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2010-04-20 14:01:12

4. 功能介绍

  Openbravo ERP的功能包括基本功能和扩展功能,基本功能是系统默认安装后具有的功能,而扩展功能是事后加装进去的,有的扩展功能还需要额外付费。这里主要介绍基本功能:基本数据管理(Master Data Management)、采购管理、库存管理、产品管理、物料需求计划(MRP)、销售管理、项目和服务管理以及财务管理。

4.1.应用字典(Application Dictionary)
AD是用来配置、修改全局参数从而使得Openbravo ERP适合于企业的业务需要,主要的菜单有:
   操作路径:应用字典 || Module。创建和注册一个新的扩展模块;
   操作路径:应用字典 || 表格。编辑表格和表中的列。在这个窗口中创建表和列之前必须先在数据库中创建相应的表格;
   操作路径:应用字典 || 窗口、标签页和字段。根据你的业务类型创建和编辑相应的窗口(windows)、标签页(tab)和字段(field),以满足个性化的业务需要。
   操作路径:应用字典 || 首选项。编辑标准的数据类型,比如字符串、整数、列表以及客户自己定义的数据类型。
   操作路径:应用字典 || 报表和过程。定义和编辑报表和过程,这里的过程就是一系列有序的动作集合。
   操作路径:应用字典 || 表单。创建和编辑程序中用到的表单。
   操作路径:应用字典 || 消息。创建和编辑程序初始化信息和错误提示信息。

4.2.通用设置(General Setup)
  通用设置模块用来做基本设置,如语言、货币、菜单、工作流、警告、实体、角色、用户、组织机构、银行和导入数据。
   操作路径:通用设置 || 应用 || 模块管理。在这里完成安装、更新和卸载扩展模块的操作;
   操作路径:通用设置 || 应用 || 货币。定义货币和汇率。
   操作路径:通用设置 || 应用 || 语言。在这里定义和维护程序要用到的多国语言集合,不是定义当前实例要用到的语言。
   操作路径:通用设置 || 应用 || 语种导入导出。导入导出语言环境。
   操作路径:通用设置 || 应用 || 国家、区域和城市。定义程序要用到的国家和国家中的区域、城市。
   操作路径:通用设置 || 应用 || 菜单。根据您的业务需求编辑程序菜单结构树。
   操作路径:通用设置 || 应用 || 工作流。定义工作流,工作流是用来引导用户完成一个特定任务的步骤。
   操作路径:通用设置 || 应用 || 警报。创建和编辑警报,用于提醒接受者一些关键的或者重要的事件。
   操作路径:通用设置 || 应用 || 心跳和注册。在你初始登陆系统时会引导你设置心跳,此后你也可以随时在这里设置。
   操作路径:通用设置 || 实体 || ……。在这里创建、删除、拷贝、导入和导出实体,在创建一个实体的同时自动创建顶层部门Org *(或称Org 0),只有顶层部门才是Organization类型,这个类型不是一个合法实体,因此没有合法的交易菜单。
   操作路径:通用设置 || 安全 || ……。在这里创建、删除用户和角色,管理角色权限等操作。
   操作路径:通用设置 || 组织结构 || ……。创建组织结构和管理你企业的组织结构。
   操作路径:通用设置 || 进程调度 || ……。调度和监控系统进程(后台任务)。

4.3. 主数据管理(Master Data Management)
  一个公司包含若干部门,每一个部门拥有各自的财务体系和库存等。但企业领导人,比如CEO,也许只对全部部门的汇总数据感兴趣,因此在ERP里存在一个单一的管理架构是必要的,通过这单一管理架构就可以很方便地获得汇总信息。
  在业务伙伴管理窗口上,输入框被组织成树形结构(见下图),这样您可以很方便的输入数据。

主数据管理模块用来定义和编辑于与业务伙伴、价格和产品相关的信息以及产品数据导入。
   操作路径:主数据管理|| 业务伙伴。创建和编辑业务伙伴的信息、模板和银行账号。
   操作路径:主数据管理|| 产品。创建产品和管理产品成本、采购和定价等。产品是Openbravo ERP中管理的三大关键数据之一,这里定义的产品可以购买、销售、生产和储存。
   操作路径:主数据管理|| 产品设置 || ……。在这里可以设置产品批号、序列号、属性、类型等。
   操作路径:主数据管理|| 定价 || ……。
   操作路径:主数据管理|| 导入数据 || ……。从这里可以导入产品数据、订单数据、业务伙伴数据等等。

