如何开高效会议

 在工作当中，我们会遇到大大小小各种会议，一些是别人要求我们参加的，一些是我们组织的，对于项目负责人或项目的关键人员，有时候一天会议的时间就能占到1/2的工作时间。对于开会，大家的底线标准是什么呢？一般来说是没有人愿意参加一个非常冗长的会议。 

    那为什么我们要花费这么多时间来开会呢？因为开会可以把大家聚到一起，无论是团队还是特别小组，无论是部门成员还是谈判者都围坐在桌子周围。会议意味着要解决问题、做出决策、要建立起彼此之间的信任。 

    既然我们必须开会，那就让我们尽最大努力来使会议开得更有成效、更有价值、更有收获，甚至让大家更有兴趣。 

1. 为什么要开会 

    在开会之前，首先你要想清楚你想在会上达到什么目标、解决什么问题。然后，你要弄清楚需要得到哪些人的帮助。一旦你确定了“达到什么目标”、“解决什么问题”和“需要得到哪些人的帮助”之后，其余问题（什么时间、在哪里开会）就显得相对容易多了。 

    例如，团队有开周例会的习惯。有的团队在周一早晨开例会来明确这一周需要做的事情，而有的团队则选择在周五开例会来回顾全队这一周的工作进展情况和所出现的问题。有些团队则有每日的站会，用来及时暴露问题和解决问题。 

    一般情况下，开会需要有充分的理由，比如当你： 

• 需要团队就某一个问题提出他们的想法和建议时。 

• 需要团队参与决策或解决问题时。 

• 需要团队来解决一个仅通过一对一的交流方式所无法解决的问题时。 

• 需要和整个团队一起共享信息、分享成功或排忧解难时，或是想要每个团队成员都意识到这是一个特殊时刻时。 

• 需要来自不同团队的那些有着各不相同的观点的团队成员集思广益来解决一个问题时。 

• 需要明确由谁来对所出现的问题、所造成的麻烦或者所涉及的领域负责时。 

• 发现团队成员觉得非常有必要开会时。 

 

    但当下列情况出现时，就没有必要开会： 

• 要讨论的是私人问题，比较适合采用一对一的方式解决。 

• 你没有足够的时间去准备会议。 

• 其他的沟通方式能收到与会议相同的效果，或者是比会议更好的效果，比如通过email，popo群讨论，或者是打电话的方式等。 

• 会议的议题不值得浪费所有与会者的时间。 

• 团队上下一团糟，需要些时间来调整，还不能通话会议达成一致，做出决策时。

2. 应该邀请谁？ 

     那具体谁应该参加会议？邀请那些真正有必要出席会议的人，即那些能够帮助你实现会议目标，并能为会议的议题提供各种观点的人，他们是： 

• 对于所要讨论的问题有关键决策权的人。 

• 对于所要讨论的问题有相关知识和信息的人。 

• 那些一心一意要解决问题的人和那些与所要解决的问题休戚相关并有重要作用的人。 

• 那些有必要知道你所要传达的信息并有利于他们进一步开展工作的人。 

• 那些需要执行决策的人。 

 

3. 如何制定会议议程表 

    因为你参与了会议筹备的全过程，所以你要运用你所获得的信息来制定议程表。优先要考虑的是会议的目的，其次是与会者。 

    议程表应该包括哪些内容？一般应该包含以下几个方面的内容： 

• 明确的会议目的。 

• 会议欲实现的目标或产生的结果。 

• 给哪个小组开会或者与会者都有谁。 

• 开会的日期、时间和地点。 

• 会议将持续多长时间。 

• 会议是由谁组织召开的。 

• 每个与会者在这个会议中分别承担什么任务。 

• 会议所要讨论的每一个议题（每一个议题都要具体制定负责人，而且要规定讨论的时间）。 

• 筹备阶段所需的背景资料。 

     对一些特殊的会议，你也可以根据具体情况来调整会议议程表内容。 

     好的会议议程表能够帮助与会者随时了解会议的相关情况，比如为什么开会，开什么会，有谁来参加，什么时候，在哪开会等等。 

样例：

4. 如何主持会议

    在会议一开始就要进入主持状态,清晰地陈述会议的目的、会议所有讨论的问题,以及会议的步骤。

    按时开会。即便是有几个与会者还没到会,你也要按时开会,就像是他们已经到会了一样。当他们到会场发现落了一些重要内容,他们就知道下次不能再迟到了。不要返回去重新开始,否则就等于你在鼓励这种迟到行为。

    严格按照议程表主持会议。一旦会议开始,就不要谈论与会议议程无关的话题了,尽量按照会议的议程表来主持会议。在讨论议程中,你要密切注意所讨论的议题和所有的时间,或者专门指定一个人负责把握时间。

    确保每个人的观点都得到倾听。作为会议的主持者,你要耐心倾听每一个人的观点。否则会后会有与会者告诉你或者他人,他自己有种被排除在外的感觉。以下几个方法可以帮助你获得大家的反馈:

• 问一个常见的问题,例如“我们有没有落掉什么内容”

• 给一直保持沉默的人一个发言机会,让他们表达一下他们的观点,或者直接点名让他们发言。

• 如果与会者的人数超过了十人,那么你要把他们分成两个人或是三个人一组,然后让每一个小组都汇报一下他们的讨论情况。

• 给与会者一些慎重考虑的时间,不要急于让大家投票或做决策。

5. 如何按时结束会议

    按时结束会议有助于保证会议的效率,同时也便于与会者安排接下来的工作,因此与会者也会比较高兴。你可以使用以下的技巧来保证会议按时完成:

• 让一个团队成员来做计时员；

• 每隔一段时间提醒大家一下还剩下多少时间，还有几个议题没有讨论；

• 如果时间不够了，就优先或者推迟讨论某些议题；

• 如果需要延长会议时间，应先征得大家的同意，或者也可以另行安排一次会议来处理剩下那些没有解决的问题。

6. 如何对会议收尾

    会议的结尾是用来说明会议已经达到的真正目的。 

    对会议进行总结。对会议总结时就意味着会议要结束了,总结的人可以是领导,也可以是与会者。无论是谁总结,都要重申:

• 所讨论的关键问题;

• 所做出的决策;

• 下一步计划如何实施;

• 以及每一个任务分别由谁来负责执行。

    这一环节可以帮助大家理清他们不太明白的地方,同时也是再次和大家就会议达成的结果和大家再次确认。

    把会议上涉及的重点内容记录下来。一定要会议的记录员把所有重要的内容都记录下来,像关键的议题,所讨论的主要观点,所作出的决策,会后大家各自应该承担什么样的责任,包括由谁来承担这些责任,他们需要用多长时间来完成他们各自的任务。 

7. 如何做好会后的跟进工作

    会议开得成功与否关键在于会后跟进工作做得好坏与否。而高质量的会后跟进工作恰恰是最容易被忽略的一个环节。所以说，若要会议取得真正意义上的成功，最重要的一件事就是积极做好会后跟进工作。因为毕竟，问题的关键并不在于会议本身，而是经过会上讨论所要进一步采取的行动。 

    那如何能够保证会后的跟进工作成功呢？关键是会议上形成沟通和行动计划，应该包括三方面的因素，即什么事，谁，什么时候完成：

• 会上作出了哪些具体决策，产生了什么结果，以及会后应该完成什么样的任务？

• 由谁来负责执行这些任务？

• 什么时候完成这些任务？让与会者对于承担的任务制定一个较为合理的工作计划。

    最后将沟通和行动计划以会议纪要形式发给所有与会者和相关人员，让没有出席会议的人看了这份材料之后知道会上都发生了什么。 

样例：