档案管理软件在在编制软件时的一些注意事项

   档案管理软件在在编制软件时的一些注意事项
如果在编制软件时，不考虑这个重要环节，没有明确文件归档的方式和著录的环节，而是停留在手工模拟阶段，那么同样会出现以上问题的。在纸质文件的"一体化"管理中，这种"模拟"所带来的问题也许可以纠正，但是对电子文件的管理就显得力不从心了。由于电子文件的信息形态是数字化的，其载体的非直读性、结构的复杂性，对背景信息和元数据的依赖性，其信息与载体的可分离性及其非实体归档的可能性等特点要求在电子文件管理系统的设计阶段，就应将有关"环节"嵌入到管理程序中，保证有保存价值的电子文件一经形成就能被及时挑选和保存，而不是仅仅停留在手工"模拟"阶段。
    随着办公自动化的迅速普及和档案学理论研究的进展，档案管理软件也得到了飞速的发展，各个领域的学者、开发人员等，都在进行着孜孜不倦的探索。目前国内确实已产生了不少基于文档一体化背景的档案管理软件。客观地讲，相当数量的文档一体化管理软件"在技术和流程设计方面较以前均取得了很大突破"①，为推动我国文件、档案工作的现代化步伐起到了较好的促进作用，通过数据共享减少了某些档案工作环节的工作量和重复输入，在一定程度上实现了文件、档案管理一体化管理的部分功能。但另一方面，"由于经济利益的驱使及软件开发人员和文、档工作者之间缺乏良好沟通等原因，也有不少软件在一定程度上表现出设计粗糙、流于形式等现象，软件质量不高，功能不尽如人意。
　他们提出，"目前已有的文档一体化管理软件中，部分仍停留在'模拟'手工文件管理的水平上。由于受传统的文书-档案分割管理的影响。在编制软件时，以文件与档案分工环节为指导思想，强调了文件运动的阶段性，却忽视了文件转化为档案的整体性。"文件生命周期理论告诉我们，文件的运动是从文件的产生到转化为档案或被销毁是一个连续的统一运动过程，实现文档一体化管理就是为了保证文件到档案的连续性，实现全文信息检索和网络化管理，提高办文、归档管理、信息利用的效率。传统的文档管理体制中，由于文件和档案管理是独立操作，文件管理中的问题往往在档案管理阶段被发现，如归档不合理、不准确（该归的没有归档，不该归档的又归了）、著录标引不规范等，这主要是因为文书人员认为这部分工作应由档案部门负责，而档案部门又认为重新整理的成本高，从而不能很好保证归档文件的质量，对以后的检索利用也不利。