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2009-11-29 11:18:12
费用管理（Overhead Cost Controlling）是XX集团公司成本会计的一项重要任务。按费用类别汇总统计，将行政管理费用和销售费用转入总帐以编制财务报表，将制造费用逐级分摊到当月生产的产品中以计算产品的销售成本，是成本会计月结的主要工作。分析产品成本差异是成本会计月结的另一项主要工作。由于某些费用的集中提取或集中记帐，在月结时需依据确定的分摊指数进行分摊。这些工作都缺少先进软件系统的支持，造成XX集团公司成本会计月结周期长，距集团公司总部提出的M2要求相当遥远。R/3系统CO模块的实施，依赖R/3系统高度的集成性，可望在这方面有所突破。
费用管理的目的就是规划安排管理和监控管理成本，通过成本中心的费用计划建立一套标准，来帮助控制成本和评估部门效绩。在成本会计月结将所有有关费用分摊完毕后，可以将实际发生的费用和计划目标费用进行比较，分析产生差异的原因，从而加强管理和控制。
XX集团公司的费用管理按费用类别（制造费用，行政管理费用，销售费用）和部门进行管理，行政管理部门和行销部门费用考核到部，制造部门费用考核到部或科，直接生产费用考核到处或科。三大类别的费用科目共37种，99个科目。
费用科目代码采用8位数字和符号，前4位按费用类别采用国家规定的一级科目编码，后3位采用顺序码表示37种二级费用科目，前4位和后3位中间用“－”连接。费用记帐同时使用费用科目代码和部门代码，从而便利按部门，部门段和按费用科目的汇总统计分析。
部门费用预算于每年12月进行，每年6月进行一次调整。
会计月结提供两类费用报表：
l 部门费用报表：
列出各部门，部门段，全公司的费用总表，相关费用科目可有汇总小计。
l 按费用类别的报表：
有销售费用比较表，管理费用比较表，制造费用比较表，相关费用科目，亦有汇总小计。
XX集团公司的费用管理不存在内部订单（工作令）的管理形式。
费用管理所采用的财会系统是用Cliper语言自行开发的，和生产管理系统没有集成，制造费用（Overhead）不能和生产作业计划或生产订单直接挂钩，必须通过月结处理分摊到产品成本中。
为成本会计系统建立必要的基础数据，包括费用科目，成本中心，活动类型，分摊指数及内部订单。
1) 费用科目维护
注：所有处理过程均由财会部执行
l 建立初级费用科目
初级费用科目是在财务会计中出现的费用明细科目，用于实际费用记帐。初级费用科目必须首先在总帐中作为损益类科目建立主数据，而后才可以在成本会计中建立主数据。初级费用科目编码不需要反应人工系统中一级费用汇总科目的类别（例制造费用，行政管理费用，销售费用），只按费用项目本身的特征进行区分。例如编码的最前两位可以为：
41 物料消耗费用
42 人员费用
43 生产辅助费用（Operating Supplies）
44 维修费用
45 杂项费用
46 资产折旧费用
初级费用科目的建立，首先必须分析公司的费用项目实际状况，参照集团公司总部的规定，确定需要建立哪些科目，并遵照会计科目编码原则进行编码，而后在系统中建立主数据。
l 建立次级费用科目
次级费用科目是在财务会计中不出现的，只用于成本会计内部作为费用汇总结转和分摊的科目，通常它不是具体的单项费用科目，而是某些费用科目的汇总。建立次级费用科目首先要参照R/3系统的规定，分析费用汇总结转和分摊的要求，确定需要建立哪些科目，并按会计科目编码的格式进行编码，在成本会计中直接建立主数据。
l 建立费用科目组层次结构
首先按照费用各种形式的汇总统计要求，确定需要哪些费用科目组，而后在系统中建立费用科目组的层次结构，并指派有关费用科目到层次结构的下层组结点。作为下层组结点的例子，可以有物料消耗费用、人员费用、生产辅助费用、维修费用、资产折旧费用、杂项费用等。
（2）成本中心维护
注：所有处理过程均由财会部执行
l 建立标准成本中心组层次结构
标准成本中心组表示所有基本成本核算单位（成本中心）职能方面的集合，它与所有成本中 心一道，完整地代表一个控制范围（Controlling Area）内的组织结构。一个控制范围内只有一个标准成本中心组，对标准成本中心组的最高节点（根节点）进行费用分析时，就是对控制范围内的整个组织机构的总费用进行分析。标准成本中心组的根结点在配置R/3系统时予以确定，而标准成本中心组的层次结构应反映公司的组织机构设置。
l 建立成本中心
成本中心是公司内部的成本核算基层单位。因为在不同的职能部门，成本核算粗细不同，所以成本核算基层单位在公司的组织结构层次上可高可低。例如高至公司总部办公室，低至工厂的生产小组均可作为成本核算基层单位。
