邮件归档供应商眼中的白宫电子邮件归档问题

许多组织和美国白宫一样，都面临着电子邮件管理的问题，其实现在已经出现了许多解决方案，而且成本也不高，使用起来也很容易。只要向任何一家电子邮件归档供应商咨询一下即可。

电子邮件归档服务供应商MessageOne公司的营销副总裁Paul D'Arcy说："他们不归档电子邮件与技术原因无关，我们可以解决他们的问题，每月费用还不到1000美元。 那些解决方案中包括硬件、软件、服务和存储器。"戴尔公司已经在上周完成了对该公司的收购交易，收购价格为1.55亿美元。

但是美国白宫并没有提出那些要求。在过去的八年中，白宫不断遇到电子邮件维护技术方面的问题，或者说是缺乏维护技术的问题。 白宫以及白宫的首席信息官Theresa Payton仍陷于与华盛顿公民责任与道德组织（The Citizens for Responsibility and Ethics in Washington）和乔治华盛顿大学的国家安全档案馆（the National Security Archive at George Washington University）之间的法律纠纷之中，因为他不能依照信息自由法案（The Freedom of Information Act）的要求提供具体电子邮件文档。

情况可能已经迫在眉睫了。美国地方法官John MFacciola在上周发布的法院命令中要求美国总统执行办公室在5月5日星期一之前确认"从2003年3月到2003年10月的所有备份磁带是否得到了妥善保存，如果这些磁带没有进行保存，他们必须说明具体那些天的备份磁带已经不存在了。"

现在还不清楚白宫是否能够拿出相关的证据。一系列的证据都说明了这一点，Payton在2月份向众议院某委员会发表的声明指出，白宫的IT专业人士还没有建立有效的电子邮件归档战略，而且在现有管理体制发生变化之前，这种情况还将继续下去。

布什入主白宫后不久，总统执行办公室的人员意识到从Lotus Notes转移到Microsoft Exchange可能会破坏那时正在使用的自动档案管理系统（ARMS）所用的归档方法。但是，总统执行办公室的IT人员没有替换旧的系统，而是开始断断续续地将Exchange日志放到不同的办公室服务器上。 据美国国会2008年2月发布的备忘录显示，这种怪异的流程一直从2002年9月持续到2006年10月。

即使在采购并完成了一款用户定制的Exchange电子邮件归档系统之后，Payton在2006年8月仍决定不使用它，因为他认为那会引发数据迁移和安全方面的问题。

但是在2008年2月，Payton对国会议员们说，总统执行办公室正在用EMC公司提供的一款文件管理系统来归档电子邮件。他说："总统执行办公室现在正在配置Documentum以及用于记录管理的平台扩展产品，这个系统得到了美国国防部的批准，达到了NARA（美国国家档案与记录管理）指导方针的要求，它将满足总统执行办公室在记录管理和归档方面的要求。"

但是到目前为止，还不清楚这款新系统将如何或者将于何时投入使用。EMC公司没有对美国总统办公室的计划发表评论。 没有任何一款新系统可以产生已经丢失或者没有存档的电子邮件。

白宫的例子说明了许多组织都面临的问题：首先，以有效的方式将电子邮件归档；其次，对归档的电子邮件进行组织管理，让它可以进行搜索；最后，在发生诉讼时，要限制它的使用和转移。

果不其然，所有的电子邮件归档系统供应商都表示这些问题是很常见的，几乎每一个组织都会遇到。

MessageOne公司的D'Arcy说："从技术的角度来说，政府面临的这些问题与大型企业们面临的那些问题是一样的。"

另一家供应商C2C公司表示，白宫面临的合规性要求与大型财经服务公司面临的合规性要求是完全一样的。据C2C公司首席执行官Dave Hunt说，要解决这些问题并不难，成本也相对较便宜。 他开玩笑地说："人们还没有意识到，他们只要花很少的钱就可以避免他们的名字出现在新闻报道中。"他说，他的公司推出的ArchiveOne的200个邮箱的成本还不到10000美元。他说："这并不是多大一笔钱，是吗？"

各种解决方案并不难找到。如果想购买电子邮件归档解决方案的话，其实是有很多选择的。 象C2C那样的厂商们已经推出了硬件和/或软件形式的解决方案。甲骨文公司最近也进入了这片市场，这标志着大型企业软件供应商也对这个市场产生了兴趣。 此外，戴尔旗下MessageOne、Autonomy Zantaz和其他许多公司也都推出了类似的服务。

所有的这些供应商都会谈到避免电子邮件归档发生错误的好处。总的来说，他们一般会谈到以下三个方面：

1、自动进行电子邮件归档。 供应商们称，在如今的电子邮件管理中，根本不用通过手工操作来保存电子邮件日志文件。 大部分电子邮件归档产品都可以每天在一个特定时间自动清理电子邮件日志文件。 另外，象Mimosa那样的公司已经开发出有效自动归档信息的其他方法。MessageOne公司声称，其产品可以与Exchange直接集成在一起，这样就可以在信息组织内进行粗略过滤。 Dave Hunt表示："我们可以只把跟总统有关的人的电子邮件进行归档。"

2、让存储的信息可搜索化。 从归档中获得某个电子邮件信息和/或附件的功能非常重要。这通常需要给具体信息添加某种标记或者数字化"Post-it"标签。 这种标签对于各种用户创建自动保存计划很重要。

3、满足诉讼方面的保存要求。 据戴尔旗下MessageOne的Paul D'Arcy称，保留诉讼可能会要求的电子邮件信息的功能与电子邮件归档同样重要。他说，要想实现这一点就必须有效地给信息添加标签和设置政策。 如今的大部分系统都可以按照用户或者特定邮箱的要求满足诉讼保留要求。不管是哪一种方式，问题的关键都在于确保律师提出请求时可以提供完整的证据。

厂商们毫不讳言他们可以解决白宫的许多具体问题。例如，Dave Hunt声称C2C公司有一款软件可以在连网服务器上自动追踪.pst文件，然后将它们保存到电子邮件归档系统中，并备份所发现的所有副本。

最后，白宫的问题对于那些还不知道如何归档电子邮件来人来说是一个很好的研究案例。起码它可以帮助人们将争论的焦点集中在如何解决日趋增长的电子邮件管理问题上来。