企业信息化新挑战:电子邮件存储管理

    管理电子邮件的第一个问题就是邮件的存档。虽然电子邮件是受人喜爱的应用程序，然而如果邮件存档做得不好就可能毁掉一个公司。例如，在最近一起处方药反垄断案中，原告要求对在备份磁带中的3千万页电子邮件进行披露搜索，以检索某个人的名字。法庭依照惯例批准了原告的披露请求，同意对电子文档进行筛选，特别是无所不在的电子邮件。被告提出由原告承担汇编、格式化、搜索、删除副本和检索电子邮件的费用。然而，法庭认为发现被告应当承担繁重而昂贵的披露过程。由于糟糕的邮件检索过程，被告为此付出了昂贵的时间和金钱。

    由上例可以看出，无法拿出信息或者不能在合理的时间内拿出信息，在法庭上后果相当严重。但是，很少有公司重视电子邮件的管理，例如制订可实施的记录保存政策，和支持这种政策的技术工具。

    管理电子邮件的第二个重要问题就是保存了那些依照法律你不需要保存的电子邮件。例如，在微软反垄断案的审判过程中，电子邮件可以作为证据进行披露。司法部在盖茨的一封电子邮件里，尽管它是时代华纳而不是微软的邮件，发现一个经典的句子：“我们必须确保不许他们宣传网景。”

    电子邮件的披露并不只针对企业集团，也包括中型公司和个人企业。虽然个人企业还没有遇到过这种事，但它以后一定会遇到。因此，各个规模的机构如何才能从容应对电子邮件的披露呢？答案是在风险和开销中寻得平衡；即制订相关政策，有效获得安全档案，而不至于花费过多。

    公司首先应当制订并强化保存政策，包括当与披露请求相关的数据遭到破坏或改变时，应采取什么样的应对政策。 在披露或起诉程序开始后，这样的政策对于遏制破坏和改变数据的行为就加倍重要了。

    在过去几年里，我们听说过很多关于公司高管因删除涉及内部交易信息而被起诉的事情。联邦调查员不仅恢复了被删除的信息，他们还对高管提出了更多、更严重的指控。因此，存档程序必须能支持举证措施，而记录保存政策也必须以书面形式，必须以可正常执行的方式加以执行。这是一个很高的要求，而它的成功取决于是否拥有支持电子披露、且经济实用的技术。

    在风险和开销中寻得平衡是管理电子邮件的最佳策略，这个策略有赖于两个主要因素：管理成本和管理风险。在两者之间取得平衡方能产生用于管理信息档案和实施记录保存， 且经济实用的技术。

    管理成本的降低有赖于新的存档应用软件

    管理成本包括控制成本、提高运营效率和公司生产力，减少检索和披露成本。目前，大部分公司还只局限于使用第一代存档软件来管理电子邮件。第一代存档软件将增加的数据或全部数据副本保存到备份媒介上，不能管理数据的复制副本，并具有繁琐、费时的检索过程。因此，存档使得披露程序变得复杂，成本也大幅增加。

    然而，电子邮件的保存占用了很高的成本，占了机构存储成本的40%以上，因为大量的电子邮件和信息副本需要保存。而新的存档软件比第一代存档软件先进得多，它可以比较电子邮件信息，记录和确认原始信息，并删除信息上的其他副本。新的存档软件可以使电子邮件档案只需占据很小的存储空间，从而减少备份媒介和备份窗口，并缩短检索时间。另外，这些存档软件还能够基于若干参数进行快速搜索，让各机构可根据披露要求迅速检索详细的电子邮件子集。

    在风险和开销中寻得平衡是管理电子邮件的最佳策略，这个策略有赖于两个主要因素：管理成本和管理风险。在两者之间取得平衡方能产生用于管理信息档案和实施记录保存， 且经济实用的技术。

     管理风险的降低依靠于高效的检索系统

    管理风险包括保存完整的档案、落实保存政策、证明真实性和证据力，以及保证安全性和隐私权。由于公司先前的存储管理是采用大量存储的方法，即将所有东西都存档，而且期望做到最好的保存。这种过时的管理软件就导致了大量信息缺少索引，导致了繁琐而又耗费人力的检索过程，而且无法证明存档媒介是否完整。这种无效的检索系统非常耗时，而且成本极高。新一代电子邮件存档管理软件可以核查和报告所有的存档接入和操作，可以自动掌握保存时间，还能获取所有信息数据并给它们加上索引，包括附件和信息管理服务，还能够获取实时数据，监控用户信息，并通过控制用户接入保护隐私。这种新的电子邮件存档管理软件有效的降低了企业对存储电子邮件的管理风险。

    加强电子邮件存储管理的重要性

    配置新一代存档产品划的来吗？过去，一家拥有1500名员工，年收入为3.5亿美元的中型公司需要保存95%的邮件。公司每个月要执行三到五个披露请求，而每个披露请求都要花费1.5万美元到 2万美元。每年执行披露请求的支出总额大约为120万美元。在配置新一代存档软件后，公司每年执行披露请求的费用从120万美元降到了5.7万美元。费用节约了大约21倍，多么可观的数字呀！我们都知道开源与节流对于任何一家公司都是头等重要的事情。新一代存档软件帮助企业加快了披露检索，降低了存储费用，统一了电子邮件档案管理，并且提供核查和报告以证明这些档案符合证据要求。然而，那些未对电子披露进行任何准备的公司会面临什么样的问题呢？他们会面临很大的困境，甚至是灾难性的，因为那样可能会耗费几千个小时的员工劳动，还要支付数百万美元的咨询费和律师费。

    由此可见，制订、核查和执行电子披露政策，投资采购像EMC这样公司提供的技术支持，对各种规模的公司来说至关重要。按照需求保护信息、核查信息和提供信息，各种规模的公司不仅能在诉讼过程中保护自己，还能够经济有效地管理重要业务信息，以支持企业的战略发展目标。