Exchange 2016就地存档

【摘要】

        在Exchange邮件系统中，默认用户邮箱配额是使用数据库的配额限制，一般为2G；用过Exchange模式邮箱的应该都知道，2G配额是远远不够的，一般只能保存几个月的邮件，这时就需要用户手动在outlook中配置存档，或者直接删除历史邮件以腾出邮箱空间。但对于一些领导邮箱或者特殊应用的邮箱，让用户自己去做这些操作可能不太适合，这时我们就可以在Exchange服务器上为这少部分特殊邮箱启用就地存档，自动将邮箱内的邮件存档。

本文转自-学领未来

1.    就地存档简介

Exchange2016中的就地存档，允许用户在存档邮箱（Archive Mailbox）中存储邮件。存档邮箱是为用户的主邮箱启用的其他邮箱，用户可以在Outlook和Web上的 Outlook 中访问存档邮箱，也可以在主邮箱和存档邮箱之间移动或复制邮件。

我们可以在Exchange服务器上配置使用保留策略自动将邮件移动到存档邮箱，存档策略是通过创建使用“移动到存档”保留操作的保留标记而实现的。

1.1  托管文件夹助理

如果我们为一个邮箱启用了就地存档，启动了存档邮箱，并为邮箱设置了保留策略， 在“托管文件夹助理”对邮箱进行处理后，用户即可使用保留策略标记，然后该用户可以标记要移动到存档邮箱的文件夹或邮件。所以使之起作用的是Managed Folder Assistant托管文件夹助理（MFA），它应用和处理在保留策略中配置的邮件保留设置。Managed Folder Assistant工作周期的特定时间段内处理的邮箱服务器上的所有邮箱。默认情况下，MFA 的工作周期为一天 （在服务器上的所有邮箱都通过 MFA 每天都处理）。所以说在做了保留策略更改后会在24小时内生效。 我们也可以对特定的邮箱启动托管文件夹助理，触发MFA立即处理邮箱：Start-ManagedFolderAssistant -Identity [e-mail]。

1.2  保留策略和保留标记

我们可以创建保留标记，然后把这些标记加到保留策略中，然后对某些邮箱应用保留策略。保留标记就是定义了对邮件的具体操作，多个不同的标记就是对不同的邮件进行各自的处理，保留标记分为以下三种：

        1）默认策略标记（Default Policy Tag）：自动应用于整个邮箱，管理员配置后，用户无法更改应用于邮箱的 DPT；

        2）保留策略标记（Retention Policy Tags）：自动应用于默认的文件夹，管理员配置后，用户无法更改应用于默认文件夹的 RPT；

        3）个人标记（Personal Tags）：手动应用于项目和文件夹，用户可以使用收件箱规则自动应用标记，以便将邮件移动到具有特定标记的文件夹，或者将个人标记应用于邮件；

2.    配置就地存档

Exchange 2016安装过程中，默认已经创建了一些保留标记和保留策略，但这些策略可能无法满足我们的存档策略要求，所以一般我们需要再去手动新建保留标记，然后添加到保留策略中，比如我们需要对下图中自定义的test1文件夹内一周以前的邮件进行就地存档，我们可按如下步骤操作：

1.1  创建保留策略

        1）因为我们要存档的文件夹是一个特定的自定义文件夹，所以我们可以创建个人标记，如下图；

        2）选择保留的操作为“移动到存档”，保留时间为7天，如下图；

        3）然后切换到“保留策略”下，新建保留策略；或者我们也可以将前面新建的那个保留标记添加到默认的保留策略中，然后给存档邮箱应用该默认保留策略。此处我们选择新建一个保留策略，如下图；

        4）保留策略中添加刚刚新建的“1 周”保留标记，然后保存，如下图；

1.2  启用就地存档

保留策略创建完成后，再给特定邮箱启用就地存档，我们可以通过图形界面和命令行启用邮箱的就地存档，图形界面启用的步骤如下：

        1）在收件人-邮箱下，选中需要启用就地存档的邮箱，然后单击右边的“启用”，如下图；

        2）再为存档选择数据库，然后单击“确定”即可，如下图；

        3）然后再编辑该邮箱，在邮箱功能下，选择刚刚我们创建的保留策略，如下图所示；

        4）再根据需要编辑存档配额，如下图，Exchange 2016中默认存档配额和警告配额分别是100G和90G，也就是说存档邮箱最多能存放100G的邮件；建议该配额别配置过大，最好别超过该建议值，因为存档邮箱过大可能会导致访问速度变慢，编辑完成后保存退出；

        5）要触发立即存档，我们可以在EMS命令行中运行命令：Start-ManagedFolderAssistant –Identity canway，立即对该邮箱存档；运行命令后我们重启outlook，打开该邮箱，可以看到如下的联机存档邮箱；

        6）然后我们再选择test1文件夹，单击策略，在联机存档下就可以选择我们刚刚创建的策略，即一周前的邮件存档，如下图，该策略必须用户去选择应用，否则默认不会应用；

        7）启用存档邮箱的命令如下：

Enable-Mailbox –Identity canwaytest12 -Archive -ArchiveDatabase Archive01，其中ArchiveDatabase为存档数据库。

3.    小结

配置及启用Exchange服务器就地存档的步骤比较简单，关键在于保留标记和保留策略的创建和配置，此处小结如下：

        1）默认策略标记（Default Policy Tag）：自动应用于整个邮箱，无需用户操作，一个保留策略里面最多只能添加一个默认策略标记；

        2）保留策略标记（Retention Policy Tags）：自动应用于一个默认的文件夹，如发件箱、收件箱等，管理员创建的时候需指定应用于哪个默认文件夹，管理员配置后，无需用户操作；该标记的保留操作只有“删除但允许恢复”和“永久删除”，不能用作存档；一个保留策略中针对一个默认文件夹的保留标记只能有一个；

       3）个人标记（Personal Tags）：需用户手动去应用于项目和文件夹，否则无法生效；个人标记允许用户针对不同的文件夹应用不同的存档策略，一般应用于一些用户自定义的文件夹；一个保留策略里面可以包含任意数量的个人标记，但一个策略中的个人标记太多会使用户感到混淆，所以建议添加到保留策略的个人标记不要超过10 个。