文档管理的必要性及企业文档管理软件的选择

企业需要文档管理吗？

 

答案是：无论企业规模的大小，文档数据对于企业经营的重要性不言而喻。随着企业的发展，企业日积月累地产生了大量高价值的文档，这些无形资产是企业的宝贵财富。小到个体户，大到跨国集团、组织，要有效地运转、创造利润都离不开这些文档资源的利用。

 

下面就针对文档管理必须具备的几大要素来讨论一下缺乏文档管理及 将给企业带来的麻烦，甚至威胁与风险，充分说明企业实施企业文档管理的必要性。

 

 

文档存储

如果企业的绝大大部分文档都是分散于各个员工的电脑里，那么文档丢失的风险是相当大的。由于企业员工笔记本的丢失，机器损坏，以及员工离职，交接遗漏等，都有可能造成企业重要文档的永久丢失。因为文档的分散，对于企业员工获取文档、信息，也带来诸多的不便，有些文档可能不知道该问谁要，或者某人出差、请假等，都将使得没法快速便捷地获取文档，影响工作效率，对工作带来不便设置阻碍。因此，建立企业的中央文档数据中心是相当有必要的。

 

文档版本管理

在工作中，一份文档起草后，随着业务的发展需要，往往会一次次更新，这样就产生了同一文档的多个版本。如果没有很好的文档版本管理，将带来什么样的后果？员工甲更新了该文档，并发送給客户了，而员工乙却并不知道文档已经被更新了，仍然用老版本的文档。某份公司公共文档，很多员工都在使用，当更新之后，得一个个人发送通知，或者邮件群发，但有的员工及时替换了自己本机的老文档，有的员工却同时保存了两份文档，一旦需要使用的时候，就容易混淆。所以，因此需要一个很好的文档版本管理机制，清晰的记录文档的版本升级，而用户也可以此为参照，自己是否使用的是最新版本。

 

文档安全性

关于文档的安全性是多方面的。除了上面提到的一些文档丢失的情况，还有可能由于员工的恶意删除、误删除造成的文档丢失。文档的权限管理是保障文档安全的一个重要手段，如何给不同的人分配不同的权限也是文档管理工作的一个重要环节。比如：不同部门的人是否能够随意的查看、修改甚至删除对方部门的文档？不同职位的人（如：部门经理和部门普通成员）是否对文档有同样的操作权限？上下级部门间对文档操作权限的关系如何？文档的越权操作往往也是对文档安全性的一个潜在威胁，既影响工作，又有可能造成企业机密文档的泄漏。要有效地保障企业文档的安全就必须有一套完善的文档管理方案来合理地分配文档权限，并规范企业员工的文档使用流程。

 

协同工作

一个文档在很多情况下都是多人同时使用，甚至编写、更新，比如一些项目文档。随着文档的一次次更新，你发给我，我发给你就变的相当频繁。这些过程如果没有一个好的文档管理办法，就容易在很多环节上出错，又因为没有文档的操作记录，最后导致错误的责任互相推诿。这样就不但影响了团队合作的效率，设置会给团队工作带来极大的障碍。因此，行之有效的文档管理解决方案也应充分考虑如何促进协同工作，提升工作效率。

 

分发共享机制

企业公共信息的发布，公共文档资料的共享如何便捷地实现？部分文档由于权限的不同，部门的不同又如何实现跨部门的共享？共享后，文档的权限又如何再分配？如何做好文档的共享工作，也是企业文档管理的一个工作重点。

 

 

选择文档管理软件，还有一个不容忽视的方面，那就是软件的服务如何？技术支持水平如何？考验一个软件企业的技术水平不能只看其产品质量，更应该看其解决问题的能力。产品的更新速度也是反映技术水平的一个重要方面，一个停滞不前的产品，是不值得选用的，任何产品都不可能达到完美，随着时代的发展，技术的革新，软件产品也应该随着发展。关于这一点，购买自主开发的产品就比购买一些单纯代理的产品有更大的优势，而且更能很好的 应用！