电子邮件归档系统的最大失误

电子邮件归档是IT专家的热门话题，为了满足行业规制和法律法规的要求，他们面临着越来越大的压力来竭力保存任何形式的电子邮件潜在证据。但是建立一个能够存储电子邮件的系统--并且具有可搜索性--是一项非常困难的任务。
只要问问Richard Taylor的经历，他是一位高级系统程序员，他的小组在对电子邮件归档系统的最初设计被证明是"短视"的，于是他现在正在面临很多的工作。

Taylor说："我们遇到的最大问题就是如何在满足应有的职责要求的条件下提供便利性，以及设置限制、配额，还有空间的考虑等......这些已经带来了够多的工作，只是因为我们不能询问正确的问题或不知道正确的问题是什么"。虽然他高兴的看到现在的系统包括了EMC的EmailXtender和IBM的Tivoli Storage Manager系统，以及其他的产品，但是达成这样结果的过程也是充满了教训。

这些教训是什么？根据Taylor和其他人的经验，以及各种业内人士所提供的信息，我们将电子邮件归档最大的"问题"整理如下：

存储了过多的邮件

这是在邮件存储中经常遇到的问题，一些业内人士称其为"bacn"，或指既不是重要邮件也不是垃圾邮件的邮件。例子包括，新闻邮件，同接收人有关系的公司的广告，各种人力资源邮件等。

对Bacn邮件的解决方法和垃圾邮件的解决方法相同，就是过滤。包括Zantaz（现在是Autonomy），Fortiva和MessageGate的一些服务提供商提供解决方案。根据MessageGate的说法，10％到30％的电子邮件都是bacn邮件，不仅堵塞收件箱还影响搜索结果。其他的提供商根据图片文件进行过滤或提供替代的产品以供内部使用。

归档失败

备份和归档的区别可能不是很明显，而这种区别被发现的时候已经太晚了。从这点上看，要对大量的备份邮件进行细细筛选，就很难能够得到一个具有可搜索性的数据库，而搜索性是归档工具的基本特征。这就是为什么Barracuda Networks，CA，C2C，EMC，Mimosa，MessageGate和Symantec只提供很少的产品来提供这方面的功能。惠普公司也介入了这种问题。惠普在上周推出了他的集成归档平台（Integrated Archive Platform），该平台预先捆绑了归档软件和e-discovery软件，该平台运行于Proliant服务器上，并提供StorageWorks网络存储硬件。

抛弃pst文件

一开始， Richard Taylor在电子邮件备份系统中删除了pst文件，因为他和其他人认为EMC EmailXtender中所包含的归档文件已足够搜索和检索了。但是仍有许多组织使用pst文件，而Taylor的小组意识到他们在系统中没有提供处理这种文件的功能是犯了短视的错误。随后为了在邮件归档中添加需要的pst文件，他们购买了一个叫Aid4Mail的软件工具的使用许可证。

依赖即时通讯工具

一些公司很明显的不希望在电子邮件中留下规制或法律的证据，而替代地使用即时通讯工具。这行不通，因为即时通讯工具所受的法律规制和电子邮件是相同的。基于这种理由，寻找一个能够同时处理你的电子邮件和即时通讯文件的系统是必要的。幸运的是，上述的许多系统现在已经这么做了，但是实际使用细节还有待观察。

除此以外，支持电子邮件归档并解决上诉问题的产品将可能迅速增加。虽然一些业内人士认为电子邮件归档产品还处于萌芽期，但是很多迹象表明该行业正发展迅速。Radicati集团声称，能够为客户提供电子邮件的存储和检索功能的系统的销售额去年增加了70％，而且在2011年将达到54亿美元。IDC预测2011年前的年均增长率将为235%。