2008年（1812）
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2008-05-03 18:44:52
Amazon.com的一个调查发现：现在有很多书籍声称可以帮助人们管理会议。实际上其中绝大部分书籍只包括如何发起会议、如何设置会议议程和采用什么方法来吸引与会者的注意力。但是，我们有时候要参加一些自己不能控制的会议。当会议组织者出错的时候我们该怎么办呢？下面的一些技巧可以让你所参加的每一个会议都成为你人生中有效而有趣的经验。
#1：了解会议组织者召开会议的原因
现代会议议程的计划因为太多的e-mail而没有足够时间。当一个会议议程被实际执行时，它常常被与会者各种各样毫无计划的行为所打乱。
不要等待议程开始。在会议开始前，花点时间与会议组织者进行联系。用两三句话问问他想从会议上得到些什么。一旦你知道他需要的是什么，你就能帮他实现目标。
这样的话，可以未雨绸缪。
#2：弄清楚自己想从会议中得到什么
弄清楚会议组织者想要你并且允许你帮他做些什么；搞清楚自己可以从会议中得到些什么。所以，在会议之前，将自己这一次必须和一组人完成的事情都列举出来。
如果希望会议成功，则挑选出与会议组织者的目的一致的那件事情。否则你将因为破坏会议而损伤自己的声誉。
这就是公说公有理婆说婆有理。
#3：列出发言的内容
会议从来不会按时开始。有些人通常喜欢喝杯咖啡或者接一个电话什么的，这个时候正是你与朋友、家人、同事进行即时联络的好时机。
也可以利用这个时间来提高会议的效率。记下你想与别人分享的那件事情的5个相关细节。即使不列出所有提纲，但做记录可以帮助思考。
如果在会议上有些什么话要直接跟别人说，请不要在会后发消息。
#4：做好会议备忘录
开会散会，因为没有记录下会议的详细内容，因此那些很相似会议内容就变得模糊不清了。当下一个会议席卷而来时，又需要花费十来分钟的时间回忆上次会议的内容。
充分利用会议备忘录来打破这个怪圈。不需要记录下每个人所说的每一件事情，相反，将注意力集中到行动纲领，决策制定和关键信息或者讨论中所要解决的问题上来。这个备忘录是会议的精华，它记录了发生了什么，制定了什么决策。这些记录将在会议后指导所采取的措施。
作为记录者，必须对重要的事情加以判断。
#5：保持章程的秩序
所有的会议，不分大小，都将通过人的相互影响达到一个或多个目标。在理想状态下，这些相互作用会本能地组织自身。每个人都应尊重他人的时间。评论会以有组织的形式出现，行动纲领也会被制定出来并被通过，会议将进入下一个议程。
但是在现实生活中，则需要指导方针来保持会议的组织性。不一定要采取Robert秩序规则，但是需要清楚地知道会议进行的基本规则是什么。如果组织机构没有这些规则的话，则应制定一些规则。与他人分享并且遵循这些规则。
混乱一旦产生的话，应该不让它影响到另外的有成效的会议。
#6：边听边思考
会议上总是存在着让与会者感到失望的因素。这些会议提供一些与会者不感兴趣的信息或话题。在这些因素中，没有哪个与会者能利用这些信息。
但是这不是与会者做些其他比较有用的事情的借口。会议组织者显然要就此信息进行交流。可以利用此机会来训练边听边思考的技巧。与会者将得到训练并且会议组织者也会对与会人员之间的正面交流而感到满意。
这就是双赢，否则将会在此境况中封闭自己。
#7：保留事情
不应忘记：每一次会议都会有人离题。有时候这些离题与要讨论的话题相关，但是更多的时候，它与所讨论的问题的关系并不直接。在某些情况下，会议的时间都花在这些离题的话题上来了。
千万别做这种人。在你要插入一个新的观点或问题的时候请先思考这些问题：现在是合适的地方吗？如果会议是自由讨论则没有什么关系，如果不是，则需要思考这个观点或问题与会议所讨论的议题有直接的关系吗？将事情保留下来以待下次讨论。让它成为一个议题，这样你就不会忘记它。
每件事情总是与其他的事情有着千丝万缕的联系，但是并不意味着都可以将它们提上议程。
#8：索要会议行动条目
会议结束开始整理会议室了，该干什么呢？向会议的组织者索要会议从头到尾的行动条目。如果需要，则可以通过询问会议组织者是否关心你在会议中所注意到的条目来提示他。相应的，也可以提出一些自己认为很好的并且需要讨论的观点来提示他。
在会议接近尾声的时候，会议行动条目比语言更有效。
#9：所有的事情完成后结束会议
不管是有没有议程的会议，通常都会拖很长时间。与会者迷失了方向或者会议组织者忘记自己身处何处了。此时没有什么要紧的事情可以做，但是会议结束之前大家又都不能离开。
幸运的是，你可以从先前所作的研究中用几句话来描述会议的目标。问问会议组织者他是否已经达成目标，如果没有则帮他一把，如果已经达成目标则应大发慈悲在每个人都发狂之间结束会议。
至少在这个时候，仁慈是管理的最好手段。
#10：提问
会议邀请了见多识广的、活跃的人到一个地方讨论已经设置好的话题。为什么不充分利用这个机会呢？如果对某个与会者有什么问题，在他到达之间将问题列出来。在“会议后”时间内，将问题抽出来寻求解答。
在“会议后”的会议时间内提出些不相关的问题意味着不需要打断会议的进程。
这10个小技巧可以帮助你参与而不只是参加会议。积极的参与可以减轻会议中出现的压力，而且会使你更好地控制下一步将要发生的事情。
责任编辑：张琎
