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2008-09-09 10:16:17
湖北省道路交通安全协会
“三网一中心开通庆典”新闻发布会流程
一、目的
1．公布“三网一中心”交管信息化平台开通，引起社会各界的关注；
2．做好社会各界的公关工作，与政府职能部门、新闻媒体、运营商建立良好的合作关系；
3．提供新闻炒作的契机，树立“三网一中心”产品良好的公众形象，提升“三网一中心”产品知名度；
4．向社会各界展示交通短信、交通声讯、交通网络的方便和快捷，提高产品的美誉度；
5．揭开“三网一中心”政务平台新面纱，树立湖北省公安厅交警总队警务服务新形象。
二、日期
三、地点
备选一：湖北省公安厅接待中心
1、具有权威性
2、基本设施不详
备选二：香格里拉大酒店
1、星级酒店
2、会议厅、宴会厅400人左右容量（场租费用：元）
3、配套音响、话筒设备齐全
4、提供投影仪（电脑自备）
四、主办单位
1.湖北省道路交通安全协会
2.湖北省公安厅交警总队
五、协办单位
武汉市邮电科学院虹翼信息有限公司
武汉新民广科电子有限公司
六、参会人员（政府官员、邮科院领导、汽车行业代表、各运营商领导或代表、新闻媒体）
1、政府官员，约 人（道协协调）
省公安厅厅长
省交通厅厅长
省道协秘书长
省公安厅交警总队领导
各地市交警支队领导及代表
省道协常务理事单位
省道协各分会代表
2、邮科院领导，约1-2人；（虹翼落实）
3、各运营商领导或代表，约3-5人；（由虹翼落实）
4、汽车行业代表，约 人；（新民广科落实）
5、汽车产业链上下游企业代表，约 人；（新民广科和虹翼共同落实）
6、邀请新闻媒体，约 人；（道协协调）
省、市、县电视台/广播电台/报社/官方网站记者
七、会议内容
道协秘书长主持“三网一中心”开通剪彩仪式
省交警总队队长讲话
“三网一中心”模式介绍
“三网平台”现场测试
答记者问
就餐
八、会议议程
新闻发布会流程
9：00---所有准备工作就绪
9：30---来宾入场（礼仪小姐开始迎宾，佩戴贵宾胸花，发放礼品）
10：00---主持人宣布新闻发布会开始，并向大家介绍主席台的嘉宾
10：10---道协秘书长主持“三网一中心”开通剪彩仪式
10：25---省交警总队队长讲话
10：50---“三网一中心”模式介绍
11：20---“三网平台”现场测试
11：40---答记者问
12：00---会议结束，来宾用餐
九、工作安排
（一）、会前准备
1、场地联系
目前场地确定为（大酒店），道协负责与酒店方面的有关沟通工作，合同由道协签订，4月18日落实。
2、现场布置及会务用品
签到簿、名片托盘、嘉宾胸花、嘉宾用笔、便签纸、姓名桌卡等由新民广科公司负责准备（桌卡打印由XXX负责），落实时间4月26日。新民广科公司负责会场内外横幅、拱门、升空气球、主背景布置、入会场引导牌、花篮、现场指示牌、其他布置用品的到位4月24日出方案，4月27日16：00必须布置完毕。
3、宣传资料
基本资料：项目简介、公司介绍、相关新闻报道等，由虹翼公司准备并组合成套，4月27日交行政部，由行政部负责装袋。
新闻通稿：专发媒体记者，整个准备、发放、落实工作于4月26日由策划部完成。
领导发言：策划部负责领导发言稿，包括省道协领导发言稿、省交警总队领导发言稿，4月25日前落实。
4、礼品
礼品在4月25日前落实完毕，行政部负责将礼品统一入礼盒包装。
5、请柬与邀请函
行政部4月20日下班前负责请柬的订购，策划部4月21日负责打印，各部门到策划部领取，4月22—25日由各部门发放到位。
（二）、人员邀请
各部门在4月25日前带请柬对口处邀请，并逐个落实确认。
1、人员统计：各对口部门应做好回执统计工作，不断将最新信息与行政部就和策划部沟通进展情况，4月26日中午前将最后确认名单（姓名、职务、单位、联系电话、是否安排接送、随行人员信息）及时报行政部、策划部，以便于安排；
