10]。

3.2动态环境问题及对策

现代企业处于经济知识化﹑信息化的外部环境和组织结构弹性化﹑制度体系创新化的内部环境之中，所面临的一切都不是一成不变的^[11]。在这种瞬息万变的内外部环境中，工作稳定性的前提假设是不合时宜的，传统的工作分析技术已不再适用。因此，需要对传统的工作分析方法进行改进，形成一种能够确定变动环境中工作所需要的关键任务以及知识﹑技能和能力的技术方法^[13]。因此，有人提出用年度工作分析﹑适时工作分析和弹性职务说明书相结合的办法来解决静态问题^[11]。另外也有人提出了基于未来导向的工作分析方法和战略性工作分析方法^[14]，其核心思想是在于接受和把握环境变化对工作造成的冲击，工作分析方法要反映和容纳因为未来环境变化而形成的工作变化。

3.3缺乏创新及对策

随着人类社会由工业经济向知识经济的过渡，企业的创新能力越来越决定着一个企业的命运^[12]。创新是企业不断发展的动力和源泉。为此有人提出了以下两个方面的创新，①观念的创新。传统工作分析着眼于单个的和事先确定的工作职责分析，没有强调顾客需求，墨守成规。知识经济下的工作分析应拓宽视野，更新观念，体现21世纪以顾客为中心的管理理念。②方法创新。传统的工作分析方法中，除了观察法﹑访谈法外，还应该加强职员定向和人员定向的工作分析方法，必要的时候二者都可以采用，以加强对工作分析的说明程度。例如加强对认知过程进行描述，对企业文化和工作压力因素的描述^[15]。

 

4.工作分析的外衍和研究展望

工作分析不仅仅只适用于公司或企业，也有人将其引用到高校人力资源管理中，以加强高校在人力资源管理中的利用^[4]。也有人将工作分析与大学生的职业选择相联系进行研究，以探讨工作分析在对大学生择业过程中所起到的作用^[16]。最近，有人通过心理品质特征在工作分析中的应用，来达到对工作分析的进一步研究^[17]。

当前对工作分析的研究很多，但是大部分都是还停留在一个表层，没有对其进行深层次的探讨。另外，虽然引进了国外先进的工作分析方法，但是由于没有与本土文化相融合，出现了一定程度的水土不服，我们应当在将其修订的基础上，转变成适合我国企业所能使用的工作分析方法。综合以上分析，关于未来的工作分析研究我们可得到如下启示：

（1）工作分析方法的进一步改进，开发新兴的工作分析方法。

当前的社会发展突飞猛进，作为人力资源的主要工具之一，我们需要全面考虑工作分析中所涉及的方面。不仅运用传统的工作分析方法，而且应当将之与未来导向的工作分析方法结合起来或开发出新的工作分析系统。只有这样才能将企业的战略﹑工作的发展趋势﹑未来要求和现实工作具体结合起来，建立起企业的核心竞争力，从而能够更好的为企业的人力资源管理服务。

（2）工作分析结果的效能研究。

当前我们将工作的重点放在了工作分析方法工具的研究上，然而却忽略了对其信度﹑效度的研究。如果编制出的方法多完美，若缺乏效度支持，那么对现实也是无益的。因而应当在加强对方法研究的同时，增加对分析方法信度和效度的研究，以及对工作分析方法的可用性评价和实用性评价。

（3）工作分析的外衍式发展

当前的工作分析基本上都是围绕着企业中的人力资源管理层面展开，很少将其延伸到社会的其他方面。殊不知工作分析方法在高校﹑机关单位﹑医院等各方面都值得去研究探讨，而且在个人的职业生涯规划中也能起到一定的指导作用。

 

 

 

参考文献：

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