如何保护文件库的完整性

如果您打算创建文件库，您需要制定一些章程和程序来保护所保存的文件的完整性。例如，团队内全部成员一般都需要能够访问他们所创建的全部文档。但是您需要考虑是否有必要让团队中的任何成员都有权更新其他成员所创建的文档。在有些项目中，这样做完全可以接受。但在另外一些项目中这样做，则可能会成为安全隐患。
您还需要考虑，是允许团队中任何成员在知识库中增加文档，还是指定一位担任类似图书管理员这样职务的人来统一进行更新。你起初可能会认为制定图书管理员职务，对文件库的更新进行控制过于官僚，还会增加费用。但是，这个职务的存在的确具有意义。

     在我刚才所提到的大型项目中，保持文件库中新增文档的一致性和高质量相当重要。我们感觉到，如果任何人都能够增加、删除或者修改文件库中的文档，将会全面降低文件库的质量。为了避免这种情况的发生，需要建立图书管理员制度来控制增加文件的程序。我们一般采取以下步骤。

     团队成员在结束每阶段工作，或者完成某个单独项目以后向图书管理员提交文档。(要知道我们所进行的大型项目都由很多单独的项目组成。)团队成员需要填写一份表格，详细记录所提交内容、关键词、批准日期以及建议保存位置等信息。

     图书管理员需要确认文档适于存入文件库，而且所提交的文档符合项目标准。如果文件不满足条件，图书管理员可以拒绝收录该文档。

     如果文档与项目相关并符合文档标准，图书管理员将其收入文件库内适当的文件夹中，如果必要的话，还要对关键词信息进行更新。

     图书管理员还要负责整理程序。清除旧文档以确保文件库中信息的相关性。比如，三个月以上的个人工作状况周报应视为失效。另一方面，项目章程文档在项目进行整个过程中都具有效力。在项目进行过程中，图书管理员要定时整理不再相关的文件，并将这些文档从文件库中清除出去。

     不要担心在大型项目中指定文档的管理人员。您可以不指定专人来进行这项工作。这些工作可能只占用某人工作时间的10%。无论如何，如果您的项目生成了大量文档，你一定要采用某种类型的职能和程序来确保文件的整体性得到保护