做PPT时你想到什么？

做PPT时你想到什么？

 

PPT不只是关乎“漂亮”，它在职场中的不可或缺性公司人必须懂。

文｜CBN实习记者 赵蓉

　　继电子邮件之后，PPT可能是又一件在职场中慢慢开始被广泛使用的工具了。
　　还是要感谢微软做出这么一款软件来。在还没有PPT的日子里，我们像被安排写论文的理科生那样恼怒地敲打着键盘撰写工作报告；像被拖进实验室的文科生那样无助地学习用复杂的工具绘制图表；听老板们长篇大论时，我们还别无选择地要对着那张或是表情严肃、或是眉飞色舞的脸从开始看到结束。
　　但PPT把这一切都改变了。
　　不管你是从事销售或市场推广工作，还是在管理岗位或支持性部门工作，项目计划、述职报告、产品介绍、合作提案、总结会议……总有需要和PPT打交道的场合。它作为一种展示工具，形式生动、简洁，易于让人理解和接受。因而对PPT的多加推崇也成为一种趋势，还有不少公司人会在业余时间买书自学或在专业论坛上向达人请教。在咨询行业，甚至还有“用PPT砸死客户”一说，意味用PPT展示出这群职业顾问们强大的专业能力。
　　《别告诉我你懂PPT》一书的作者李治，在留学伊始英文不佳的情况下，靠PPT获得美国研究生演讲比赛的第二名，后又通过一份精美的PPT简历得到面试机会，受到百事全球VP的赏识。之后她从事了快消行业，在工作和项目中，也常因为强大的PPT逻辑和制作水准令人印象深刻。
　　并非擅长制作PPT就意味着能把工作做好，这个道理我们都懂。但是，不管你在不在意收到或交出的一份PPT的质量，想要忽视PPT在工作中的重要性似乎已经不可能。

01
职位描述：会做PPT
　　公司人在应聘时可能并不会把“会做PPT”这条单独拿出来说事，可翻翻简历，大多还都有那条“熟练使用MS Office软件”的个人技能描述。其实，针对有些职能岗位来说，HR说不定还真会在面试时问你一句：你对PPT有多熟练？
　　从行业来看，咨询、广告、公关等从事第三方服务的机构对PPT尤其看重，而一般公司里，在销售部、市场部、培训部等工作的公司人也需要掌握一定的PPT技能。
　　客户经理去拜访新客户时，会边播放公司或产品介绍的PPT边做销售；市场部过去多以预算报表为主的活动计划或项目进展总结等，如今也更多使用PPT方式呈现；培训师自己的培训资料不管多复杂，到讲课时，也总离不开用PPT提示思路或者与听众做沟通。
　　一位担任总经理助理的公司人提及，她的老板喜欢在各种会议上都放映幻灯片作为开头和结尾，开头通常是议程，结尾则是一些具有感召力的个人工作经验总结，希望给下属带来激励。至于会议中间的过程，不管是照本宣科还是自由发挥，他也总要求助理把幻灯片背景弄得“既好看有创意，又不失稳重”。
　　李治把在职场中制作和使用PPT的经验总结成书，在看似多样的PPT设计、制作步骤之外，她想传递的职场经验也很明显：PPT完全可以反映出制作人的工作态度和能力。她曾提到参加展会时应提前到场，检查场地、设备、调亮屏幕，并应对系统差异准备两个版本，预演播放确认字体和动画没有走形。也正是因为这样的工作态度，她的职场发展始终表现稳定、发挥出色。
　　虽然并非每个人都有愿望要成为一个PPT达人，并且不少公司人还对PPT怀有爱恨交织的情感，但这并不妨碍我们发挥创意来利用PPT提升自己—不管是否牵涉工作。
　　曾有一位咨询公司顾问在在线讨论小组里，展示了他所制作的一堆PPT版本的阅读笔记，都是他自己在阅读完一本工具书之后，使用工作中养成的专业资料整理和检索的思维，将一整本书的内容浓缩在一份PPT中。可能很多人会觉得干吗要做PPT给自己看，不过这份被评论为“逻辑强大”的PPT读书笔记真是一种“向自己的展示汇报”。

02
PPT=形象？
　　在麦肯锡一位前高级董事推荐给对咨询行业感兴趣的学生的书里，有2／3是关于如何制作牛×的PPT。某些行业和公司存在着所谓的PPT文化，即格外强调PPT制作的美观度和专业度，推崇那些在演讲（Presentation）中通过PPT来展示观点或说服他人的表达方式。
　　如果某个人做的PPT得到大家认可，多少能够反映出他在某些方面的工作能力具有可圈可点之处，或是仔细踏实努力、或是有想法和创意。
　　不过，仅仅通过PPT得到对个人的认可毕竟还不太容易，不论是老板还是同事可能都会从多个维度去综合评判你的工作能力。但是PPT能够代表公司形象的说法还是被很多人接受，一位专门从事人力资源培训的公司人说到，不少咨询公司和广告公司都会对面向客户的PPT有格外高的标准，虽然其中不少仅被用于合作过程中的沟通而非最后展示，但PPT本身就体现了公司的业务水准和员工素质。即使不是咨询服务类公司，一份带有公司Logo的PPT，对外而言也会被视为代表了公司的形象。

