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分类: IT职场

2011-02-16 22:13:35

做PPT时你想到什么?

做PPT时你想到什么? - 第一财经周刊 - 第一财经周刊官方博客

 

PPT不只是关乎“漂亮”,它在职场中的不可或缺性公司人必须懂。

文|CBN实习记者 赵蓉


  继电子邮件之后,PPT可能是又一件在职场中慢慢开始被广泛使用的工具了。
  还是要感谢微软做出这么一款软件来。在还没有PPT的日子里,我们像被安排写论文的理科生那样恼怒地敲打着键盘撰写工作报告;像被拖进实验室的文科生那样无助地学习用复杂的工具绘制图表;听老板们长篇大论时,我们还别无选择地要对着那张或是表情严肃、或是眉飞色舞的脸从开始看到结束。
  但PPT把这一切都改变了。
  不管你是从事销售或市场推广工作,还是在管理岗位或支持性部门工作,项目计划、述职报告、产品介绍、合作提案、总结会议……总有需要和PPT打交道的场合。它作为一种展示工具,形式生动、简洁,易于让人理解和接受。因而对PPT的多加推崇也成为一种趋势,还有不少公司人会在业余时间买书自学或在专业论坛上向达人请教。在咨询行业,甚至还有“用PPT砸死客户”一说,意味用PPT展示出这群职业顾问们强大的专业能力。
  《别告诉我你懂PPT》一书的作者李治,在留学伊始英文不佳的情况下,靠PPT获得美国研究生演讲比赛的第二名,后又通过一份精美的PPT简历得到面试机会,受到百事全球VP的赏识。之后她从事了快消行业,在工作和项目中,也常因为强大的PPT逻辑和制作水准令人印象深刻。
  并非擅长制作PPT就意味着能把工作做好,这个道理我们都懂。但是,不管你在不在意收到或交出的一份PPT的质量,想要忽视PPT在工作中的重要性似乎已经不可能。

01
职位描述:会做PPT
  公司人在应聘时可能并不会把“会做PPT”这条单独拿出来说事,可翻翻简历,大多还都有那条“熟练使用MS Office软件”的个人技能描述。其实,针对有些职能岗位来说,HR说不定还真会在面试时问你一句:你对PPT有多熟练?
  从行业来看,咨询、广告、公关等从事第三方服务的机构对PPT尤其看重,而一般公司里,在销售部、市场部、培训部等工作的公司人也需要掌握一定的PPT技能。
  客户经理去拜访新客户时,会边播放公司或产品介绍的PPT边做销售;市场部过去多以预算报表为主的活动计划或项目进展总结等,如今也更多使用PPT方式呈现;培训师自己的培训资料不管多复杂,到讲课时,也总离不开用PPT提示思路或者与听众做沟通。
  一位担任总经理助理的公司人提及,她的老板喜欢在各种会议上都放映幻灯片作为开头和结尾,开头通常是议程,结尾则是一些具有感召力的个人工作经验总结,希望给下属带来激励。至于会议中间的过程,不管是照本宣科还是自由发挥,他也总要求助理把幻灯片背景弄得“既好看有创意,又不失稳重”。
  李治把在职场中制作和使用PPT的经验总结成书,在看似多样的PPT设计、制作步骤之外,她想传递的职场经验也很明显:PPT完全可以反映出制作人的工作态度和能力。她曾提到参加展会时应提前到场,检查场地、设备、调亮屏幕,并应对系统差异准备两个版本,预演播放确认字体和动画没有走形。也正是因为这样的工作态度,她的职场发展始终表现稳定、发挥出色。
  虽然并非每个人都有愿望要成为一个PPT达人,并且不少公司人还对PPT怀有爱恨交织的情感,但这并不妨碍我们发挥创意来利用PPT提升自己—不管是否牵涉工作。
  曾有一位咨询公司顾问在在线讨论小组里,展示了他所制作的一堆PPT版本的阅读笔记,都是他自己在阅读完一本工具书之后,使用工作中养成的专业资料整理和检索的思维,将一整本书的内容浓缩在一份PPT中。可能很多人会觉得干吗要做PPT给自己看,不过这份被评论为“逻辑强大”的PPT读书笔记真是一种“向自己的展示汇报”。

02
PPT=形象?
  在麦肯锡一位前高级董事推荐给对咨询行业感兴趣的学生的书里,有2/3是关于如何制作牛×的PPT。某些行业和公司存在着所谓的PPT文化,即格外强调PPT制作的美观度和专业度,推崇那些在演讲(Presentation)中通过PPT来展示观点或说服他人的表达方式。
  如果某个人做的PPT得到大家认可,多少能够反映出他在某些方面的工作能力具有可圈可点之处,或是仔细踏实努力、或是有想法和创意。
  不过,仅仅通过PPT得到对个人的认可毕竟还不太容易,不论是老板还是同事可能都会从多个维度去综合评判你的工作能力。但是PPT能够代表公司形象的说法还是被很多人接受,一位专门从事人力资源培训的公司人说到,不少咨询公司和广告公司都会对面向客户的PPT有格外高的标准,虽然其中不少仅被用于合作过程中的沟通而非最后展示,但PPT本身就体现了公司的业务水准和员工素质。即使不是咨询服务类公司,一份带有公司Logo的PPT,对外而言也会被视为代表了公司的形象。

