归档应用的最佳实践

　 归档(Archiving)——由一系列策略、流程和技术所组成，慢慢的已经成为那些遵守法律、规范以及拥有复杂信息技术的公司所必需的业务。当公司面临着重要数据每年不断增长的状况时，而存储容量的管理技术瓶颈却并没有得到改善。并且公司还面临其他的挑战，比如为了确保遵循规范而作的记录保存以及法律诉讼过程中信息的披露，并且这些披露数据的保存，使得越来越多的数据被强制保存。结果是，一种全新的归档技术出现了。为了提高管理效率、保护原有投资以及灾难恢复，全新的数据存储、归档以及归档技术的管理使得归档成为公司必须采用的技术。

　　面对商业和信息技术的挑战，企业的信息部门也在不断地寻求归档应用的最佳解决方案。这些归档的最佳办法包括了那些满足经济规模、减少风险以及提高效率的方法、策略和相关技术。作为第一步，公司必须区分并且归类信息集，然后基于数据内容、商务规则以及信息技术标准对这些信息集实施策略。一旦这一步做完了，已经实施的策略就会自动执行，从而减少管理存储环境的成本并减少公司所面临的风险。Plasmon公司独特的、企业级的解决办法——高光学密度归档(UDO Archive)应用将性能优势以及网络附带的RAID缓存简单化功能结合起来，附带UDO介质的长久性和真实性，提供了一个易于访问、读写性能突出、长期存储数据保持力、可移动性以及管理灵活的归档办法，该归档办法和公司的核心商业目标是一致的。

　　当前状况概览

　　当今商业以及信息技术公司都面临着将信息技术、法律以及规范融合在一起的压力。当更多的公司信息通过电子化创建时，公司的归档内容的增长以及其重要性都显著增加。当今，公司在归档方面面临的挑战如下：

　　确保遵守规范。一些规范，例如SEC 17a-4、NAND 3110、HIPAA、CFR Part 11以及SOX，要求很多不同产业的公司都需要它们的特殊商业记录得到正确的捕获并且通过一种安全的方式得到保持，该种安全方式可以确保记录的完整性、可靠性以及可访问性，并且有一些方式则有求存储中使用的介质不能被重写。一些规范则保证了信息的保持力，包括对特殊时期的索引以及信息存储。满足遵守规范需求的核心就在于对于审核所需要的信息记录可以有及时并快速的提供能力，一般是在24到48小时之内。

　　减少电子检索(edisconvery)的风险。最近美国联邦法案的修订对电子检索规定了更多的步骤和控制，而且，各个洲法庭以及联邦法庭的规范对于信息破坏以及篡改做了更严厉的惩罚规定。在当今诉讼请求不断增加的商务环境下，公司必须在法律下遵守职责以保护用于某种目的的电子信息。在有电子检索的请求时，采用传统的基于序列的归档技术——比如磁带，来找到电子邮件以及其它文档时间上的代价是非常昂贵的，并且往往缺乏效率。因此针对电子发现的对于授权的索引信息的检索在当今的环境中是绝对必须的。

　　有效管理完全不同的知识库、归档以及相关技术。当今，公司正在寻找对不同应用——包括商业以及公司发展的应用的内容进行归档的办法，以形成一个单一的归档架构。但是对于目前的公司来讲，已经拥有不同的内容资源、资源本身是不同的物理归档并且采用不同的归档技术是非常普遍的现象。对这些资源的管理、培训以及不同系统的技术所需要的资金是巨大的，并且这种完全不同的架构会限制相应的信息管理服务，比如集中的搜索/获取、数据安全、审核以及数据完整性。

　　减少管理和资金成本。信息技术公司在进行对归档架构投资保护时寻求相应操作效率的提高。管理完全不同归档所导致的结果和寻求提高信息管理操作效率并在公司内部共享知识的目标是完全不一致的。信息技术公司需要保护他们在技术、应用以及信息技术策略上的投资。如果所采用的技术完全铺开，并且公司在技术层次上仍然不能和其它组件相结合，则会限制公司投资最大化的能力。因此，软件、系统以及存储，无论是旧的还是新的技术，都应该一起工作以形成一个集成的、整体的管理办法，进而让公司进行优化，保证对原有技术投资的扩展保护，懂得这一点是非常重要的。

