五个应该考虑的归档问题

越来越多的公司需要根据业务需求归档客户档案和信息，如果你对归档产品没有一个标准，很难找到一个适合自己公司的归档产品。文章介绍在归档方面应该考虑的五个问题。

　　1归档有多完整？

　　并非所有的电子邮件存档解决方案都能捕获每一封邮件，但是人们可能希望捕获每封邮件。在一些环境中，只需要保留发送的邮件或从外部接收的邮件，所以采用网关方法的邮件存档工具比较受欢迎。但是许多公司需要更加完整的邮件存档，因而存档必须与邮件服务器相互作用，保证内外部邮件都得到保留。

　　即使邮件存档应用程序能捕获内外部邮件，一些邮件仍可能成为“漏网之鱼”。存档工具如果定时“扫描”邮件系统，就可能会丢失一些在扫描间隙发送、接收或删除的邮件。邮件必定具备发送者和接收者，双方都会删除邮件（还可能清空回收站），以此隐藏邮件，这种情况通常称为“二次删除”。公司如果关注法规遵从，就必须确保邮件存档工具能捕获每封邮件。

　　2归档工具能记录人们的行为吗？

　　除了完整的邮件，存档工具还需要维护用户的行为记录。一些系统能记录用户是否打开、转发邮件，是否对邮件进行标记、归档，产品演示证明这项特性大受欢迎。

　　但是，芝加哥Empire Today 公司IT网络经营主管Matthew Ushijima认为：“邮件标记为‘已读’并不能表明用户真的读过了，Outlook的预览面板既有好处，也有坏处，产品的这种特性无法使其成为最可靠的数据源。”

　　捕获用户对邮件采取的行为在技术上非常困难。传统的存档产品通常采用Exchange日志，必须利用MAPI扫描邮件系统，才能定期检查每封邮件，捕获这种所谓的用户行为元数据。MAPI扫描行为会消耗CPU和IO资源，要处理这种负载，必须添加额外的邮件服务器。另外还有一种存档方法，称为日志传送（log shipping），就无需这么密集的扫描行为，但是使用并不广泛。你应该考虑这种用户行为对你的存档需求是否重要。

　　3归档会摄取现有的邮件存储或PST文件吗？

　　许多公司都希望，邮件归档能包括在安装存档程序之前就存在的邮件。这些邮件通常来自邮件系统本身，可能包含十多年前的邮件；也可能来自离线存档或用户创建的存档，如Microsoft Outlook邮件客户端创建的PST文件。许多邮件程序能摄取这些旧邮件，有一些则不能（见下文的“PST摄取”）。

　　利用MAPI 协议从邮件服务器引进旧邮件，这个过程通常需要大量的迁移行为，需要花费几天的时间，因而通常在周末进行；大型环境以及那些在多站点配备邮件服务器的环境可能会花费更长的时间。

　　大多数邮件客户在本地磁盘中存储个人存档，因此归档可能存在用户涉及的任何地方，如笔记本、台式机、网络共享和便携式驱动器。这就使存档导入工作变得非常复杂，必须首先定位和整合。不是所有的系统都能处理各种格式的邮件，包括Outlook PST、Notes NSF、Unix mbox 和目录文件等。

　　无论从何处导入历史邮件，在实行电子搜索时，包含这些邮件的存档都应该标记为不完整、不可靠的邮件。但是，邮件服务器和个人存档会因此丢失大量邮件。要改变个人存档的内容，这种方法显得非常麻烦；现代邮件存档系统的防干扰性更强。

　　4归档能处理多个邮件系统吗？

　　不是所有的邮件归档程序都能处理多个邮件服务器。如果你的环境具有多个邮件服务器，又有大量的邮件系统正在使用中，处理多个邮件服务器这种功能就至关重要。一般来说，利用实时信息网关的存档在异构环境中非常灵活，而如果环境直接与邮件系统集成，存档就会变得迟缓。

　　如果公司由几家企业合并而成，这种现象更加普遍；一些公司由于历史原因，可能会拥有异构邮件系统。无论原因如何，大多数邮件存档解决方案都不可能支持所有的邮件服务器，如Microsoft Exchange、IBM Lotus Notes/Domino、Unix 以及 Apple的邮件服务器。

　　5非邮件内容怎么样呢？

　　一些邮件存档程序通常只关注邮件本身，而另一些也能存档日历项目、任务和通讯录。还有一些支持其它程序，包括文件系统、即时消息和数据库应用程序。不是每种环境都需要这类存档，但是应确保能满足管理部门和法律部门目标，明确哪些需要保存哪些不需要保存。一些存档系统支持邮件系统之外的内容。EMC公司邮件存档产品销售部经理Kelly Ferguson认为：“邮件是最重要的，包含文件和链接当然更好，但是邮件必须加以控制，因为邮件是消息繁衍的最大危险源。客户首先看重邮件，但是随着需求增长，就会期待系统功能扩展到其它内容。”