现在，越来越多的企业和组织开始将微软的SharePoint当作主要的协作和内容与档案管理平台来使用。
NGenious Solutions公司总裁Nilesh Mehta以及公司SharePoint高级架构师表示，那是因为SharePoint是到目前为止市面上用户界面最友好的协作端口/平台。
虽然竞争对手们也许会对此提出疑问，但是不可否认的是，SharePoint确实越来越流行。 随着SharePoint应用的推广，用户们创建的数据量也与日俱增，SharePoint所具有的存储和恢复功能对于大部分企业用户来说非常重要。虽然微软已经在SharePoint中捆绑或者添加了几款便利的工具来备份和检索SharePoint数据，但是存储专家们表示，如果真的想保护、保存和迅速恢复数据的话，只有这些工具是不够的。
数据库结构引发的存储问题
与Microsoft Office软件不同的是，SharePoint的用户可以创建一些支持具体业务需求的站点，比如创建文件、幻灯片和表格等，这样就可以有效地组织和分类数据，以便于搜索和检索。这是因为，在使用SharePoint时，数据都被集中在一个SQL Server中，虽然SQL Server有其优点，但是也有一些缺点，尤其是在存储和检索数据时更加明显。
Enterprise Strategy Group的分析师Lauren Whitehouse表示：“过去，如果你有很多Office文件，你可能需要把它们保存在电脑上或者网络共享空间里面。如果把那些文件保存在网络共享空间，它们就可以被备份和归档。”
她说，如果你把那些文件保存在电脑上，它们可能就不能被备份和归档了。
她解释说：“但是现在，你突然之间把所有的数据都集中到一个数据库中，而且这个数据库并不只是一个象文件夹那样的东西，它是一个SQL数据库。 因此，我现在要把所有保存在电脑上的数据都提取出来，然后把它们全部转移到网络上的数据库中，就象把其他内容放到网络共享空间一样。这样就可以大幅增加主存储器的容量。 当然，需要更新某些文件的时候，就要用到其中的版本转换系统了，这个系统保存着多个版本的文件。因此，这样不但可以大幅提高主存储器的容量，而且辅助存储器的容量也会提高很多。”
除此之外，你不用再把文件都保存在文件夹结构中，你可以把它们保存在数据库中，数据库可以自动完成复杂数据的存储和检索任务。
就象Whitehouse所说的那样，你已经从文件服务器和几台电脑的组合配置升级到群集数据库系统和多个文件服务器组合状态，这样可以提高文件保存的效率。
备份和恢复可能也会变得更加复杂。
虽然微软公司为用户们提供了一个安全网以防用户们意外删除一些重要文件，但是要想获得更好的备份和恢复功能，你有两个可选方案。要么使用Microsoft SharePoint自带的Stsadm工具，要么进入中央管理界面对设置和备份进行配置。Whitehouse表示，对于不是Windows管理员的用户们来说，Stsadm工具可能有点不好用，而且它并不具备很多可定制的选项，也不能保证一定可以实现完整的备份。
Mehta解释说：“利用SharePoint的中央管理器（Central Administration），你可以轻易找出一个备份文件，而且它支持所有的数据库，包括配置数据库、内容数据库等等。它会对那些数据库进行某种形式的压缩，对整个SharePoint环境作一个快照。”
他说：“因此如果你曾经遇到过SharePoint基本上失效的情况，你就可以用SharePoint的中央管理器把整个SharePoint系统恢复到以前的状态。”
唯一的缺点就是用户不能通过中央管理器的图形用户界面自动制定备份计划，也就是说必须手动制定备份计划。Whitehouse表示：“考虑到使用Stsadm工具时的脚本编制选项，你可以将它放到Windows任务计划中，每天定时为你提供相关的命令行。”
第三方备份和恢复工具
因此，如果你还在使用Microsoft Office SharePoint Server环境，你就可以通过命令行工具或者内置图形用户界面来储存数据，但是命令行工具很不好用，而且可能不能对配置数据库进行完整备份；图形用户界面要相对容易一点，但是不能制定备份计划。这两种解决方案还存在着另一个问题，那就是恢复时间可能会很长，尤其是对于磁带存储器来说。Mehta表示，恢复的时间通常会长达10个小时，具体时间长短与你试图恢复的数据以及从何处恢复有关。
这就是为什么Mehta和Whitehouse都建议企业用户购买第三方SharePoint备份和恢复应用软件产品的原因。
Whitehouse表示：“AvePoint公司的DocAve也许是目前最好的SharePoint备份恢复和归档解决方案。”这也许是因为该公司之前曾经从事过SharePoint顾问工作，而且它几乎把所有的精力都集中在SharePoint上面。 AvePoint还为IBM的Tivoli Storage Manager和NetApp的SnapManager提供OEM版本的DocAve。
Whitehouse和Mehta还推荐了其他厂商的一些产品，比如CommVault的Galaxy Backup and Recovery和赛门铁克的Backup Exec for SharePoint Data Storage and Recovery。
AvePoint和CommVault的解决方案不但速度比其他厂商的同类产品要快一些，而且还可以用元数据来进行数据恢复。Mehta表示：“准确的时间戳、所有者信息、修改者信息等等一应俱全。”
最大化SharePoint和最小化数据
除了正确备份SharePoint数据之外，Whitehouse还建议企业用户正确归档数据。当Whitehouse谈到数据归档的时候，她并不仅仅指存储数据以及把数据转移到线下以备日后恢复之用，她的意思是说把永久性数据转移到系统之外，从而从根本上提高存储容量。
正如Whitehouse所解释的那样，SharePoint是一款协作工具，人们可以通过它来合作完成项目。然而，如果一项具体项目完工的时候，数据通常都不会发生变化。她说：“数据不会发生变化，它只会存在于SQL数据库之中并占据一定的存储空间。但是当SQL数据库变得相当大之后，性能就会下降了。因此你必须不断精简数据库以确保一定的性能水平。”
因此，归档是一项必须的任务。Whitehouse在归档上同样建议企业用户选择第三方产品，比如AvePoint和CommVault的产品。
归档SharePoint数据还有别的好处吗？ 它可以满足企业用户在合规性和电子发现方面的要求。
除了归档之外，Mehta还建议企业用户优先考虑将站点组织起来，因为那可以便于企业用户备份和归档数据。他还建议企业将数据分成小块进行存储，因为恢复小数据库比恢复大数据库要更加容易一些。
Whitehouse和Mehta都表示：“不管你选择哪种解决方案，你都必须保证SQL服务器有足够的空间，并且定期备份你的SharePoint数据。那可能会在关键的时候救你一命。”