每个成本中心必须归属于标准成本中心组层次结构中的一个组节点。
为了简化财务会计记帐，可以建立一个或多个虚拟的成本中心，将共同的费用（例如非生产性的水电费），先行记入虚拟的成本中心，到月末结帐时再按事先确定的比例，统一归结分摊。
l 建立汇总统计成本中心组层次结构
在一个控制范围内，除了标准成本中心组以外，可以为了费用汇总统计的目的而设置多种多样的汇总统计成本中心组。一个成本中心可以归属于多个不同的汇总统计成本中心组。
（3）活动类型维护
XX集团公司在生产订单中没有采用“活动类型”来表示产能，产品工艺定额中也没有产能数据。直接人工费用和代表设备折旧的那部分制造费用，是在月结时按材料耗用的比例分摊到各种产品的制造成本中的。（调理厂按产品产出重量分摊，面厂按产品产出包数再乘以耗用机器小时折算的权数进行分摊）。
考虑到生产统计中有统计分析产能利用率的需求，建议事业群的研发中心根据既往积累的历史资料和设备的实际生产效率，确定有关产能（直接人工，设备）的消耗定额，从而可以按生产活动量的定额投入量来计算产品制造成本中的有关含量，进行差异分析。活动类型记帐是通过与其联系的次级费用科目，用活动类型消耗的数量进行的，活动类型计划价可以通过成本中心费用计划的自动计算获得，亦可按照生产成本中心的费用计划，需求的活动量总额（参照年度生产计划）以及既往统计资料由人工加以确定。
（4）分摊指数维护
注：所有处理过程均由财会部执行
l 建立分摊指数主数据
XX集团公司的某些费用（例房屋建筑折旧费）是按管理部提供的分摊指数分摊到各成本中心的，这类分摊指数需在R/3系统中作为主数据进行维护。
（5）内部订单维护
注：所有处理过程均由财会部执行
l 建立内部订单
有些费用的管理也可采取内部订单形式，例如产品研发订单，促销活动订单，设备或建筑维修订单，技术更新改造订单等。特别在费用的归属或归属的比例在一开始发生费用时还不能确定的情况下，先采用内部订单管理，收集实际发生的费用，以后再决定如何结算比较方便。在建立内部订单时，需参照R/3系统的标准选择合适的订单分类。
l 确定订单结算规则
如果订单用于统计和结算费用，则需要确定订单结算规则，其主要内容是确定费用结算到哪儿－结算受主（可为成本中心、固定资产、总帐科目、库存物料、其他内部订单、销售订单等），结算的形式－完工结算还是分月结算。如果结算受主不止一个时，还需确定分配的比例。订单结算是通过费用结算科目进行的，如果只在成本会计内部进行结算（结算受主为成本中心或其他内部订单），采用次级费用结算科目，否则需采用初级费用结算科目。
l 建立成本中心和订单的联系
如果订单只用于统计费用，则不必确定其结算规则。因为这种情况下实际费用也同时记在某个成本中心上，所以需要建立二者之间的联系。
注：未标注部门的处理过程均由财会部执行
XX集团公司新财政年度费用计划的制订将需提前在每年的11月开始进行，并将充分使用R/3系统所提供的费用汇总、转记、分配、分摊功能。需要成立一个费用工作计划组来领导和协调计划的准备、测算、修正和审定。
费用计划将根据集团公司总部的计划指标，在分公司年度产品研发计划、市场开拓计划、产品生产计划、人力资源计划、设备维修计划、更新投资计划已经基本确定的基础上，并参照财会部整理提供的费用历史资料，由各成本中心负责人，按照财会部设计的部门费用计划表、归口部门集中费用计划表和归口内部订单费用计划表，准备费用计划数据，在工作计划确定的日期前提交财会部；财会部负责将计划数据输入R/3系统的费用计划测算版本，对集中计划的费用按照分配/分摊指数进行转记、分配和分摊处理，并对有关内部订单计划数据进行结算处理从而得到各成本中心的费用草案计划；在运行报表处理程序后，财会部整理各种费用计划报表，交由费用计划工作组审查费用计划测算结果，进行综合平衡。
如果计算结果不尽满意，则由财会部负责提出修正意见，并经由费用计划工作会议指令各成本中心负责人进行计划修改，于确定的日期前提交财会部；财会部在计划测算版本中进行数据修改后，再次启动费用计划的各种计算处理程序，以得到各成本中心的费用修正计划；在运行报表处理程序后，由费用计划工作组再次审查测算结果。
如果计划结果达到预期要求，则整理上报本公司领导审定，呈报集团公司总部批准，然后将计划数据从测算版本拷贝到正式版本，整个费用计划过程至此圆满结束。
在R/3系统中，对于成本中心实际成本记帐尚没有资金预算控制功能，只能依靠成本控制经理和各成本中心负责人利用成本中心报表显示或打印差异进行人工监控。
实际费用记帐大多在R/3系统CO模块以外对“初级费用科目”进行。
1. 在MM模块中进行的费用记帐
l 成本中心或内部订单从仓库领料/退料
