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2009-11-29 11:23:05
顶新集团总部财务部在资金管理方面的主要工作范畴是:
l资金调度
l资金管理
l国际金融
而分公司财务部门的工作范围则主要侧重于简单的资金管理，大额的调度与操作日前仍集中在总部处理。
对现阶段工作流程及其电脑化程度的描述参见《现状分析》第29页至第39页。目前资金管理调度各方面的处理多以手工作业加上EXCEL等简单PC工具支持为主。未来系统将对下列资金管理范围主要业务有有较强的支持。
l自动付款处理
l收到支票处理
l付出支票处理
l银行未达帐处理(包括兑现支票处理，银行对帐处理)
l应收汇票处理
l应付汇票处理
l对信用证的支持
l现金状态和流量分析
l短期存款/借款管理
l利息计算
资金调度与国际金融方面的流程基本上可以保持目前手工式流程, 传票转为在系统中直接录入。待将来系统开发到第二阶段做进一步的改善。信用证的功能在4.0版本后才能提供，鉴于进口业务较为频繁，我们将在现版本系统中借用汇票管理功能提供一个临时的中介方案，部分地支持信用证流程。
总的来看第一阶段系统对资金管理的支持主要体现在：
l 及时的信息采集和汇总
l 目前所需的几个基本报表
l 简单操作支持
至于对投资敏感及风险的分析，投资模拟债券和融资管理。外汇避险操作等目前还没有充分的支持。
资金管理以总帐，应收，应付帐中得到信息，并结合资金管理过程中产生的信息（收、付款，银行对帐单等）。为资金流量及现金需求预测提供分析基础。
为满足跨公司进行资金流量分析的需求，我们将所有公司定义为一个财务管理范围。
目前付款作业及传票的录入多为手工形式，海外部分公司银行有电子银行接口。付款方式分别有：
l 支票
l 汇票
l 电汇
l 现金
l 委托收款
{总部每天现金量为12万左右}
付款的审批过程相对严格，完整。
为更有序地管理资金，利用资金，我们建议：
l 尽可能减少现金付款的部分，降低企业备用金
l 给现金付款设定一个上限
l 除现金付款外，其余付款一律通过应付帐款/人事系统管理，并启用系统自动付款处理功能。
l 需求部分分析要求的各种付款方式除了委托收款处理外，均能在系统中通过设定相应的付款方式得到解决。
从应付帐款处理中产生的应付帐项目在付款期限到达后均被自动付款系统理解为应该付款的项目。除了正常的请款批准程序外（如采购流程中所描述），我们还可以按需要再加一层请款审批过程，即在相应的应付款项目中加上付款冻结，并由批准人“解冻”，被冻结的项目在自动付款时将被排除在外。
自动付款的过程就是考查所有应付帐款中的应付项目，并依据所定义的付款方式作出付款建议，经确认后正式付款。
根据惯例可周期性安排付款处理。此外，如有临时需求（例如：发现某些应付款项被遗漏，或其它异常状况）。
“应付帐款处理”：通过应付帐款处理，产生应付款项目。
“批准请款”：手工解除应付款项目的付款冻结或将预制凭证过帐，并签字。
“设定自动付款”：在系统中定义一个付款任务，可以对供应商，银行付款方式等进行不同组合的选择，可定义启动时间。
“产生付款建议书”：运行自动付款程序，系统根据设定的付款方式，付款策略，供应商的应付款项产生付款建议书。
“修改付款建议书”：在线浏览付款建议书并进行必要的改动：可改变银行，帐户，付款方式，折扣率等。
“正式运行付款”：正式执行修改过的付款建议，系统自动产生传票并过帐。根据定义和设定还可自动打印付款媒介（纸面的或电子的）及付款通知。
“产生付款媒介”：在自动产生的付款媒介不被银行接受的情况下可以手工填写支票，汇款单等。
参与付款过程的主要数据是：
现阶段对收的支票没有特别管理。为更好地管理收到的支票，未来系统应
l 对收到的支票在入帐的同时自动产生记录