4.4. 采购管理(Procurement Management)

采购模块与库存、财务和项目管理模块紧密相关,具体的流程见下图:

  从图上可以看出,采购流程是由“录入申请单”而不是采购订单驱动的,这样做有一个权责清晰的好处:用户提出采购申请单,由采购专业人员审核,审核通过后转化为采购订单,然后选择最好的供应商。由申请单转化为采购订单的方式可以是手工操作,也可以是基于预设的规则自动转化。
采购订单就是一份文档:指明产品或者服务,供应商,价格,协议条款和条件等,采购订单可以手工输入,或者通拷贝现存订单并修改,还有一种自动方法,那就是从物料需求计划产生的采购计划转换为采购订单。
 
  采购管理是计划下达、采购单生成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算的采购活动的全过程,对采购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪、监督,实现对企业采购活动执行过程的科学管理。
   操作路径:采购管理 || 交易 || 请购管理。是对企业的采购计划进行制定和管理,为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。采购计划包括定期采购计划(如周、月度、季度、年度)、非定期采购任务计划(如系统根据销售和生产需求产生的)。通过对多对象多元素的采购计划的编制、分解,将企业的采购需求变为直接的采购任务,系统支持企业以销定购、以销定产、以产定购的多种采购应用模式,支持多种设置灵活的采购单生成流程,采购申请单是分公司根据业务需要,要求总公司进货的单据。采购申请也是采购订单的形成前提。
   操作路径:采购管理 || 交易 || 请购单转为采购订单。在这个窗口,请购单可以转换为采购订单。
   操作路径:采购管理 || 交易 || 采购订单。以采购单为源头,对从供应商确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪,实现全过程管理。通过流程配置,可进行多种采购流程选择,如订单直接入库,或经过到货质检环节后检验入库等,在整个过程中,可以实现对采购存货的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等的监控和管理。采购订单可以直接通过电子商务系统发向对应的供应商,进行在线采购。
   操作路径:采购管理 || 交易 || 物料收货。当您预先订购的货品或是无订单现行采购的货品到达您的公司以后,您需要验货入库并开具一张采购收货单据,以记录您收到的货品单价、数量、购自哪个供应商等情况。本模块正是为您提供这一服务来确认实际收货情况的
   操作路径:采购管理 || 交易 || 采购发票。是供应链采购管理中一个很重要的问题,它在实现准时化采购中有很重要的作用。在ERP供应商档案管理模块中一般有供应商信息登记、审核、查询、变更、等一些最基本的功能。(在供应商与制造商关系中,存在两种典型的关系模式:传统的竞争关系和合作性关系,或者叫双赢关系(Win-Win)。两种关系模式的采购特征有所不同)。
   操作路径:采购管理 || 分析工具。 这里有各种采购报表。

4.5. 库存管理(Warehouse Management)

