以用户为导向，提升OA办公系统易用性

OA软件作为三大核心的企业管理软件之一，近年来成为很多企业的得力助手，但OA软件应用的成功率却一直差强人意，这其中既有OA软件自身的问题，也有用户内部实施和管理的问题。当用户自身对OA软件的应用存在一个正确的认识，并采用合理的措施来保障OA软件落地时，OA软件的应用往往会获得成功，当然前提是这是一个易用的OA产品。

因为OA的应用涉及用户单位的所有人员，不同人员的计算机水平都不一样，因此推广和使用好OA必须确保OA软件的易用性。易用性高的是被用户广泛应用的必要条件，它促进用户快速上手降低了系统培训的难度，提升用户的使用效果和效率。选择易用性好的OA软件可在短时间内在内部使用起来;易用性低的OA软件在实施和推广中，会遇到不同的阻力，影响OA大范围的使用和应用效果。

企业，尤其是集团型企业，从制度落地的现实需求来看，一方面必须有统一的信息平台，另一方面，又必须给各个子公司部门相对独立的信息空间。所以，OA与企业现有ERP、CRM、HR、财务等系统相融合集成，是OA办公系统的大势所趋。只有具备开放性的OA办公系统，才能与其他信息化平台进行整合集成，帮助用户打破信息孤岛、应用孤岛和资源孤岛。

支撑制度落地的最好能采用标准化平台的模式，在标准化的基础上，提供开放的强大的自定义功能，如此便能同时具备项目化与产品化的优点。

那么，怎样才能提升OA的易用性?本文认为，只有OA一切以用户为导向，从易理解、易操作、易管理和维护三个方面入手。

一. “以用户为导向”，根据用户技术需求、应用需求进行定制化开发，用人性化设计提升OA易用性

OA系统在一定程度上改变了传统的办公习惯，然而，全新的办公系统面临着对用户工作习惯、使用习惯的挑战。一般来说，影响OA用户使用习惯的主要因素包括：

1. 目标用户的计算机应用水平;

2. 目标用户的计算机使用习惯;

3. 目标用户的年龄;

4. 目标用户的性别

5. 目标用户的思维定势和习惯等。

要设计一套方便、易用的，必然地要从客户的角度，仔细地分析目标客户的上述习惯，尤其是操作习惯和使用习惯上，如果不能符合目标客户的需求和实际情况，很多操作让人感觉茫然不知所措，就无法使用这套系统。 因此，OA软件的易用性设计一定要考虑易理解性。加之OA软件属于全员性使用的系统，对软件设计的易理解性的要求则更高。

二、“以用户为导向”设计OA软件的易操作性

如今，大部分组织内部人员年龄跨度较大，众口难调，只有易用性高的OA办公系统才能获得用户的一致青睐。而OA办公系统的严密性和健壮性是衡量软件优劣的重要指标，也是反映OA软件厂商实力差距的重要方面。此外，不实用的OA办公系统，无论看起来功能多丰富，性价比多高，都可能造成与企业和行业发展的不配套，无法达到提升效率的目的。

现在的协同OA软件越来越多、越来越细化，在不断强化功能应用的同时，OA的易操作性是否会受到影响呢?要回答这个问题，我们要对易操作性作出界定。OA是一个办公平台，用户每天要在OA办公软件上进行数百次操作，如何提高效率减少操作次数?这就是易操作性的指标。

三、“以用户为导向”设计OA软件的易管理性

企业中人的活动，是凌驾于业务之上的活动，不可控性更高，因此，许多企业通过制度、流程等规范员工的行为。而制度和流程在企业中通常不是一成不变的，它是一个经历一些检验、分析，然后不断的优化，最终实现的最佳的方案。这对协同OA提出了更高的要求。没有专业的IT人士，不会写代码，能否自己动手实现新的流程的落地呢?协同OA的易用性也体现在对系统管理员工作的支持上。

总之，用户在对OA选型的时候关注的内容有很多，包括系统的功能、安全性、稳定性、性能、易用性、可维护性，以及系统的灵活性和扩展能力，但易用性应该是用户们OA选型的一个重要指标。OA软件的易用性不仅仅体现在用户的体验上，简单易用的系统也更加有利于在用户单位内部的推广和实施，节省了OA软件的培训时间和成本，为OA办公系统在企业的全员化实施提供了良好的保障。

参考文献：