03
PPT=沟通？
　　那些“演示文稿”们其实很少只起到展示作用。
　　PPT的主要功能大致分为两种。一种是以做报告为目的，例如项目进展通告、调查结果汇报、工作总结等，这时PPT上的文字还是一些关键信息的描述，最后可以作为资料存档。不过影响报告效果的多半还是公司人在讲解过程中的演讲技巧。另一种是以提建议为目的，比如方案、计划等，这就需要公司人使用大量信息，并利用PPT展示自己的思路，说服或打动目标对象。
　　在一家电子商务公司担任产品经理的周诚，除了研究行业动态和思考总结等一些“内在修炼”外，其余要和人打交道的部分几乎都离不开PPT：用PPT做方案给老板看；用PPT组织团队会议做头脑风暴；或用PPT告诉团队伙伴他的最新想法；用PPT给一些新人做培训。
　　在消费品公司从事市场研究的周琪则提到，每次向直属上司汇报工作前，她都会细心研究如何把PPT尽可能做到最简化，但同时又不遗漏要表达的意思，“大家的工作都很多，也都希望尽可能详细地向老板汇报自己都做过哪些事，但提供信息量是一回事，还要站在老板角度考虑，替他节约时间。”

04
PPT=效率？
　　关于PPT是不是能够提高工作效率，这一点还真的很难下结论。
　　电子办公刚刚流行起来时，有公司人抱怨那些口头几句话就说得清的东西总被要求落实成Word、Excel，外加来回邮件沟通修改建议数次。现在又常常被要求提供“精美的PPT”，无形中增加了工作量。
　　但职场中的PPT爱好者数量仍不见消减，而且大有一群将之视作短板而表示一定会下功夫提高技艺的人士在。
　　任仕达的沈凯认为，强化工作效果才是PPT的主要功能和作用，比如销售人员对新客户做展示的PPT，如果能够在第一次演示时在短时间内就给人留下深刻印象，或许就是为你争取到了下一次深入接洽、探讨合作的机会。相对而言，如果是一厚叠平面宣传资料，通常即使被留下了，被客户再多翻看的几率也很小。
　　一位在零售行业担任采购经理的公司人提到，有一次他为了争取某个项目合作能够被管理层通过，花了很大力气将预算报表中的项目转化成PPT的要点式表达，又制作了矩形的业态竞争分析图，在图上标注出所需物品对于下阶段市场策略的重要性，再说服主管在例会时留出3分钟让他进行阐释。最后几位老板都挑不出不妥的地方，预算一分不差地被当场拍板。事实上，他的预算报表早就提交过，一直没能得到重视。
　　联系编辑：

 

李源
任仕达（中国） 职业咨询顾问

C=CBNweekly 
L=李源

C：为什么有些行业和公司格外重视PPT？
L：以“PPT文化”最强的咨询行业为例，因为公司提供的是专业性的服务，即卖给客户的产品是无形的，所以需要依靠PPT来强化这种产品具有的特性和价值。至于为什么采用的是PPT而非其它形式，是因为PPT的一大特点是具有逻辑展示作用。纯数字和文字的报表或文档，只是直接展示了你工作的实际结果或预期成果，而PPT可以用来“讲故事”，内容上有所谓的“起承转折”，可以帮助听众理解这种结果被实现或推导出的过程和原因。
PPT形式生动、内容简洁，逻辑性强，呈现形式做得好的话，很容易让人接受。PPT的目的是展示你的业务逻辑和专业能力。

C：对普通公司人而言，PPT是必须掌握的一项技能吗？
L：PPT的制作技能和表现形式是一种软技能，当然，如果对PPT掌握得好，在职场中确实是一个加分的项目。但是制作PPT背后的思维才是一个公司人的硬技能，体现的是他对事物的认识能力以及对观点的提炼和阐述能力，制作出高水准的PPT，可以反映出你的综合素质。
另外，评价一个公司人PPT的水准，不仅从外在形式和内容上，是否有针对性也是很关键的一点，如果对这项任务有较好的总体认识，一定是根据目标受众的需要来制作PPT，用以提供相应信息的，加上通顺的逻辑和精彩的表达，有助于对方跟着你的思路，接受你所要传递的内容。最终达到的是对你的认可。
C：对不擅长PPT的公司人而言，如何入门和提高？
L：首先，掌握PPT制作的技术门槛并不高，例如文字和图表的搭配等，只需知道一些注意事项外加实践几次，就可以逐步掌握，换句话说，用PPT把内容讲清楚只是一件技巧性的事。一些大公司或部门都会注意将员工在工作环节中制作或使用的PPT作为资料收集存档，对于职场新人或者以前很少接触PPT的公司人而言，可以找到这些资料，参考相同类型的进行借鉴和学习。一些公司也会提供简单的基础模板，规定使用公司Logo和统一色调。
其次，如何用PPT把故事讲得好看，则需进到更进一步的“自我提升”层面。不管做哪种用途的PPT，制作过程就相当于对手头的工作内容进行逻辑整理的过程，真正指导你如何罗列文字图片进行阐释的思路，其实是你对行业的认识和对客户关系的把握。这种能力会随着工作资历的加深、对行业和工作的重新审视，得到阶段性的提高。
此外，在利用PPT做Presentation的时候，还需注意报告人本身才是主体，需要注意使用演讲技巧来控制场面和听众互动沟通，而PPT在这种场景下只是起到辅助作用。