Credit Memo and Debit Memo

Credit Memo and Debit Memo

Definition

Credit memo: A sales document created on the basis of a customer complaint. This reduces receivables in Financial Accounting.
Debit memo: A sales document created on the basis of a customer complaint. This increases receivables in Financial Accounting.

Use

You may need to create credit memos for various reasons (for example, because of defective goods or because you have overcharged a customer). Similarly, you may need to create a debit memo, if, for example, you have not charged the customer enough.

Credit Memo 贷项凭证，Debit Memo 借方凭证，一般是用来处理回扣、回款等问题。

总的说来，Credit memo和Debit memo是对企业向顾客已经交付的货物的价值进行调整的单据类型。举个例，如果您已经就所交付的货物向买主开具了100元的发票，可是由于货物质量的瑕疵，买主主张“货接受但必须削价10元”，如果您接受了这个主张，那您就得开具10元的Credit memo （即实际业务中的所谓“红字发票”）。总之，与原始Invoice的价值相比，增价用Debit memo，降价用Credit memo，两者都是Billing Document Type。

Credit Memo Request 和Debit Memo Request都是Sales Document Type，其原理与一般的销售订单类型并无质的区别。只是，两个Memo Request的下游Transaction都是直接参照订单创建Billing Document，而不需要有Delivery。Credit Memo Request –> Credit Memo，Debit Memo Request –> Debit Memo，这就是它们的流程。

在FICO中：

对于应收账款，给客户开发票，如果发票金额有误（多开发票），可以使用贷项凭证部分冲销，减少应收账款；
对于应付账款，录入供应商发票，如果发票金额有误（多开发票），可以使用借项凭证部分冲销，减少应付账款；

以上两种情况如果少开发票，则有两种处理方法：
1、冲销发票，重新开发票；
2、根据差额开发票。

这个概念和冲销的概念比较相似，冲销是全部冲销整个凭证，借项凭证和贷项凭证式对凭证部分冲销，更正凭证金额。

[SAP 系统中，正常与客户的应收款都能通过销售订单来实现，但在实际操作中，常常有收款后发现价格有误或者其他原因需要退款给客户或补收客户货款的情况，或者客户需要少量的材料但不能以销售材料方式处理的等，都可以通过借贷项凭证（向客户补收货款的用借项凭证，向客户退款的用贷项凭证）来处理。借贷项凭证的创建方式与销售订单一样，只是类型不同，与销售订单不同的是销售订单需要做交货处理，冲减库存，但借贷项凭证没有数量账，只有金额账，直接依照借贷项凭证来做销售开票，确认会计凭证。]