　　确保灾难恢复的能力。灾难恢复方法和技术对于业务以及法律上非常有价值的数据是十分关键的。专注于保证公司信息得到保护的规范，灾难恢复计划以及方法对于主要的和归档数据都非常重要。当发生物理上灾难时，归档数据要能够得到恢复，并且那些静态的数据也可以被访问得到。因此，当前很多公司已经开始依赖于远程复制功能来作为灾难恢复的方案，当然还有一些公司使用低成本的可移动介质方案来实施离线存储。

　　归档的最佳办法

　　归档的最佳办法需要考虑商务以及公司的技术需求。最佳的办法既包括公司如何管理关键的信息集商务规则，同时也要满足成本、性能、可用性以及已经建立的安全需求。

　　实现最佳办法的过程

　　1.信息记录的评估

　　美国国内法律规定发生变化所导致的结果是必须准备并且懂得哪些信息储藏是存在的。一旦信息集的详细记录已经进行了，公司就必须针对这些信息集建立相应的策略。策略应该将访问/索取需求、记录保持以及部署需求和保护公司、员工、合作者的敏感信息合并在一起。

　　2.策略开发和文档

　　归档是一个水平的、交叉功能的过程，它通过技术来例化商务规则。归档中最重要的第一步就是开发策略和文档。当使用技术实现了上述策略时，就应该有一些方法来验证并且证明这些策略是有效的。

　　3.建立全面的策略

　　策略实际上就是商务规则，这些规则应该将账户规范(保持力，完整性，可用性)、法律(保存)以及商务部署考虑在内，并且在系统内重新使用这些需求。公司不仅仅再考虑外部需求，而且也在不断将内部信息技术管理考虑在内，因为公司自身想管理其很重要的信息集，比如财务、员工以及客户数据、公司的知识产权等等。

　　4.采用一个基于团队的方法

　　归档需要考虑核心技术以及商务相关人的不同需求。公司需要建立一个以技术为基础的信息管理的方法，这其中包括归档。归档团队的主要商务相关者机构一般需要包括次财务、风险管理、法律、规范、安全、记录管理、信息技术以及商务经理。

　　技术上的最佳办法

　　1.将参考数据从主要的存储系统中移走并且还要能够提供相应的访问

　　IDC使用一种基于应用的数据分类方法：参考数据和交易数据。交易数据是在商务交易中创建和管理的，并且它和特殊的商务过程相关。而参考数据则一般情况下是固定的、静态的数据，它描述了商务的事实并且在商务过程中被用来参照，没有特殊的过程结束点。

　　非交易的参考数据数量在整个存储中占有一个很大的比例，依赖于所安装的内部系统、商务过程以及公司操作的垂直产业，一般要超过50%。因此，将参考数据转移到低成本的介质上，同时还可以提供访问性，这样就提高了整个系统的性能并且降低了存储的成本，并且压缩了整个的备份窗口。

　　2.保持对参考数据的冗余拷贝

　　通常情况下，公司在不同地点保存两份参考数据的拷贝以进行灾难恢复，并且减少数据的危险性。对一些经常作调整的公司，用于灾难恢复的数据拷贝被放到拱顶或者仓库，这些地方是防火的，并且会限制对介质物理上的接触。因此，公司经常依赖于一些可移动的介质。

　　3.对归档内容提供快速的、随机访问

　　公司在不断使用快速的、随机访问的介质来存储归档内容，使它们成流线型以及优化存储位置的相关内容以进行规范审核、检索请求或者商务需求。IDC发现对于数字内容的响应时间在不断减少。规范审核、法律检索以及商务需求都需要信息可以被快速并准确地获取——通常几个小时，而不是几天的时间。

　　4.确保数据不被篡改并且记录真实

　　有一些很严格的规范需要数据以一种不能被重写的方式存储。有一些敏感的以及安全级别高的环境需要通过硬件来实现对数据的保护。公司需要归档的数据不会随着时间而改变，并且不会在保持期进行修改和删除，并且为了法律和规范的目的，依赖于技术来检查数据的真实性。