  主要用来处理有关存货采购入库、销售出库以及其他存货出入库等业务,是协助仓库保管员正确及时地记载存货进、出、存动态的主要系统,也是企业物资存储环节的重要系统,通过系统提供的盘点、调拨等业务,企业可以严格贯彻存货清点制度,保证账账、账实相符。仓库管理主要模块包括:其主要功能是记录入库、出库、盘点等库存详细信息, 帮助用户清楚地统一管理库存的每一次出库入库及盘点情况,提高库存管理效率。
   操作路径:库存管理 || 交易 || 库存盘点。
   操作路径:库存管理 || 交易 || 库存调拨。是在多仓库的环境下,从一个仓库转移库存物料至另一个仓库的过程;调拨的结果是一个仓库的库存减少了,另一个仓库的库存增加了。对于存在多个仓库或分支机构的企业来说,将货品在不同仓库之间进行划拨,是一种较为常见的业务。当发生这类业务时,使用此模块来记录与调拨业务相关的各项数据:调入、调出仓库名称,调拨货品的编号、名称、规格和数量,以及用于财务结算的调拨价格。在经财务结算后,形成[调拨单],分别作为调入、调出仓库的入库、出库依据。
   操作路径:库存管理 || 交易 || 产品料表。
   操作路径:库存管理 || 交易 || 接受货物。已接收货物这个菜单,就类似于出库管理,主要是针对销售商品时,货品出库时,由仓库管理人员开具的记录货品信息和货位信息的单据,它是登记商品收发存账、库存商品账等账册的依据。 记录着货物的名称、数量、批号等相关的数据。
   操作路径:库存管理 || 交易 || 货物交易。查看所有的货物流动交易。
   操作路径:库存管理 || 设置 || 仓储货柜。定义仓储货柜
   操作路径:库存管理 || 交易 || 仓储类型。为更好组织您的库房,定义仓储类型。
   操作路径:库存管理 || 交易 || 运输公司。定义运输公司和运输价格。
   操作路径:库存管理 || 交易 || 运费类别。定义船运公司需要用到的货运类别。
   操作路径:库存管理 || 分析报表 || ……。产生各种报表。

4.6. 生产管理(Production Management)
“生产管理”模块用来创建和编辑您的生产流程、生产控制和分析相关的数据
   操作路径:生产管理 || 交易 || 生产计划。制定产品的生产步骤和流程。
   操作路径:生产管理 || 交易 || 工作要求单。
   操作路径:生产管理 || 交易 || 质量控制报告。在预设的生产流程检查点上创建质检措施和报告,目的是保证每一道工序输出品的质量。
   操作路径:生产管理 || 设置 || ……。对生产管理进行各种设置。
   操作路径:生产管理 || 分析工具 || ……。各种报表。

4.7. 物料需求计划(Materials Requirement Planning)
  MRP是生产和采购用于加工生产流程的产品所需物料的计划,物料需求计划展示的所需要物料的数量,以及何时生产部门将加工或者使用这些物料,采购和生产活动控制部分使用物料需求计划决定采购或者自己制造某些特殊元件。
  物料需求计划的细节度较高,该计划确定何时需要元件和配件来生产每一个终端产品.计划的时间跨度至少与采购和制造的总周期一样长,与主生产排程一样,物料需求的时间跨度通常为3~18个月。
  在物料需求计划(MRP)模块下包含有两个子菜单,分别为:交易和设置。在交易菜单下的一级目录有:生产计划、采购计划、销售预测。在设置菜单下的一级目录有:规划方法和规划者。
   操作路径:物料需求计划 || 交易 || 制造计划。

4.8. 销售管理(Sales Management)
  销售系统主要用来处理与企业的销售活动相关的业务,系统提供了从销售计划、销售订单、销售发货、货品出库到销售退货等完整的销售管理功能。从业务类型的角度来讲,可以处理诸如赊销、现销、分期收款销售、委托销售等类型的销售业务。 
  通过销售系统与其他系统的结合使用,您还可以动态掌握每一客户的发货、结算及拖欠款情况,从而帮助企业及时调整生产计划、销售计划、发货计划,加快资 金的回笼,此外,还可以跟踪销售业务员发货、销售及回款情况,从而全面考核业务员的销售业绩,销售指标完成情况,协助企业制定销售考核目标,扩大销售成 果。
  介绍下在销售管理模块中,分别有三个菜单分别为: 交易、报表、销售和营销规则。交易菜单下有:简单销售订单、销售订单、从订单更新价目表、物料发货(客户)、产生物料出货(手工)、生成物料出货、发票(客户)、生成发票(手工)、生产发票、佣金运行,更改订单组织机构。
  报表菜单下有:销售二维报告、发货多维报表、折扣发票报告、销售退回多维报表、销售订单报告、已开发票的销售订单报表、订单等待发票报告、已交付的销售订单报表、运输商报表、发票明细、客户发票报告、客户发票多维报表、销售报告的合作伙伴和产品。
销售和营销规则:销售设置、销售区域、佣金、销售渠道、营销活动、邮件模板、对外销售点。
   操作路径:销售管理 || 交易 || 销售订单。是企业与客户之间签订的一种销售协议,销售订单实现企业与客户之间的沟通,实现客户对企业待售货物的一种请求,同时也是企业对客户的一种销售承诺;是销售管理系统实质性功能的第一步,它上接销售合同,并向下传递至销售发货。通过订单信息的维护与管理,实现企业对销售的计划性控制,使企业的销售活动、生产活动、采购活动处于有序、流畅、高效的状态 。 销售订单功能:接收对方订单、发送订单确认信息、生成销售发货单及发票。销售订单控制:价格控制、可用量控制、客户信用控制、业务员信用控制、部门信用控制
   操作路径:销售管理 || 交易 || 货物配送。货物配送这个模块就相当于销售发货、在接到订单后,根据订单的上的信息而进行发货,销售发货模块为您提供了非常详细销售发货记录界面以备使用。
   操作路径:销售管理 || 交易 || 销售发票。此菜单记录着每一次销售发货、退货、等每一笔的交易。