2、会前确认：4月27日下午各部门做最后电话逐一确认，提醒有关人员到场。对于需要特殊接送安排的，行政部统一做好接送工作。
3、座次安排：、行政部、策划部应在4月27日开始安排好座次，及时做好座次调整工作。
（三）、会场布置
行政部安排车次：在活动前一天下午（4月27日16：00之前）将会议所需的会务用品、礼品、宣传品等一并运至现场，由酒店提供临时储存间，指派专人负责。市场部和行政部一起做好会场布置工作，查缺补漏。
（四）、会场控制
所有会务人员必须在4月28日8：00到场。
1、迎宾组：（组长：组员：）
*礼仪小姐（由行政部安排，市场部负责调配，人数10人，注意服饰上的统一形象，酒店也提供两位礼仪小姐）负责迎接宾客及引导工作；
2、签到组：（组长：组员：）
*4月28日9：00前，根据策划部、行政部提供来宾名单和座次安排，按英文字母排序制成现场座次对应表格，交给引导组；由市场部指派人员协助此项工作；
*签到组类别：政府部门签到处（2人）、媒体签到处（2人），机动人员2人；
*签到组负责接待现场嘉宾，收取名片，安排签到；
*做好到场嘉宾统计工作，会前10分钟组长将实际到场嘉宾信息统计给主持人，以便于主持人介绍和安排嘉宾讲话等。
3、引导组：（组长：组员：组长对签到组组长负责）
*礼仪小姐根据签到组提供的表格，将来宾安排到各自座位；
*迎宾组礼仪小姐听从签到组安排
4、礼品组：（组长：组员：）
*行政部负责礼品的发放；
*会前从行政部接管礼品，签到时凭请柬发放礼品并在表格上登记好，会后做好剩余礼品核对工作。
*礼品发放嘉宾及记者。
5、控制组：（组长：组员：）
由新民广电公司领导代表、虹翼公司领导代表总负责现场工作，包括现场进程，突发事件安排等，指挥监督其他组工作；
*现场操作人员、（行政部安排2人），控制好现场设备如灯光、音响等；
*会议撤场由礼品组、签到组和迎宾组组长负责，行政部、市场部负责指挥。
6、贵宾休息室（会前2天确定贵宾人数，以便于准备贵宾休息室）
由公司领导负责接待，由酒店安排等同贵宾数量的服务人员配合公司领导做好接待工作。
（五）、注意事项
1、来宾凭请柬领取礼品，记者礼品由行政部经理指定发放；
2、会议布场时将组合成的宣传资料，放在签到处，另用手提袋装好10份备用；
3、酒店准备纸张和笔，放置在签到处的桌面上，同时每桌安排茶水（矿泉水、杯）；
4、来宾签到时，各负责接待部门派专人在指定签到处协助迎宾，并引导至相关场所休息，做好会议的接待工作，尽量避免人员在会议期间半途退场，尤其是到会主要嘉宾；
5、用餐及陪同安置如下：贵宾席（）桌（由道协领导陪同）、媒体席（）桌（公司领导陪同）、司机席（1）桌（由行政部陪同）；
6、晚宴期间由相应部门、相应级别专人陪同就餐；
7、做好会前的临时加桌准备（1）桌，订好菜系（由行政部制作）；
8、方案批复两天内，由行政部召开各部门协调会议，对方案进行完善，逐项落实到位，本会议由行政部统筹监督，行政部、策划部、市场部具体操作，各部门积极配合。
9、事先由出面邀请的部门确定好要发言的重要嘉宾，在送请柬时可附送一份项目资料（资料由策划部提供）
十、费用计划
1、场地租用费：厅（半天）：元，贵宾休息室免费；
2、现场布置费用（含礼仪小姐）（会场内的logo设计即主背面设计和会场内外的横幅的气氛装饰材料）：元
3、餐饮费：元/桌 桌：元
4、会务费：元
5、酒水：元
6、礼品：元
7、手提袋：元
8、宣传册：元
9、不可预见费用：元
10、摄像：元
合计：元
十一、新闻发布会人员安排
总指挥：
总协调：
迎宾组——人
组长：
组员：
引导组——人
组长：
组员：门店人员人、礼仪小姐（酒店提供大门礼仪小姐2人、会场现场礼仪小姐2人、贵宾室礼仪小姐2人）
签到组——人
组长：
组员：
控制组——人
组长：
组员：各组组长等
礼品组——人
组长：
组员：
新闻组——人
组长：
组员：
机动组（会务事项）——4人
组长：
组员：车管及司机
注意：任何组有问题找总协调人