　　5.归档寿命应该和数据周期相符

　　许多公司当前都面临着数据保持周期的问题，有一些资料，比如财务记录以及客户合同，是需要永久归档的。其它公司则保持相应的财务记录需要50到100年。这些保持数据的周期——从50年到永久，是需要介质本身的寿命以及存储数据的应用程序而定的。

　　6.用于结构可扩展的设计

　　依赖于数据的增长率以及保持力、保存责任以及公司法律的需求，现在的归档一般会从50到100TB不等，并且归档会以5年为一个周期显著增长。公司当前对归档的设计要能扩展到今后的5-10年，这样整个的结构就可以以一种非破坏性的、在线的方式转移到下一代技术上。

　　7.确保恢复的多拷贝

　　许多公司都希望在一个地点做多个归档拷贝，一个用于访问的本地拷贝，另一个用于灾难恢复的安全备份方法。随着归档内容对于公司的环境越来越重要，公司也必须有一份放置于远距离的拷贝来防止一个地域的灾难。

　　8.使用标准的接口

　　大多数公司都有过使用自己API集成或者缺乏对内部开发应用程序的支持的痛苦经历。目前，最好的方法是使用一些公开的标准，比如CIFS、NFS、WBEM以及开发标准，比如XAM。这些标准的支持可以让应用程序的集成性更简单并且更容易维护。

　　PLASMON公司归档的方法

　　创建于1984年并且作为归档存储系统的先驱，Plasmon公司针对长期存储和数据保持方面已经有了20年的经验来开发快速、安全以及可靠的归档解决方案。Plasmon技术在广泛的业界公司内进行安装，包括卫生保健行业、财政服务业、制造业、法律执行机构、军队以及政府机构。Plasmon的解决方案满足所有当前质量标准以及工业标准，包括ISO 9001:2000，并且他经常在政府规范中作为可信的媒介源加以引证。Plasmon只专注于归档的解决方案，并且提供包括基于高光学密度(UDO)归档系统方案。UDO归档系统是第一个为长期专业数据归档需求而设计的存储技术。

　　在2003年，Plasmon响应客户长期归档解决方案、并且结合磁盘缓存、UDO介质以及策略管理长处的需求。结果是，UDO的归档应用，提供了唯一的企业解决方案，可以保证数据真实性、可访问性、寿命长以及可移动性，这些需求在新的规范中都是需要的。

　　通过从产品系统中减少参考数据以及永久归档关键数据到UDO归档应用中，信息技术的执行者可以从备份窗口中移除归档数据。UDO介质可以保证数据是安全的并且可以及时地访问，同时不需要备份。Plasmon的解决方案提高了操作效率、较少了成本并且减少了商务风险。

　　UDO归档应用

　　UDO归档应用设计成为一个完全集成的架构，平衡了以下几个组件：一个用于网络访问的NAS服务器、用于快速读写的RAID缓存、应用中用于控制数据转移的归档软件以及用于长期数据保持的UDO介质。UDO归档应用的NAS接口表现为一个标准的文件系统，支持NFS以及CIFS协议。该NAS接口简化了安装和配置的过程。任何支持NFS和CIFS的应用可以非常容易的集成到UDO归档应用中，这其中包括email归档、医疗图像以及内容管理应用。当归档数据被写入到UDO归档应用中时，数据也会同时缓存到RAID以用于快速访问，同时也提交给UDO用于长期数据保持。作为可选项，信息技术的管理员可以使用归档软件设置策略来控制归档过程，这些策略可以基于容量、时间或者事件。离线复制以及管理特点可以让UDO介质从整个系统中移除，用于归档扩展以及低成本的灾难恢复。作为数据归档的业界标准，UDO提供了特别的介质寿命以及记录真实性，可以超过50年的记录与磁介质本身寿命是不相符合的。UDO归档应用可以通过升级容量选项将容量从1TB到19TB调整。使用最新的60GB UDO 2.0驱动器以及介质，容量可以扩展到76TB。UDO归档应用的特点及特色包括：

