Excel数据分类汇总

    图1所示是我们日常工作中经常接触到Excel二维数据表格，我们经常需要通过需要根据表中某列数据字段(如“四级部门”)对数据进行分类汇总。

                               

                        

                                      图    1

 

其具体步骤如下：

1、选中四级部门列的任意一个单元格，按一下“常用”工具栏上的“升序排序”或“降序排序”按钮，对数据进行一下排序。

　　注意：使用“分类汇总”功能时，一定要按分类对象进行排序！

　　2、执行“数据→分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，此时如果Excel无法确定当前列表或选定区域哪一行包含列标签，就会报如下错误，如图2；

                 

                           

                           图   2

我们点击“确定”，会另外打开“分类汇总”对话框,如图3；

                            图   3

3、将“分类字段”设置为“四级部门”；“汇总方式”设置为“计数”；“选定汇总项”为“二级部门”和“有无相片”；再选中“每组数据分页”选项。最后确定返回，

4、分类汇总完成（图4是“四级部门”类的打印预览结果）。 

                      

                           图   4

                   

    此时，再进一步结合Excel分页显示标题和表头的功能，就能完整地打印一份既有标题和表头，又有分类汇总的人员名单，以备使用部门使用。