电子发现弱点剖析

　  如果法务人员和IT人员共同协作，并为公司选取合适的数据保留政策和电子发现技术，那么公司将可以大幅度减少电子发现成本。

　　从许多法庭案例中，我们可以看到很多关于电子发现的教训，这些公司由于未能在法律诉讼过程中提交足够的文档而或多或少地受到了惩罚。让我们在这里看看Legaretta和AstraZenaca这两家公司对簿公堂的例子。当被告AstraZeneca提交文档并让对方律师审查的时候，它没有提交涉及数百万份文档的可搜索元数据。事实上，它提交一些TIFF文件，每份文件长达数万页，其中一些文档太大，以至于只有高端的工作站才能打开它们，而且，最让人惊奇的是，在从1千万份文档所产生的400万页资料中，竟然没有任何分页。

　　虽然法官对被告糟糕的文档提交颇有微辞，但是法庭最终还是驳回了这桩诉讼，许多其他的诉讼人就没有这么幸运了。

　　文档制作看起来就是电子发现所忽视的一个糟糕的流程。电子发现的每个前期步骤，比如数据搜集和分析都会直接影响到公司本身。但是一旦公司将电子发现所产生的庞大的文档提交出去，那么就不关公司的事情了--这是对方律师所需要考虑的问题。(他们想要这些资料，而我们给他们了，就这样)。实际上，法务人员经常利用这种庞大而笨拙的文档来作为他们的策略之一。不过，法庭不会再认可这种做法了，而糟糕的文档制作所带来的风险将增加。

　　电子文档要求加剧了文档制作的复杂性。对方律师和法庭要求公司提交原始格式的文档、可搜索的元数据，而且文件大小也要适中。同时，被告还必须注意到其他各方--这些人的目光可不都是友好的--也可能会查看敏感文档。打印出来的文档需要人工整理，并进行扫描以重新制作成电子格式，但是一些非打印的纸质原始文档则会给这个过程带来沉重的负担。

　　而且，安全性问题也是必须考虑的重点。如果制作出来的是数千张纸质文档，那么审查工作将非常繁琐，除了对方的审查团队以外，不会有几个人去看这些文档。但是，如果文档结果是电子格式的，而且拥有可搜索的元数据，那么对方审查人员--包括对方律师，诉讼专家，第三方外包人员--就能够更加容易的查看这些文档。这些人的眼光可并不友好，而且如果没有文档保护，许多人很可能会看到高度敏感的信息。

　　当然，法务人员会考虑审查人员与文档的相关性，以及法务人员/委托人在文档审查上的权限，以便保护这些被披露出来的信息。这当然是一种好的策略。但是，鉴于这些需要经过对方律师审查的文档具有一定的规模性和敏感性，因此这种策略还不够。电子发现工具在这方面的表现很无力。虽然许多工具都可以制作产生文档，提供原始格式的文件，让文件大小保持适中，但是电子发现以外的其他工具还可以包含安全性方面的功能。例如，一个文档制作工具可以根据用户权限允许或拒绝用户的文档访问，这些工具还可以阻止那些试图对法院允许以外的文档进行截图、复制或打印的行为。但是，电子发现工具则只会提供相关的敏感数据以供查阅。

　　在Taneja集团看来，发展中的电子发现技术是对如今复杂的诉讼进行管理的关键工具。虽然法律专家始终都是电子发现流程中的重要人员，但是良好的数据保留策略和先进的新技术让电子发现可以应付如今庞大的数据量。事实上，法务人员和IT人员需要彼此协助，而电子发现技术必须：1)对所有包含潜在相关信息的数据来源予以定位;2)使用可审计的分类工具;3)应用安全的诉讼保留策略;4)分析并提交搜索结果集;5)制作出可供相关人员查看的最终结果。

　　人工的搜索发现流程的平均成本可以达到每GB数据2000美元，总成本可以很轻易地达到数十万美元。但是，如果法务人员和IT人员共同协作，采取良好的数据保留策略、电子发现技术和法律实践，那么公司可以很大程度上削减这部分成本。这种潜在的成本节约所带来的效应是巨大的，甚至在目前这种艰难的经济形势下还可以为公司提高投资回报率。

　　许多公司过去只需要处理少量的数据，因此只要增加数据处理方面的人手就可以解决问题了。但是，如今许多公司的数据量已经膨胀到TB级或PB级，因此这种简单的处理方式已经无法适用于当前的情况。传统的发现方式已经发生了很大的改变，而电子发现已经成为法律事务中必不可少的工具。人工的电子发现流程在未来将很难适应新的情况。只有承认现实并积极改变才能成功，反之将失败。