l 仓库按采购订单接收物料，直接发成本中心或内部订单
l 从内部订单接收物料入库
2. 在FI模块中进行的费用记帐
l 根据供应商发票直接记成本中心费用
l 支付现金直接记成本中心费用
l 待摊费用 转记成本中心费用
（3）在AM模块中进行的资产折旧费用记帐
上述记帐方式在产生财务会计凭证的同时，并复制了一份成本会计凭证。
（4）在CO模块中进行的费用记帐
l 费用更正记帐
当其他模块中的费用记帐出现成本中心指定差错时，可以不必修改财务会计凭证，只需在成本会计中进行费用更正记帐（Transrer），这种情况只会产生成本会计凭证。
l 内部订单间接费用(Overhead)记帐
注：所有处理过程均由财会部执行
在R/3系统中实施内部订单费用记帐，首先要根据费用记帐要求，维护内部订单成本结构表（Costing Sheet），确定间接费用的来源（成本中心/内部订单），计算所依据的直接费用（物料费用/生产费用），计算比率（根据金额/根据数量），以及用于记帐的次级费用科目。运行间接费用计算程序，即按照内部订单成本结构表，根据所依据的直接费用发生的金额和确定的计算比率，计算出应提取的间接费用，通过次级费用科目在内部订单上进行借方分录，在费用来源方进行贷方分录。这种记帐方式只产生成本会计凭证。
l 内部订单结算记帐
将收集在内部订单中的费用总额或一部分，通过次级费用科目结算到其他对象上（例如固定资产、成本中心、总帐科目、其他内部订单、库存物料等）。如果纯属CO内部结算，即费用受主为成本中心或其他内部订单，则只会产生成本会计凭证，否则还同时产生总帐凭证。
l 通过活动类型分配进行费用记帐
将活动类型的数量记到接受方（成本中心或内部订单），系统从活动类型提供方取得活动类型单位价格，将其和数量相乘，通过次级费用科目在接受方进行借方分录，在提供方进行贷方分录。这种方式的费用记帐只产生成本会计凭证。
l 月结费用转记（Transfer）和分配（Distributing）记帐
参见
将费用的一部分或全部按其原来的科目（初级费用科目）从一个成本中心转记到另一个或另一些成本中心（按一定的分配指数分配）。费用分配和费用转记记帐方法是一样的，区别在于费用转记只对一个费用科目进行操作，费用分配可以对多个费用科目（费用科目组）同时进行操作。这种记帐方式只产生成本会计凭证。
l 月结费用汇总或分摊（Assessment）记帐
参见
将一个成本中心的某些费用或全部费用总额按一定的分摊指数，分摊到另一些成本中心。费用汇总的操作方向和费用分摊正相反。这种记帐方式是采用次级费用科目进行的，因而不改变费用科目在原来的成本中心的记帐原貌。这种记帐方式也只产生成本会计凭征。
注：所有处理过程均由财会部执行
月结的主要任务主要有四个方面：
l 对需要分月结算的内部订单进行月结结算。
l 对集中提取或记帐的费用科目，按照事先设计好的自动转记、分配和分摊循环进行处理。这类循环的分配或分摊指数可以按照实际情况修改。
l 分类汇总行政管理费用、销售费用以及制造费用余额，进行总帐转帐记帐。
l 当成本会计中的转记、分配、分摊涉及到跨分公司的部门，或分公司内的不同业务范围（Business Area）时，有关的财务报表和成本会计报表之间会出现差异，从而需要进行财务会计的帐面调节，产生总帐凭证。
R/3系统提供多种多样的费用管理分析报表程序以及编制专用报表的工具，利用成本中心组层次结构和费用科目组层次结构，可以通过报表程序进行各种各样的费用汇总和统计，分析对比不同时期的费用发生情况以及同一时期的计划费用和实际费用的差异（差异绝对值及百分率）。公司的成本控制经理需责成各成本中心负责人报告差异产生的原因以及将采取的控制步骤。
每个控制范围(Controlling Area)必须与一套会计科目表(Chart of Accounts)相联系，从属于一个控制范围的各个公司代码必须采用控制范围所确定的那套会计科目表。
整个顶新集团公司是采用一个控制范围；是采用多个控制范围尚有待决策。对于顶新集团在中国大陆的部分建议采用一个控制范围，这样对于跨分公司间的成本转移，费用分摊处理会较方便。
l 成本中心报表
l 成本中心组报表
l 费用科目明细表
l 内部订单报表
l R/3系统的费用预算和费用控制功能尚待完善。对成本中心可以进行费用预算，但无控制功能；对内部订单可以进行费用预算，可以人工输入预算分配（预留），超出预算部分的费用记帐，系统将提示信息。
l 直接生产费用采用生产活动类型投入量进行记帐，有助于控制产品定额成本，并方便产能利用率的统计分析。
l 对于费用以及费用分摊比例事先不能确定的项目，可以采用内部订单管理。对于复杂程度很高的项目，可以进一步采用R/3的项目管理模块PS来进行管理。