l 随时提供持有支票的总览及其处理状态（已清，已过帐）
l 与未达帐处理连接
使用R/3系统中收到支票处理功能可以满足上述需求。
“输入支票信息及客户信息”：依据所收到的支票输入：
支票号，货币，金额，及准备递交兑现的银行等信息。依据客户寄来的信息输入客户帐号或应付款项的凭证号等
“查询”：可在线显示输入暂存的支票信息，或打印相应的清单呈交检查。
“检查”：由会计部门检查并确认输入信息的正确性
“修改”：在输入支票信息未过帐前可对输入的信息进行修改调整。
“过帐”：启动过帐程序，系统自动产生相应的记帐，通常为：
借：支票结算的过渡科目
贷：应收帐
并产生相应的银行未达记录。收到支票的信息，也同时被更新（处理状态）
“清帐”：由会计在应收帐方面对未能够自动清帐的项目进行处理。
参见
现系统对付出使用的支票没有特别管理。
未来系统为了更好地管理使用支票，应提供如下方便：
l 管理空白支票号码
l 付出的支票与记帐凭证相连接
l 付出的支票应先记银行未达帐
l 当已兑现支票信息回馈时应相应处理未达帐并对支票做相应的标识。
使用R/3中付出支票管理功能可以满足上述需求。
“手工填写”：手工填写支票，将来在与银行协调后可以让系统根据自动付款凭证信息，打印支票。系统能够套打支票格式，产生支票与付款凭证的连接信息。如果采用手工付款，在输入付款凭证时可以输入支票信息，这个过程保证了付款凭证与使用支票的连接。
“查询”：业务人员可用此功能在线查询支票信息。或打印出使用支票清单。查询与清单可以银行分别归类。查询方式可以付款凭证或支票号码为依据。
“注销错误支票”：当发生打印错误或其它错误时，用此功能可以将错误支票注销为无效。用户可以在注销时定义注销原因
“审核”：检查并审核支票各方面信息的正确性。
“签发”：签署支票并发送给供应商。
参见
现系统银行对帐处理以手工形式为主。有时不建立银行未达帐管理，而直接将业务记录到银行存款帐目中。
为能更好地管控银行间的往来业务，为财务及资金分析提供更加准确的信息，我们建议采用银行未达帐管理。
手工付款时记：
借：应付
贷：支票结算或转帐结算的过渡科目
自动付款时系统也将自动产生这样的传票，结算的科目设定可按银行别进一步划分。当收到银行正式通知，已兑现支票清单时，由系统记：
借：支票结算或转帐结算的过渡科目
贷：银行存款
并自动清结支票结算或转帐单
海外公司财务部因采用电汇为付款方式，所有款项均能当日入帐，为减少工作环节，海外公司财务部可不设银行未达帐处理而直接记银行帐薄。
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“付款处理”：产生相应的银行未达帐记录
“收到支票处理”：产生相应银行未达帐记录及支票册
“付款通知处理”：将银行或客户方付款通知录入银行未达帐中
“银行对帐单处理”：将收到的银行对帐单依预定格式输入系统。并启动自动核对功能。系统将核对正确的未达帐清结，并产生相应的会计凭证，由未达帐转入银行存款科目。核对不成功的项目可以进行相应的异常处理。
“兑现支票处理”：当收到银行寄回到兑现支票清单时，将清单转入系统内并启动自动核对功能。系统将核对正确的未达帐清结，并产生相应的会计凭证。核对不成功的项目可以进行相应的异常处理。
图参见
原则上由会计部产生记帐凭证，并将原始凭证粘贴在记帐凭证上，而财务部依凭证处理付款。由自动清帐产生的一系列凭证由财务部处理。并可考虑产生一张凭证清单，粘贴对帐单或已兑现支票清单于上。
关联于银行未达帐处理的固定资料（主数据）主要有
在处理过程中需要和衍生的数据有
目前的汇票管理通常为手工方式，要求未来系统能够：
l 接受客户的汇票作为支付手段并做相应的帐务处理
l 支持汇票提前贴现或背书转让
l 在汇票到期时呈送银行兑现
