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分类: IT职场

2011-04-10 13:06:14

在飞机上,看到英文报纸上一篇对渣打银行邮件门的感想。作者曾经在外国投行工作过。她极其不能理解中国的白领怎么这么喜欢抄送邮件给不相干的人而且乐于回复或者转发这种毫无必要的邮件呢?如果渣打门的三位主角中有任何一位知道适可而止,事情也不会显得现在这样的荒唐和可笑。

 在会计师事务所这个行业,曾经发生过这样一件事情:一个高级会计师在为一个美国上市公司做年度审计的期间,给客户的财务主管发了一封邮件说很喜欢客户这个公司,问有没有加入的可能。这个客户思前想后,当天把邮件转给自己的老板和事务所审计合伙人探讨审计师独立性原则是否已经受到损害。后来整个审计团队立即大换血,事务所免费而且加班加点地为客户进行重新审计,那个高级会计师邮箱中的所有邮件被封冻,接受检查。那个会计师也很快提出了辞职。后来,那个客户的财务主管对我的一个同事说,如果这个高级会计师只是口头上和他聊聊,哪怕是通过电话询问职位,而不是将这封邮件发到他的公司信箱上,令他为难,他也不会在上市公司的审计师的独立性问题上大动干戈。他还说,其实他还真私下希望这个高级会计师能加入他们公司。所以,我们在发邮件之前真是要三思而后行,有时它不但会害了自己,也会令别人难做,然后彼此伤害。

现在这个网络时代,信息的传播极其可怕。别说是一封铁板钉钉的邮件,哪怕是不小心的一句话,都可能被恶性传播,甚至为我们招来飞天横祸。我记得刚回中国的时候,有一位年轻的同事向我诉苦工作负担太重,但是又不敢拒绝老板派活。我与她分享了我个人的经历和感受,我基本的主张就是尽可能地追求效率和质量,工作努力的同时,也要注重平衡等等。没想到两三天后,我和几个经理一块儿吃饭,他们开玩笑说现在下面的人传得沸沸扬扬,说我鼓励大家少接活。对此,我自知百口难辩,只能一笑了之。我相信那个下属没有恶意,他只是不懂得如何保护自己的老板。

根据我个人的工作经历,我总结出了几点基本的邮件处理潜规则:

一、   不可随便转发老板给你的非直接工作指示的邮件。有些时候的语言,只适合老板和你的级别之间的交流。一旦继续转发,可能会被错误地使用。

二、   不要利用邮件在同事之间,甚至对老板,交流对其他同事的看法。有时,这些邮件会被善意或者恶意地传播,甚至贴在网上。如需要,尽量安排面谈。

三、   如果隔一级的老板发给你邮件,回复时,切勿抄送给你直接的老板,除非你隔一级的老板有如此指示。

四、   未经许可,不要将相同级别的老板的邮件相互之间转发。

五、   不要将私人的邮件,尤其带感情色彩的邮件,发到公司的邮箱。

六、   回复转发邮件摁“发送”键之前一定看清楚收件人和抄送人。

七、   必要的时候,设定邮件为禁止打印转发等。

总而言之,我们应当小心处理我们的公司邮件,尽量做到公私分明。在你添加收件抄送人或者转发的时候,想一想是否存在着无意中伤或者被恶意传播的可能性。很多时候,我们无心做的一些事情恰恰就是我们失去朋友或者同事信任的主要原因。

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