分类: IT业界
2013-08-29 16:47:06
思维导图软件不仅可以帮助个人进行思维开发和知识管理,还可以帮助公司的项目经理人进行项目管理。在前文中,我们以一位美国的项目经理为例,详细讲述了MindManager怎样解决她的工作难题。在本文中,我们对她的情况继续跟进。
Robin是旧金山一家刚成立公司的项目经理。尽管她所在的公司只有17名员工,她手头却常常同时有超过10个不同的项目需要管理。这些项目既包括下属个人的营销活动,也包括大型的合作项目,如多方位的宣传和创建内容资产。她是公司的项目总经理,也是唯一持有项目管理资格证书的人,因此部门各种大小方案都需要她过目。她急需一个项目和任务管理工具来帮助她简化和跟踪任务、日程安排、预算和团队之间的沟通协调等。
如果你还记得从昨日开始,罗宾就在为公司即将到来的软件发布会做准备。今天,她需要做一个实实在在的完整的项目计划让自己更有条理,也需要从关键的利益相关方获取更多细节。在不扰乱思维的前提下,项目计划包含的细节越多,到时发布会上出意外的情况越少。Robin认为这些细节应该包括:有哪些具体任务,分别由谁去负责,每个负责人需要占用多长时间,以及各任务间的依赖关系(例如:某个任务的完成超出预订时间,下面的任务就会被延迟;某个任务提前完成,后面的任务是依次提前,还是就在其后安排其他临时活动,以确保整个时间安排是按计划进行)。对她来说最重要的是—— 在公司刚起步资金比较拮据的局面,她需要跟踪这次发布会的全部现金预算,以及估计该预算会在什么时候用完。
当目标和需求都确定下来,资源和预算都分配下来后,Robin就可以开始在MindManager图中创建一个详细的项目计划了。她将项目计划的整个目标和进程安排细分到特定主题(带有特定题目)、开始和结束时间、以及资源(涉及人员和预算之类)。MindManager中新的公式和SmartFill功能,让她可以建立一个自上而下的预算表,根据整体预算为每个任务分配预算。在实际的计划进程中当预算估计有所出入的时候,整个团队可以看到预算整个主题的颜色由绿色变为黄色,甚至变为红色,这表明实际耗费将超出计划范围内的预算。当需要显示不同主题之间的时间关系时,Robin可以在MindManager图内切换到Gantt chart (甘特图)视图,显示作为时间函数的每个主题和关键点。依照这样的方法用MindManager来计划进程,Robin 最后做出一个详细的项目计划,清晰显示整个团队将如何按时间按预算执行项目,使主要的需求得以完成。
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作为项目经理的你,看了她的故事是不是也跃跃欲试呢?作为MindManager忠实粉丝的你,是不是也受到启发想尝试一下项目管理这一新领域呢?
MindManager(Winddows/Mac)下载地址: