分类： IT业界
2012-06-12 09:57:09
五、规范服务采购流程
除了清晰的描述服务采购的范围和要求以外，另一个重要问题是采购过程本身以及这个过程与企业内部其他核心商务过程一体化的程度。
最主要的问题是：企业是否有一个规范的采购流程？如果有，是否一直遵循这个流程？这个规范的采购流程是用于采购产品的还是用于采购服务的？流程的应用是否有效——即从短期和长期来看是否有利于企业采购活动的开展？流程的应用是否能够带来成本的节约——即为特定采购事项所投入的时间和资源是否与所获得的价值相匹配？流程和结果（合同）的一致性是否能够表明企业采购活动的总体使命？对这些问题的回答将表明对服务采购实施一体化供应管理的难易程度。如果没有规范的采购流程做依托，供应管理就不可能使服务采购的贡献最大化。
所谓规范的采购流程指的是用于服务采购的系统性的采购和签约方法。如前所述，这个流程一般是从和使用者一起确定清晰的服务范围和服务要求开始的，然后是评价市场并了解行情，全面的征询（RFP），根据清晰的定义确定决策标准和评价潜在的供应商，最后是通过面对面的谈判或在线反向拍卖的方法达成一项服务协议。
许多采购经理都认为，根据规范的流程来管理服务采购，以及在这个过程中吸收企业内部有关职能部门的知识和技能是供应管理增值的最好方法。供应管理部门的核心竞争力就在于采购流程的组织实施。显然，系统化的流程增强了服务采购的规范性和可信度水平。
虽然服务采购流程的具体环节会随着企业的不同而变化，但下列步骤将有助于对服务采购更有效的控制。
第一步，对服务采购支出进行结构分析。关键的问题有：
1．企业总支出的百分之多少是用于服务采购的？
2．企业采购了那些服务？
3．每一类服务采购的支出比重是多少？
4．这些服务的类型在卡拉杰克（Kraljic）2x2矩阵中落在何处？（非紧急的，杠杆的，短缺的和策略的）
第二步，确定适宜的服务。一般来说，企业应该对非紧急的和杠杆采购实行自动化的或程序化的采购方法，为每一种策略采购确定一个首选服务供应商；建立一个团队来取消短缺采购。关键的问题有：
1．是否可以使用电子工具获得所需服务？在线招标是否可行？
2．是否需要跨职能部门的解决方案？如果需要，在企业内部采取什么样的方法才是有效的？
第三步，确定清晰的服务范围和服务要求。关键的问题有：
1．企业是否拥有足够的内部资源来确定清晰的服务范围和要求？
2．如果企业内部资源不足，所需要的技能是否可以从企业外部获得？代价多大？
3．有关的知识是否可以向企业内部转移？
第四步，利用精心设计的采购流程来进行信息搜集和分析，并做出选择。
六、回报
事实证明，在服务采购领域导入一体化供应管理的好处是非常明显的。CAPS的研究给出了一些行业领先企业由此获得回报的例子：
1．伴随着成本的降低，三年以上的合同扩展了服务范围。
2．每吨货物服务成本比以前降低了一半以上。
3．将多个服务供应商整合为单一服务供应商。
4．签订长期服务采购合同。
5．建立起旨在通过采用新技术来节约成本，促进有关知识从咨询公司向企业内部的转移，提高效率，以及发现成本低和寿命长的替代材料的长期战略。
总之，虽然服务采购确实不同于商品或其他东西的采购，但这并不代表企业就不能采取一体化供应管理方法来开发其潜在价值和节约成本。只要企业能够合理地配置人员，设计流程和协调关系，就能够在服务采购方面降低成本和获得效益，应对服务经济的挑战。（完）
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