您是不是每天早上都会被提醒收件箱超出大小限制？ 召开电话会议时，如果您转发 7 MB 的演示稿，与会者是不是都会抱怨？ 虽然和 PC 能够轻松处理这类文件，但您的电子邮件和存储系统却会不堪重负。 下面给出一些提示和建议，说明如何删减 Word 和 PowerPoint 文件，实现共享这些文件时不会超过收件箱大小。
从一开始就控制文件大小
1. 关闭 PowerPoint 的快速保存功能，每次保存演示稿文件时从中去除超额的数据。 转到工具，单击选项，再单击保存选项卡，然后清除允许快速保存复选框。 之后，使用新名称再次保存演示稿。
2. 删除嵌入式字体和图片。 首先检查字体文件大小（某些新字体文件相当大），只嵌入需要的字体。 同样，不要将图片从其它程序复制并粘贴或者拖到您的演示稿中。 这样做会将图片链接到嵌入式对象，这类对象是无法压缩的。 而是应该单击插入，然后依次单击图片和来自文件。 如果要删除嵌入式对象，则应该： 在图片上再次单击右键，选择组合，然后单击取消组合。 立即在图片上再次单击右键，指向组合 ，然后单击取消组合。
3. 保证 PowerPoint 图片的大小不超过 1024 × 768 像素。 要在 PowerPoint 2002 及更高版本中压缩较大图片，请在图片上单击右键，然后选择设置对象格式。 单击图片选项卡，然后单击压缩、应用于，之后选择选中的图片或文档中的所有图片。 在更改分辨率下，根据演示稿的使用方式，单击 Web/屏幕或打印。 最后，在选项下，选择压缩图片和删除图片的剪裁部分复选框。
4. 每次进行追踪修改时，Word 文件的大小都会增加，即使您删除材料也是如此。 为减小文件大小并清楚地查看更改，在每一轮修订之间，单击接受更改工具栏按钮，然后选择接受文档中的所有更改。 之后，将该文档另存为新版本。
5. 附加的格式和样式会增加文件的大小。 为避免使用不需要的格式，请使用可靠模块，或使用空 Word 文件创建文档。 然后，仅为标题、正文和项目符号创建需要的样式。 如果需要使用其它文件工作，应当尽可能减少插入文本具有的格式。 另外，在格式、样式和格式下，在不需要的样式上单击右键并将其删除。
实现共享而不超出收件箱大小限制
6. 在使用 PowerPoint 的“审阅”功能时（在 PowerPoint 2002 中，位于文件、发送、邮件收件人（审阅）下），审阅并合并更改往往可以减小文件大小。 如果您是发件人，请打开演示稿并单击是以合并更改。 应用要保留的更改，然后在审阅工具栏上单击结束审阅 ，再保存演示稿。
7. 压缩文件以去除冗余数据。 装有 Windows® XP 和 Windows Vista® Business 的惠普个人计算机具有内置的压缩功能。 只需在要压缩的文件或文件夹上单击右键，然后从下拉菜单中选择发送到，再选择压缩 (zipped) 文件夹。
8. 消除发送较大附件的需要。 改为链接到集中存储在服务器上的文件或文件夹。 了解有关优势的详细信息。
通过按上述提示进行操作，您面临的收件箱问题将迎刃而解。 您的努力同样会受到客户和同事的赞赏。
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