4.9. 项目管理(Project & Service Management)
  “项目&服务管理”模块用来创建和编辑服务、项目以及有关报表。项目管理是基于被接受的管理原则的一套技术方法,这些技术或方法用于计划、评估、控制工作活动,以按时、按预算、依据规范达到理想的最终效果。 在项目管理模块下包含有三个子菜单分别为:交易、报表、和生产规则。在交易菜单下的一级目录有:多项项目、工程预算、费用报表、待开票费用、按费用生成销售订单、员工开支、建立应付费用发票;在报表菜单下的一级目录有:计划获利率、在建项目表、项目建议报表、费用报表、在安装菜单下的一级目录有:项目设置使用、项目类型。
   操作路径:项目&服务管理 || 交易 || 服务项目。服务项目是对工程项目在未来一定时期内的收入和支出情况所做的计划。它可以一通过货币形式来对工程项目的投入进行评价并反映工程的经济效果。它是加强企业管理、实行经济核算、考核工程成本、编制施工计划的依据;也是工程招投标报价和确定工程造价的主要依据。
   操作路径:项目&服务管理 || 交易 || 费用报表。费用报表是在项目管理模块中,因企项的项目所支出费用而产生的报表,已方便进行财务管理。

4.10. 财务管理(Financial Management)
  在Openbravo ERP中会计原始数据是由其他功能菜单产生的,例如:采购订单、销售开具发票、结算和现金日记账等,在OB中存在很多这样的功能菜单,操作时就会在总分类帐表中新增一条记录。当然从技术的角度看,其实新增的记录首先登记在表Fact_Acct中,然后所有其他的会计信息诸如平衡表、总分类帐报表等都从该表产生,如下图所示:
  
  例如:收到一张采购发票,总价$5000,附加税20%,那么在系统中输入该发票后在表Facct_acct中新增的会计分录是:

会计科目

科目名称

116

应收税款

1,000.00

 

122

产品资产

5,000.00

 

211

应付帐

 

6,000.00


与财务管理相关的术语:
1)、提交表单(Posting Documents):在OB中有两种方法产生会计分录,一是手工操作功能菜单式产生,二是安排后台任务自动批量产生。
2)、会计年度(Fiscal Calendar):企业的会计账目按年度划分,一个会计年度包含若干账期(通常用月份表示),另外,每一个账期都对应一些在该账期内可以递交的表单类型。每一个账期的每一个表单类型总是处于下面四种状态之一:
   打开(Open):在该账期内可以提交;
   关闭(Closed):在该长期内不允许提交,但是在将来的账期内可以提交;
   从未打开过(Never Opened):一个账期内的初始状态。在转变成“打开”状态前不允许提交;
   永久关闭(Permanently Closed):再也不允许提交了。比如会计年度已经关闭并且会计账目已经结转到新的会计年度。
3)、缺省科目(Default Accounts):每个国家都有一套不同的会计系统和会计法则,会计就是由会计科目组成的树形结构——会计科目表,在OB中,会计科目表保存在csv格式的文件中,科目表中标注了“缺省科目”的科目是针对于具体的表单操作的,如下图:
 


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