l 冲销或有债务及应收票据
采用SAP R/3的应收汇票及应付汇票处理，能完全满足上述需求。
“汇票付款记帐”：用应收汇票在清结应收帐款同时，系统自动产生相应的应收票据记帐分录。同时根据规定的贴息率和有关的税务规定产生相应的税金和贴息记帐分录。
“开具贴息和税金发票”：根据贴息约定，有关的税务规定，产生了记帐分录后，可以依此手工开具相应的发票给客户另行结算或直接在汇票面值中扣除。
“汇票使用记帐”：汇票提前贴现或到期承兑时，使用此功能。系统在借记银行帐（或银行未达帐）同时贷记或有债务。
“冲销或有债务”：当汇票保证期逾越时使用此功能，系统自动冲销在客户帐上的应收票据与系统中的或有债务。
“冲转汇票使用”：当汇票承兑不成功时应使用此功能。冲转应收票据为应收帐款。
参见
应付汇票当前的管理基本上以手工形式为主。
未来的系统应该：
l 支持以汇票为付款方式，并自动做相应的帐务处理。
l 在汇票承兑日期到达时支持对银行付款操作，并支持相应的帐务处理。
l 随时能够通过查询提供应付汇票的信息。
采用SAP R/3系统的应付汇票管理功能可以满足上述需求
“自动付款”：根据付款方式可以自动产生付款的凭证。形式为：
借：应付帐款
贷：应付票据
所产生的汇票依旧挂靠在供应商上。
“打印或填写汇票”：可由系统套打汇票或手工填写相应信息查核。
“查核”：主管检查汇票的正确性。
“背书签发”：主管人员在正式汇票上背书签字并寄给供应商。
“处理承兑通知”：收到银行承兑通知时付出相应的决定和帐务处理。
信用证处理是总公司海外财务部在代理顶杰开曼或顶益BVI的进口业务中最常用的支付手段。总公司海外财务部目前这方面的作业流程是：
l 信用证开证流程
财务部依据请款单开具L/C申请书，经审鉴后交银行，由银行开具L/C并通知财务部转会计部切传票入帐。并制L/C状况使用表。详见《现状分析》附图3.2-1
l 到单确认流程
财务部协调采购部确认到单并反馈给银行。决定是否贷款。
同时对正式发票入帐并编制相应的统计表。详见《现状分析》3.2-2
l 向国内请购公司开具发票并收回贷款。
国内子公司目前也有部分进口信用证业务，其过程从财务角度上看类似，仅少了最后一部分（向国内请购公司开具发票并收回货款）。
目前进口信用证的控管是以手工的形式辅以PC支持的。
由于信用证的业务在总公司海外财务部占相当的比重，本来的系统在此应有较理想的支持；在除了帐务处理外。能够以信用证的申请到最后缴完银行款项提供控管的功能。
信用证的完整功能目前在R/3 3.0版本中还没有完全提供。我们建议采用应付汇票部分地满足当前的需求。即将信用证定义为一种特别的应付汇票，利用应付汇票的管理功能部分地支持信用证业务。系统可以随时提供所有正在使用中的信用证信息，自动地将信用证中所隐含的资金需求体现在资金预测中。
总部财务部经分析决定保留原来处理方式，因为这种模拟的办法未能带来多少直接的工作量减轻。现将业务流程和功能说明保留，以供分公司参考。
l 开证
l 到单确认
“付款”：在需求信用证时可以人工付款或自动付款的形式处理预付款请求。根据定义系统将产生相应的凭证。
借：应付帐款
贷：应付票据－信用证
“开具信用证”：在付款的基础上产生的有关资料可以信用证申请的形式交呈银行由银行开具信用证。
“更新信用证（应付汇票信息）”：由银行处得到的信用证信息可以附注的形式对应付汇票进行更新。
“费用帐处理”：在此过程中产生的相关手续费用可由银行收到发票进入应付帐处理。
目前各公司根据银行明细按期手工编制现金日报表和现金流量表。并呈总公司汇总编制总公司现金日报表及现金流量表。由于各公司系统未整合，又常未考虑到银行未达帐情况，故上报的报表数字不完全正确。也常拖延。由此造成总公司财务部无法及时将正确数据提供给经营委员会。