　　● 集成的分层存储结构。根据应用和商务需求的不同，访问数据的价值也是不同的。伴随着数据不断增长以及访问方式的不断变化，公司已经不能承受将所有东西放在同一个介质上。而UDO归档应用是一个集成的、经过完全测试的存储应用，满足公司的成本和访问的需求。

　　● 快速、简单的实现。信息技术公司已经不能接受长时间的安装、配置以及API集成。UDO归档表现出标准的接口，并且对于其他应用来讲表现出作为一个网络共享体，使得集成更加容易并且所用时间更少。

　　● 对数据的快速、随机访问。规范制定者、法律工作者以及内部的客户都需要记录可以快速的获取。公司不能接受花了几天或者几周来找到所需数据。UDO归档应用提供了一个快速的基于缓存访问的数据搜索，并且在UDO介质上所花的搜索时间很少。

　　● 遵循硬件上写一次、读多次(WORM)。对于规范或者固定内容的不可重写的介质而言，UDO提供了一个完美的标准。UDO归档应用在硬件级别上(物理上是不可改变的)提供了WORM功能。并且保证数据不会被篡改、删除、修改或者改变。UDO归档应用提供的数据真实，并且规避风险。

　　● 介质和数据的性能/寿命。UDO介质已经确认可以有大于50年的生命周期，因此减少了对数据转移的需求。长期保持的数据可以在UDO介质以及UDO归档应用上得到放置，并且不会被中断并且不需要升级。除此以外，UDO驱动器还和前一带介质向后兼容，今后UDO可以达到240GB，原有的投资可以得到很好的保护。

　　● 确保记录真实安全。使用加密技术、核心的管理以及加密保护可以让数据更加安全并且保持管理。对可移动介质的非授权访问会被UDO守护介质锁功能所禁止。新的UDO2驱动器内嵌了AES-256硬件加密技术。

　　● 低成本。该解决方案和其它解决方案有显著的不同，它在电、散热以及维护上具有很低的成本。Plasmon归档解决方案相比磁盘归档解决方案并不贵。

　　市场上仍然存在的挑战

　　由趋势所驱动——包括电子检索、遵守规范、提高存储性能以及成本优化，公司当前部署了归档解决方案。有一些趋势是推动归档实现的主要因素，比如非结构数据类型的持续膨胀、NAS的进一步巩固、分层存储、从物理和磁带归档到数字归档的转移。在今后的5年里，IDC预测归档将不仅仅局限于规范以及法律的需求，并且主动的、在线的数据归档将不断用于知识管理，并且通过用于趋势、形式以及信息的数据挖掘，归档会变得更具竞争力。用于归档的内容源会从email扩展到文件系统、应用程序、数据库并且最终是整个桌面。但是，随着归档技术的不断成长，公司仍然面临着很多的挑战。

　　对归档和备份混淆

　　IDC发现很多公司仍然对归档和数据备份含混不清。备份服务器是在发生系统和数据的损坏时，用于提供系统的重建或者恢复功能。备份典型的需要周期性的进行，并且介质是循环使用的，旧的备份就会被破坏掉。因此，归档的典型功能就是对特殊记录进行永久的保存，根据规范遵守、检索以及一般的商业需求。用于归档和信息检索的硬件和软件是和传统的备份完全不同的，为了保持、保存以及部署数据提供了相应的策略。不能确保性能或者访问的归档技术使得归档的备份变得很有必要，对于参考数据的归档牺牲了减少成本的优势。

　　数据会让技术不断发展

　　许多公司都有需要永久保存重要的商业和财务记录。但是如果需要对100年后的数据进行检索，当前用于创建数据的应用程序则不能进行很好的支持。而且用于存放100年后数据的介质不能够和当前的应用进行很好的互操作。整个归档产业仍然处于标准制定的阶段，并且这些标准必须要确保100年前创建的数据和当前技术能够互操作。

　　总结

　　归档的最佳办法起始于信息管理策略的开发以及文档。当前在归档技术上处于领先地位的公司则认为：归档是方法、策略以及技术的结合体，权衡了经济规模、降低风险以及提高效率三个因素。Plasmon独一无二的、集成的UDO归档应用就是一个很好的技术，那些寻找当前归档最佳办法的公司可以采用Plasmon公司的UDO归档应用。