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2010-04-15 17:45:16

如何“货比三家”—项目材料采购成本控制(1)


建材(设备)市场现状

  当前,国内建材市场还是为数不多的极不透明的市场之一。由于建材种类繁多,价格变动大,及时掌控准确的市场价格信息对建企来说还是相当困难的。 当前权威的市场价格信息还主要由定额站在发布,价格失真程度(与市场实际成交价)有30-50%之大。在家庭装潢建材市场,顾客自己购买要比设计师推荐贵 10%左右,设计师还能拿到15%佣金。市场的不透明性可见一斑。建材市场随信息化技术的应用普及,迟早会被推平。但近年来,面对海量的数据信息,建企管 理者对采购成本的管控能力还是很弱的。

  这种不透明状况给项目管理的采购成本控制带来巨大压力。材料成本占工程总成本的60%左右,如不控制住,项目赢利是难以想象的。正因为缺乏有效 的采购成本控制手段,项目经理在此项工作上耗费了过多的管理资源,极大影响了项目整体效益。

  我们不能认为比中标价(合同价)低的采购价就满意了。由于材料价变动越来越快,虽然采购价比合同价低了,也可能存在大的采购利润损失。

  ◆项目采购现状

  常言道“货比三家不吃亏”,在项目采购中这句话依然重要。项目经理非常希望自己的材料采购人员能够将工作做细做扎实,多比较供货商报价,获得最 优采购方案,达到成本最低。但很难达到理想状况,甚至常会发生严重问题:

  1)比价工作不充分。材料采购任务量相当大,人手不可能配备很多,当采购工作跟不上工程现场进度时,充分的比价工作就难以进行了,易产生价高质 次等问题。

  2)缺乏供货商信息资源。工程产品材料种类繁多,每一个工程所用的材料品种、品牌差异巨大,因缺乏供应商资源,导致不能进行充分的“货比三家” 现象很常见。

  3)失控。企业总部和项目经理只能对一些大宗采购安排时间审核,进行市场价调查。对中小采购项目没有时间也没有能力去控制,这种情况下易出现 “采购腐败”现象。当采购员信誓旦旦对你汇报这产品最便宜最好的三家报价时,不由得你不信。

  ◆“手工”询价弊端

  我们将传统的电话、传真询价定义为“手工”询价。因为询价过程的数据管理很难再利用,其弊端有以下几点:

  1)效率低,无法掌握海量采购信息。中建八局ERP系统里已存有16万种材料了,只钢材一项就有10000多种了,还在不断增加之中,加上海量 的供应商数据。面对如此庞大的数据,用“手工”方法电话或传真去完成采购询价,要求做到“货比三家”,本身是相当勉为其难的,采购人员即使想努力控制采购 成本,工作也很难做到位。不是“想不想”的问题,而是“能不能”的问题。

  2)信息不能共享,不利降本。有时某项目采购人员为找一种新材料,满世界跑,甚至耽误工期,采购价格也很高。很可能隔条街本公司的另一工地就曾 采购过这种材料。供应商、产品、价格信息在一个企业无法形成一个高效低成本的共享平台,经济损失有时是非常巨大的。

  3)上下信息严重不对称,采购成本控制难。若采购人员思想出现问题,责任心不强。“手工”作业状态下,面对海量询价、海量采购商、海量采购品 种,上级对采购成本是不可能控制到位的,一般只能采取抓大放小的方法来实施。总部对项目部的采购成本控制、项目经理对采购人员的采购成本控制莫不如此。 “手工”作业形式下,下属具有信息优势,上级处于信息弱势,上下级的信息严重不对称,上级也就失去了管控能力。而现在的市场形势是项目利润空间越来越小, 所以,建企保障或提高实际项目利润,必须管得更多,管得更细。如果没有一个信息化的强大平台,手工作业是无法企及的。

  4)历史数据无法积累。基层采购人员历史的询价数据,有相当大的重复利用价值。一个工程从招投标到结算就需持续相当长的时间,甚至超过5年,在 这一过程,这些历史询价数据都需用到。“手工”询价方法,这些历史数据被记在纸介质上或者零星无关联的Excel表上,几乎没有重复利用的可能,更不用说 共享的价值了。平时的大量工作成果无法形成更大的企业知识和企业价值,相当可惜!

  大的建企集团参与询价采购人员可达2000多人,这么大的一个工作群体的工作价值应该被保存,并被放大创造新价值。这是我们建企的企业家们必须 要重视的事情。

  ◆鲁班企业级材价信息(询价)解决方案—鲁班通

  鲁班软件(集团)推出了材价信息(询价)解决方案—鲁班通。鲁班通是基于互联网“云+端”的技术方案。企业购买服务后,即可简单快速部署成功企 业级询价网络平台。各基层询价人员安装客户端软件后,即可利用软件向自己的供应商询价,一次性可向多人发出询价,自动接收到报价,询价报价数据即被收集到 企业数据分库中,形成历史数据积累。通过智能分析,系统可提供各种材料品种的企业中准价、平均价材价指标。

  “鲁班通”是企业基层人员和供应商之间的询报价通讯(类似于QQ机制),是一个P2P通讯系统。但鲁班通与QQ传输内容却有本质区别:QQ传输 的是文件,鲁班通传输的是数据表。这样就可积累起来海量的数据库,就方便对数据加以挖掘和利用。

  ◆鲁班通方案价值

  本方案为建企创造的价值相当大:

  1)让基层采购人员较轻松实现“货比三家”。一次性将采购清单发向所有的供应商,自动接收供应商的报价单,并形成自己的本地数据库。

  2)共享企业内的供应商信息。对新材料、新品种,如果手头缺少供应商,可通过企业数据库增加供应商,让“货比三家”更充分,从而提高询价效率, 降低采购成本。

  3)企业对采购成本管控能力大增。通过本系统,企业管理层不仅获得了对基层人员的信息对称,甚至获得了信息优势,管控采购成本能力大为增强。我 们的实验表明:管理能力就是信息获取能力,决策水平也依赖于信息获取能力。当上级的信息获取成本比基层低、获取能力比基层强时,就已经具备了强大的管理能 力。有了这样的系统,不必每个采购都查,也有很强的全局管控能力。我们发现,基于这样的平台,供应商会大量减少“公关动作”,自动形成竞价,让“货比三 家”更加充分。

  4)历史数据的累积和增值。大型建企上千人的采购、询价队伍,较短时间即可形成海量数据库,对这些数据的利用,挖掘分析将为企业创造巨大的价 值。

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