土地规划管理局业务跟踪监控系统案例

　  青岛市土地规划管理局是青岛市政府的职能机构，负责全市土地和城市规划的统一管理工作，具体实施包括建设项目选址意见书、建设用地规 划许可证、建设用地批准书、建设工程规划许可证、土地使用证(简称两书三证)的受理、审批、签发业务。1996年，青岛市规划局与上海集高电子科技有限公司合作开发的《业务审批监控系统》，在国内率先实现了规划管理、土地管理业务审批流程自动化和业务处理信息化，有效提高青岛市 土地和城市规划管理的整体水平，为青岛市城市建设的健康发展提供保驾护航，也为国内的规划管理和土地管理工作开创了一种新的管理模式。为此，1997年，青岛市土地管理局、青岛市规划局被建设部授予“全国新技术应用先进单位”称号; 1998年《业务审批监控系统》获《山东省土地管理局科技进步二等奖》。

　　应用需求

　　青岛市是我国东部重要的经济中心城市、沿海开放城市和计划单列城市，也是国家历史文化 名城和风景旅游胜地。九十年代以来，随着城市功能的调整和城市建设的迅速发展，在青岛市辖区范围内，土地权属、用地性质和城市布局发生的重大变化，新建、改建、迁建的工程项目不断增加，受理、审批、签发“两书三证”的业务工作量逐年上升，已成为青岛市土地规划管理局办 公业务的主要内容。然而，有关建设工程项目和用地的审批工作是一项专业性强、法规严密、既有时间限制、又有权限规定、纵横联系复杂的群体性工作。随着“两书三证”申报数目的不断增 加，青岛市土地规划管理局相关处室的业务工作量也迅速增加，部门之间、经办人与领导之间的协作更加频繁。在整个建设项目“两书三证”的传统审批过程中，不仅要查询有关地块的规划信 息和控制数据，同时要了解用地现状，翻阅有关法规，完成项目审批工作后，在将该项目的“两书三证”进行归档时，还需要进行图文注记。由于整个建设项目的审批手续纵横交错，相关资料 需要传递的环节繁多，致使项目审批过程不易控制，文档难以进行有序管理，项目跟踪更是困难重重。这种手工操作的项目审批方式已难以适应城市建设迅速发展的步伐。为了能够规范业务审 批流程，提高土地规划管理部门的工作效率，加强政府部门的廉政建设，建设部要求全行业推行“社会服务承诺制”，进一步深化土地规划管理运行机制的改革。青岛市土地规划管理局领导充分 认识到，实施“社会服务承诺制”，必须引进先进的信息技术，利用工作流程自动化为响应上级管理部门的要求，提高青岛市土地规划的管理水平，早在1996年，青岛市土地规划管理局便决定采用 先进的信息技术构建高效率的办公自动化系统，充分应用工作流技术，全面优化城市建设项目审批的业务流程，通过工作流程监控、强化项目审批的管理，实现建设项目“两书三证”报批手续 的规范化、电子化、科学化，并在此基础上，全面实现整个青岛市土地规划管理局的办公自动化。

　　技术选型

　　青岛市土地规划管理局深入分析了办公自动化系统的应用功能需求，调查了解了国内一些公 文管理系统的开发和应用情况。并对系统的安全性、扩展性和系统管理可维护性、数据的自动流转、业务流程的监控、跟踪、统计等方面进行了通盘考虑，最终确定以近年来计算机技术界推崇 并广泛应用的群件系统Lotus Domino/Notes作为系统的开发平台，并采用集高科技的拳头产品-可视化工作流程管理软件JetFlo For Notes来实现以上功能。

　　Lotus Domino/Notes是世界主流的企业级通讯、协同计算和Internet/Intranet平台，具有完善 的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制，尤其适合于处理各种非结构化与半结构化的文档数据、建立工作流应用、建立各类基于Web的应用。其完善的安全机制和高效率的工作 流能够为青岛市土地规划管理局的业务处理提供可靠的安全性和强大的协同工作功能。

