办公室无纸化传真攻略

方案一:废Modem当宝用，用Win XP实现无纸传真
方案二:利用扫描仪，可以丢掉传真机

方案三:大批量传真要发送，让宽带来帮忙

 

“既要节约硬件成本，又要减少对第三方软件的依赖”，这是老板对小雯提出的要求。还好，强大的Windows XP系统提供了传真功能，而闲置已久的Modem（也就是我们常说的调制解调器，俗称“猫”）则可以负责传真工作。小雯开始对 Modem进行功能的“二次开发”……

       方案一

       方案优势：不用第三方软件的支持，充分利用了闲置设备。
        使用工具：Windows XP操作系统、电脑、带传真功能的Modem
        对比传统：完全抛弃传真机，实现了Modem的再利用。

        在对硬件成本或软件成本有所控制的环境下，使用这一方案完全实现了传真的无纸化发送、管理，能将Windows中生成的文件直接通过Modem传送到对方的传真机上。

        1．安装Modem

        将Modem安装到电脑上。安装完成后，回到“控制面板”，双击“电话和调制解调器”图标，在弹出的“位置信息”窗口中填入本地区的区号，按下“确定”按钮。在弹出的窗口中，选择“调制解调器”标签，点击“属性→诊断→查询调制解调器”，如果看到反馈信息，说明Modem已正确安装，可以使用了。

        2．设置传真机

        Windows XP操作系统本身就集成了非常完善的传真功能，但默认安装方式中是没有传真机的，所以我们需要手动添加传真机（并非添加真正的传真机）。

        点击“开始→打印机和传真”，我们将会看到“打印机和传真”对话框，单击“设置传真”命令，Windows就会为我们安装和配置传真机的组件。安装完毕后，在“打印机和传真”对话框中就会多出一个名为“Fax”的图标，这说明传真机已经安装成功了。双击Fax图标，我们将看到“传真配置向导”，单击“下一步”，设置好传真的号码、电子邮件地址、电话号码等发件人信息，单击“下一步”按钮即可完成对传真的配置了。点击“完成”按钮，Windows将弹出“传真控制台”对话框，在该控制台中我们就可进行传真的收发控制了。

        3．收发传真

        在“传真控制台”窗口单击“文件→发送传真”，打开“传真发送向导”对话框。单击“下一步”按钮，填写收件人的信息，主要包括收件人的姓名和传真机的号码，然后单击“添加”按钮，将收件人信息添加至列表中。

        填写完毕后单击“下一步”按钮，在弹出的“准备首页”对话框中设定首页的格式和相关信息。Windows XP提供了四种模板供用户选择，使得用户可以按照模板的格式来设计传真。单击“发件人信息”按钮，填入个人信息后，单击“下一步”按钮选择发送时间以及优先级，即可进入下一页面预览传真效果。如果你对设计的传真感到满意，则可以单击“完成”按钮完成“传真发送向导”操作。

        此时，电脑将通过已经连接好并且正常工作的Modem开始发送传真，发送的进程可以从“传真监视器”对话框中查看（图1）。

        在Windows XP中，我们也可以利用Modem来接收传真。在“传真控制台”中依次选择“文件→立即接收传真”命令，即可开始接收传真。接收完成后，我们可以进入“传真控制台”的“收件箱”中进行查阅。

        方案总结

        本方案最大的特点便是将传真实现了无纸化管理，既节约了成本，又实现了企业提高效率的目标，因此具有很大的可行性。当然，这对于操作者的要求相对高了许多。

方案二

  新的订购合同制定好了，得赶快将老板已经签好字、盖好章的文件传送给客户，但是这种已经打印出来的文件却不能通过“方案一”进行传真。怎么办？面对这个难题，小雯想到了采用第三方软件进行解决，再加上办公室里的扫描仪，就可以直接将扫描的内容通过传真发送到对方的传真机上。

        方案优势：转真效果和利用传真机进行发送几乎一致，非常适合于发送有签字或盖章的合同。
        使用工具：电脑、带传真功能的Modem、传真软件（Fax Machine，）
        对比传统：转真效果几乎和传统方式完全相同，然而却不用传真机的支持。

        发送有签字或盖章的合同、文书等文件时，这是除使用传真机外最好的办法，它能将文件“原汁原味”的发送给他人。在没有传真机，需要发送特殊文件的情况下，别忘了这个方法。

        1．基本设置

        在Fax Machine的主界面（图2）内单击“Settings（设置）”按钮进入设置对话框。进入“General（常规）”选项卡，对是否使用传真封面、是否打印报告等常用设置进行选择后，切换到“Scanner”和“Modem”选项卡可以对传真和调制解调器进行设置。

        2．准备传真稿

        将要传真的文件放入扫描仪，点击Fax Machine主界面的“Scan page（扫描页面）”按钮启动扫描引擎进行扫描。扫描完成后将会弹出传真预览窗口。按下“OK”按钮后，Fax Machine将把该图片保存在临时文件夹中，准备进行传真。

        3．发送传真

        回到Fax Machine主界面，点击“Send fax（发送传真）”按钮，打开传真发送对话框（图3）。输入传真接收方的姓名、公司和传真号码等信息并勾选“Use dailing prefix（在拨打对方传真号码前，先拨单位规定的要拨外线时先拨打的号码）”。如果需要发送传真封面还可以在“Cover page”中设定封面的主题和内容。

        最后，单击“Dial and send（拨号并发送）”按钮，软件便会将我们扫描的成果通过Modem发送出去了。

        方案总结

        这个方案能够将手写的文字等无法直接通过电脑传送的内容发送到对方的传真机中，这在企业需要签订协议等情况下比较适用。

        方案三

         如果需要快速发出大批量的传真，该怎么办？最近，老板要求小雯为即将召开的产品发布会做准备。当务之急，就是把发布会的邀请函发出去，面对这么多要发送传真的客户，小雯打算怎么办？

        方案优势：节约成本、速度快、高清晰度、传真群发。
        使用工具：“i-SuperFax超级传真”（下载地址：）
        对比传统：处理速度极快，能够实现传统传真机无法实现的传真群发功能。

        用户只要在PC上安装i-SuperFax超级传真软件，上网后就可以方便、快捷地将自己的电子文档在不需要打印的前提下，就像发送E-mail一样，发送传真到全国任何一台传真机上。同时它的传真群发功能，也非常方便。每分钟传真群发的速度高达300用户/页。而传统的传真机使用固定电话线路，不仅费用高，而且速度非常慢。

        使用起来非常方便，安装好软件并运行，输入自己的传真账号，登录密码等信息来进行注册（图4）。

        注册成功后将会得到注册成功的信息，接下来你还要为你的账户充值（充值方法见）。

        按要求输入相关信息并完成注册后，就可以进行登录了。在软件主界面根据提示对软件进行设置，接着就可像使用传统的传真机那样使用该软件发送传真了。

        方案总结

        在现成的宽带网络下使用这款无纸化的传真机来发送传真能够大幅提高发送速度，而且群发传真更是传统传真机无法实现的。对于需要快速、大量发出传真的用户来说，该方案实用性极强。