未来系统应该对此状况有较好的改良。
未来系统为集团各公司提供一个联网的整合系统。各公司的财务数据通过中心数据库或网络可以及时传递给总公司。在这个基础上应用SAP的现金状态及流量分析功能对目前状态会有很大的改善。
“现金状态及流量分析”：根据前置系统（总帐，应收，应付）传来的信息，以及银行未达帐信息，分析出短期内现金需求的预测以及现金流量。各分公司独自进行分析，总公司可以集中为所有子公司或部分子公司进行分析。
“现金集中”：根据现金需求量和流量分析的结果，系统可以建议将若干银行帐户的流动资金集中到某一帐户上进行投资处理。
“审核”：主管人员审核建议。
“执行现金集中”：当现金集中建议被采纳后，可以进一步启动此功能。系统可以自动产生相应的转帐凭证，并打印转帐通知给银行。
参见
目前短期借款，短期投资的管理均以手工处理。
未来的系统需求加强这方面的管理，能够管理好短期借款或短期投资，应提供以下主要功能：
l 记录，显示，并修改短期借款，短期投资
l 分析存款，借款的到期日，相应现金预测
l 在存款，借款到期时产生相应的转帐处理，并清理短期借款，存款记录。
采用SAP R/3的短期借款，短期投资的管理功能可以满足上述需求。
“建议短期投资/借款”：财务人员根据现金状态，现金需求量预测及金融市场行情做出相应的短期投资或短期借款建议，呈交主管审批。
“审核”：主管人员审核建议，付出相应的决定。
“存款并输入信息”：财务人员进行相应的存款金融操作并将信息输入系统。
“借款并输入信息”：财务人员进行相应的借款金融操作，并将信息输入系统。
“分析过帐”：可通过分析在线查询有关短期借款短期存款的信息或列印清单。对尚未过帐可自动产生相应的会计凭证。
“清转”：当借/存款到期后将转期借/存款清转入银行科目，并产生相应的会计凭证。
参见
目前，利息计算方面基本上没有系统功能支持。利息计算本身也不常进行。
在未来系统中，为了核对银行计算的利息，或在管理层面对投资及调拨资金的利息进行监管，系统应该提供此功能。
使用SAP R/3的利息计算功能基本上能满足上述需求。
利息计算：根据设定的利息计算方法，利率与参数在指定的期间内对某一帐户或一个帐户组进行利息计算。计算结果以清单形式提供，可呈交相应部分审核。
运行记帐：如有需要可让系统将利息收入/利息支出记入相应的科目中并产生相应的会计凭证。
参见
资金管理系统主要可以产生下列报表式清单：
l 现金日报表：反应现金科目及银行存款科目的状态，并考虑银行未达帐。可分别各公司独自产生报表，也可任意组合财务管理范围内的公司产生报表。
l 财务状况日报表。
l 现金流量表：反应最近时期现金及银行存款的流量，包括初始总额，流入量，流出量及结存金额。可分公司或组合公司产生报表。
l 短期现金需求预测：短时间内，企业对现金的需求情况，可分公司或组合公司进行分析。
l 支票册：列印当前所有使用中的支票，及其兑现情况。
l 汇票册：列印当前所拥有中的汇票及其使用情况。
l 对金融投资的管理将在R/3未来版本提供TR-TM（Treasury management）模块时得到支持。时间预计是98年底。
l 对信用证的支持在4.0版本中会得到很大的改善。
l 在国内银行业务逐步规范化后，系统中现有的一系列电子银行功能即可逐步启用，这些功能主要包括：
电子银行对帐单
电子形式的付款通知及付款指令
自动化的外汇兑率表
银行目录
l 在第一阶段系统运行稳定后可以考虑在第二阶段实施工作流。在业务流程组织及管理方面将会有很大的改善。
l 在第二阶段计划中的还有现金预算。与成本中心预算挂钩及信用证支持。
l 在总公司财务部，与某些海外银行的往来有电子银行支持。对这些电子银行的接口可以考虑在第二阶段实施。
l 人事模块支持，差旅及其它费用报销的支持（明年十月）