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Amazon.com的一个调查发现：现在有很多书籍声称可以帮助人们管理会议。实际上其中绝大部分书籍只包括如何发起会议、如何设置会议议程和采用什么方法来吸引与会者的注意力。但是，我们有时候要参加一些自己不能控制的会议。当会议组织者出错的时候我们该怎么办呢？下面的一些技巧可以让你所参加的每一个会议都成为你人生中有效而有趣的经验。
#1：了解会议组织者召开会议的原因
现代会议议程的计划因为太多的e-mail而没有足够时间。当一个会议议程被实际执行时，它常常被与会者各种各样毫无计划的行为所打乱。
不要等待议程开始。在会议开始前，花点时间与会议组织者进行联系。用两三句话问问他想从会议上得到些什么。一旦你知道他需要的是什么，你就能帮他实现目标。
这样的话，可以未雨绸缪。
#2：弄清楚自己想从会议中得到什么
弄清楚会议组织者想要你并且允许你帮他做些什么；搞清楚自己可以从会议中得到些什么。所以，在会议之前，将自己这一次必须和一组人完成的事情都列举出来。
如果希望会议成功，则挑选出与会议组织者的目的一致的那件事情。否则你将因为破坏会议而损伤自己的声誉。
这就是公说公有理婆说婆有理。
#3：列出发言的内容
会议从来不会按时开始。有些人通常喜欢喝杯咖啡或者接一个电话什么的，这个时候正是你与朋友、家人、同事进行即时联络的好时机。
也可以利用这个时间来提高会议的效率。记下你想与别人分享的那件事情的5个相关细节。即使不列出所有提纲，但做记录可以帮助思考。
如果在会议上有些什么话要直接跟别人说，请不要在会后发消息。
#4：做好会议备忘录
开会散会，因为没有记录下会议的详细内容，因此那些很相似会议内容就变得模糊不清了。当下一个会议席卷而来时，又需要花费十来分钟的时间回忆上次会议的内容。
充分利用会议备忘录来打破这个怪圈。不需要记录下每个人所说的每一件事情，相反，将注意力集中到行动纲领，决策制定和关键信息或者讨论中所要解决的问题上来。这个备忘录是会议的精华，它记录了发生了什么，制定了什么决策。这些记录将在会议后指导所采取的措施。
作为记录者，必须对重要的事情加以判断。
#5：保持章程的秩序
所有的会议，不分大小，都将通过人的相互影响达到一个或多个目标。在理想状态下，这些相互作用会本能地组织自身。每个人都应尊重他人的时间。评论会以有组织的形式出现，行动纲领也会被制定出来并被通过，会议将进入下一个议程。
但是在现实生活中，则需要指导方针来保持会议的组织性。不一定要采取Robert秩序规则，但是需要清楚地知道会议进行的基本规则是什么。如果组织机构没有这些规则的话，则应制定一些规则。与他人分享并且遵循这些规则。
混乱一旦产生的话，应该不让它影响到另外的有成效的会议。
#6：边听边思考
会议上总是存在着让与会者感到失望的因素。这些会议提供一些与会者不感兴趣的信息或话题。在这些因素中，没有哪个与会者能利用这些信息。
但是这不是与会者做些其他比较有用的事情的借口。会议组织者显然要就此信息进行交流。可以利用此机会来训练边听边思考的技巧。与会者将得到训练并且会议组织者也会对与会人员之间的正面交流而感到满意。
这就是双赢，否则将会在此境况中封闭自己。
#7：保留事情
不应忘记：每一次会议都会有人离题。有时候这些离题与要讨论的话题相关，但是更多的时候，它与所讨论的问题的关系并不直接。在某些情况下，会议的时间都花在这些离题的话题上来了。
千万别做这种人。在你要插入一个新的观点或问题的时候请先思考这些问题：现在是合适的地方吗？如果会议是自由讨论则没有什么关系，如果不是，则需要思考这个观点或问题与会议所讨论的议题有直接的关系吗？将事情保留下来以待下次讨论。让它成为一个议题，这样你就不会忘记它。
每件事情总是与其他的事情有着千丝万缕的联系，但是并不意味着都可以将它们提上议程。
#8：索要会议行动条目
会议结束开始整理会议室了，该干什么呢？向会议的组织者索要会议从头到尾的行动条目。如果需要，则可以通过询问会议组织者是否关心你在会议中所注意到的条目来提示他。相应的，也可以提出一些自己认为很好的并且需要讨论的观点来提示他。
在会议接近尾声的时候，会议行动条目比语言更有效。
#9：所有的事情完成后结束会议
不管是有没有议程的会议，通常都会拖很长时间。与会者迷失了方向或者会议组织者忘记自己身处何处了。此时没有什么要紧的事情可以做，但是会议结束之前大家又都不能离开。
幸运的是，你可以从先前所作的研究中用几句话来描述会议的目标。问问会议组织者他是否已经达成目标，如果没有则帮他一把，如果已经达成目标则应大发慈悲在每个人都发狂之间结束会议。
至少在这个时候，仁慈是管理的最好手段。
#10：提问
会议邀请了见多识广的、活跃的人到一个地方讨论已经设置好的话题。为什么不充分利用这个机会呢？如果对某个与会者有什么问题，在他到达之间将问题列出来。在“会议后”时间内，将问题抽出来寻求解答。
在“会议后”的会议时间内提出些不相关的问题意味着不需要打断会议的进程。
这10个小技巧可以帮助你参与而不只是参加会议。积极的参与可以减轻会议中出现的压力，而且会使你更好地控制下一步将要发生的事情。
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