　　JetFlo For Notes是集高科技公司在Lotus Domino/Notes平台上长时期开发各类关键性业务办公自动化应用而演化出来的经验成果。JetFlo 提供一个图形化的工作流生成器，运用拖拉(Drag&Drop)手段，让用户定义其工作流程，在Lotus Notes平台上把文档按照所定义的规则进行流转，无需编程，使Notes在实现工作流程的机 制和环境获得大幅度的延伸;它提供有关详尽的跟踪、监控及统计资料，帮助用户有效地检查工作上的瓶颈，从而作出适当的调整，为Lotus Domino/Notes平台建立完整工作管理模型提供进一步增值。

　　系统总体结构

　　业务办公自动化系统是整个信息系统的核心，将它与以GIS技术为基础的规划管理信息系统和土地管理信息系统整合成一体，能够实现图文一体化管理。

　　业务办公自动化系统采用流程设计思路，在每个客户端都包括个人事务及公共事务两部分，个人事务用于处理每个参与者需要处理的业务，公共事务用于浏览共享信息、流程监控、工作量统 计等功能。终端用户在日常操作中，不需要切换任何屏幕，在“个人工作台”中便可以逐项执行所有任务。在工作流程每个环节的个人工作台中，都设有收件箱、在办箱、发件箱，分别存放待办、在办 和办结的工作事项，帮助工作人员有条不紊完成自己的工作，确认已完成的工作是否已安全地移交给下一个执行者续办。业务办公自动化系统除了覆盖:收文管理、发文管理、内部签报、会议申请、用车申请、用款申请等基本流程应用，还提供 了大量的公共信息和个人信息模块。尤其是借助JetFlo与其他应用软件的接口能力，在发文管理中结合MS Word和影像软件，系统实现了电子盖章的功能，能够根据Notes数据库的内容将信息自动 填写到发文文档中，实现一体化无纸办公。系统还进一步建立对外服务系统，允许申请单位通过电话便捷地查询项目办理手续，对外服务系统与业务办公自动化系统相连，因此，项目申报单位只需 在电话号盘上输入申请号，即可得知项目办理情况的语音应答。

　　青岛市土地规划管理局业务跟踪监控系统能够便捷地提供社会服务承诺期限的自动示警，按规 定将承诺期限分解到个人，并分别以绿、黄、红三色表示正常、接近期限及超时，对于超时项目，自动发出催办通知。系统在具有权限的用户处设有延时申请及项目暂停处理的功能和不按原流程传递的特送功能，以便能够妥善处理建设项目审批过程中一些突如其来的紧件。

　

　　系统应用效益

　　青岛市土地规划管理局业务跟踪监控系统所 提供的对业务过程的监控、跟踪和统计等过程管理功能，为青岛市土地规划管理局的政务公开和社会服务承诺提供了切实可行的实施手段和高效率的办公环境，达到了“投资省、见效快、影响大”的预期目标，促使青岛市的规划管理和土地管理工作迈上新台阶。具体表现在:

　　系统自97年元旦投产以来，截至99年7月19日的统计，共受理件5393，办结件4935，办结率达91.5%。对规划、土地项目的审批和土地权属、利用、出让情况进行查询和监 测，为实施统一规划和土地管理动态监测打下了坚实的基础。

　　业务流程明确，职责分明，业务文档的传递和签收都在计算机网络上进行，使审批过程更加规范化，提高办案质量。同时有效地减轻了工作强度，提高了工作效率，达到了信息共享。

　　领导同志可以随时掌握全局各项业务的动态和进程，能够迅速查询某个文档所在的处室 和个人办理情况，真正做到了业务审批办公的全程跟踪监控。

　　系统提供了大量的数据统计功能，包括处理每一项任务所耗费的时间、每个岗位和经办人的工作效率、提高率、超时率和每个处室完成的工作量等，为量化目标管理的考核、 工作瓶颈分析、优化办公模式等提供了科学的依据。

　　在日常规划管理和土地管理工作中，能够更快速、灵活、准确、直观地为规划管理和土地管理部门、建设单位、用地单位、决策机构和社会各界提供所需的各种信息。