03
PPT=沟通?
  那些“演示文稿”们其实很少只起到展示作用。
  PPT的主要功能大致分为两种。一种是以做报告为目的,例如项目进展通告、调查结果汇报、工作总结等,这时PPT上的文字还是一些关键信息的描述,最后可以作为资料存档。不过影响报告效果的多半还是公司人在讲解过程中的演讲技巧。另一种是以提建议为目的,比如方案、计划等,这就需要公司人使用大量信息,并利用PPT展示自己的思路,说服或打动目标对象。
  在一家电子商务公司担任产品经理的周诚,除了研究行业动态和思考总结等一些“内在修炼”外,其余要和人打交道的部分几乎都离不开PPT:用PPT做方案给老板看;用PPT组织团队会议做头脑风暴;或用PPT告诉团队伙伴他的最新想法;用PPT给一些新人做培训。
  在消费品公司从事市场研究的周琪则提到,每次向直属上司汇报工作前,她都会细心研究如何把PPT尽可能做到最简化,但同时又不遗漏要表达的意思,“大家的工作都很多,也都希望尽可能详细地向老板汇报自己都做过哪些事,但提供信息量是一回事,还要站在老板角度考虑,替他节约时间。”

04
PPT=效率?
  关于PPT是不是能够提高工作效率,这一点还真的很难下结论。
  电子办公刚刚流行起来时,有公司人抱怨那些口头几句话就说得清的东西总被要求落实成Word、Excel,外加来回邮件沟通修改建议数次。现在又常常被要求提供“精美的PPT”,无形中增加了工作量。
  但职场中的PPT爱好者数量仍不见消减,而且大有一群将之视作短板而表示一定会下功夫提高技艺的人士在。
  任仕达的沈凯认为,强化工作效果才是PPT的主要功能和作用,比如销售人员对新客户做展示的PPT,如果能够在第一次演示时在短时间内就给人留下深刻印象,或许就是为你争取到了下一次深入接洽、探讨合作的机会。相对而言,如果是一厚叠平面宣传资料,通常即使被留下了,被客户再多翻看的几率也很小。
  一位在零售行业担任采购经理的公司人提到,有一次他为了争取某个项目合作能够被管理层通过,花了很大力气将预算报表中的项目转化成PPT的要点式表达,又制作了矩形的业态竞争分析图,在图上标注出所需物品对于下阶段市场策略的重要性,再说服主管在例会时留出3分钟让他进行阐释。最后几位老板都挑不出不妥的地方,预算一分不差地被当场拍板。事实上,他的预算报表早就提交过,一直没能得到重视。
  联系编辑:yanyue@yicai.com

 

李源
任仕达(中国) 职业咨询顾问

C=CBNweekly 
L=李源

C:为什么有些行业和公司格外重视PPT?
L:以“PPT文化”最强的咨询行业为例,因为公司提供的是专业性的服务,即卖给客户的产品是无形的,所以需要依靠PPT来强化这种产品具有的特性和价值。至于为什么采用的是PPT而非其它形式,是因为PPT的一大特点是具有逻辑展示作用。纯数字和文字的报表或文档,只是直接展示了你工作的实际结果或预期成果,而PPT可以用来“讲故事”,内容上有所谓的“起承转折”,可以帮助听众理解这种结果被实现或推导出的过程和原因。
PPT形式生动、内容简洁,逻辑性强,呈现形式做得好的话,很容易让人接受。PPT的目的是展示你的业务逻辑和专业能力。

C:对普通公司人而言,PPT是必须掌握的一项技能吗?
L:PPT的制作技能和表现形式是一种软技能,当然,如果对PPT掌握得好,在职场中确实是一个加分的项目。但是制作PPT背后的思维才是一个公司人的硬技能,体现的是他对事物的认识能力以及对观点的提炼和阐述能力,制作出高水准的PPT,可以反映出你的综合素质。
另外,评价一个公司人PPT的水准,不仅从外在形式和内容上,是否有针对性也是很关键的一点,如果对这项任务有较好的总体认识,一定是根据目标受众的需要来制作PPT,用以提供相应信息的,加上通顺的逻辑和精彩的表达,有助于对方跟着你的思路,接受你所要传递的内容。最终达到的是对你的认可。
C:对不擅长PPT的公司人而言,如何入门和提高?
L:首先,掌握PPT制作的技术门槛并不高,例如文字和图表的搭配等,只需知道一些注意事项外加实践几次,就可以逐步掌握,换句话说,用PPT把内容讲清楚只是一件技巧性的事。一些大公司或部门都会注意将员工在工作环节中制作或使用的PPT作为资料收集存档,对于职场新人或者以前很少接触PPT的公司人而言,可以找到这些资料,参考相同类型的进行借鉴和学习。一些公司也会提供简单的基础模板,规定使用公司Logo和统一色调。
其次,如何用PPT把故事讲得好看,则需进到更进一步的“自我提升”层面。不管做哪种用途的PPT,制作过程就相当于对手头的工作内容进行逻辑整理的过程,真正指导你如何罗列文字图片进行阐释的思路,其实是你对行业的认识和对客户关系的把握。这种能力会随着工作资历的加深、对行业和工作的重新审视,得到阶段性的提高。
此外,在利用PPT做Presentation的时候,还需注意报告人本身才是主体,需要注意使用演讲技巧来控制场面和听众互动沟通,而PPT在这种场景下只是起到辅助作用。

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