数据备份可能是在硬件故障、意外删除以及被盗的事件甚至更糟糕的火灾、飓风或者其它的自然灾害中，为保护你的企业信息，你所能够做的最重要的事。这里有几个紧急步骤能够确保你的备份在极好的状态中以至于当你需要它们的时候他们就在那里：
经常测试你的备份。我认为这关系到数据备份的最大的过失——特别是磁带备份——它看起来总是在最糟糕的时候刺痛你。过失导致磁带变坏，并且数据被破坏或者被完全消磁。做一个测试是极其重要的，这样能够重新确认你的备份媒体是可用的而且那些数据在很好的状态。在每个基本周期内（比如每月一次）测试你备份到的每个磁带或磁盘。这样只需花费几分钟，但是这个任务可能是极其重要的。记录下测试你的备份这个步骤。在你外出时，或者你需要计算出在灾难恢复情况下你恢复数据会花费多少时，这些信息就会垂手可及。
轮换你的备份媒体。这个看起来是显而易见的，但是它非常重要有两个原因。第一，你可以根据你的轮换时间表在一天、一周或者一个月后再重新获得原有数据。至少要有磁带、镜像、数字化视频光盘（DVD）或者其他一些媒体形式来在一周内的每天轮换。考虑用四个不同的“星期五”磁带，这样你就可以在需要的时候在整整一个月后重新获取原有数据。第二，备份媒体，特别是磁带，会随着时间的流逝而损坏。如果你每天都用同样的磁带，它会增加你失去好的备份的可能性。
保持你的备份软件的更新。软件厂商常常发布软件的更新，用以解决关于备份日程安排程序、数据完整性等等的某种问题，因此你要确保能保持你的软件是最新的。一些厂商很少更新他们的软件。你也许认为那个软件几乎是完美的，但是通常是恰恰相反。软件厂商普遍会定期发布更新，因此你要确保总是运行最新的版本。
不要把备份放在靠近监控器或者不能被中断的电源。计算机监控器、不能被中断的电源（UPS）甚至还有打印机中发出的电磁场能够损坏备份磁带中的数据或者把它完全消磁。
把你的备份媒体储存在一个防火的媒体保险箱中。你是可以离开你的备份磁带、磁盘或者其它备份媒体所在的现场的，如果你能够把它们储存在一个防火的媒体保险箱中的话。备份媒体能够在比纸张和其它附件更低的温度下被融化或烧伤，你应该将它们储存在合格的防火保险箱中。仔细选择专门为媒体制作的保险箱。它们有专门的设计比标准的防火保险箱能够保持内部的安全低温更长的时间。如果你让你的媒体不在身边的话，小心不要把它放在启动的汽车中或者使它受到激烈的快速温度变化影响的地方，在这些地方与你保护数据的目的完全背离。
把你的备份软件保存在一个安全的地方。如果你的软件允许这样做（必须这样做）的话，你会制作一个你的备份软件的拷贝并且将它保存到防火保险箱中，或者会把它放错地方或是在灾难中失去它。这份拷贝是你需要恢复你的备份时要做的第一件事。
用密码保护你的备份媒体。这样能够保护数据在遇到偷盗事件时不被未经授权的人读取。一些备份软件甚至支持编写密码，因此可以认为，为备份花费越多的时间备份就会越安全。
清洁你的磁带驱动器。如果你是用磁带驱动器来备份的话，那么必须每个月或者按照驱动器制造商介绍的频率在驱动器中运行清洁带。这样能够延长磁带驱动器和磁带的使用寿命并且还能提高写入磁带的数据的完整性；如果磁头变脏的话，能够被写入磁带的数据或许根本就是被损坏的。
自动进行你的备份。不幸的是，我们很忙而且很容易忘记进行备份。如果你的软件能够支持，那么就自动进行你的备份，这样你就不用每天提心吊胆担心忘记备份。
不要忽略开着的文档。如果文档停留在程序能够读取它们的开放状态，他们通常就不能被备份或者不能被正确地备份。无论是关闭所有可能上载数据到文档的程序还是使用能够支持为开放文档备份的备份软件，都会是这样。
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