传真文档自动化处理的应用实例

某企业是业内知名的原材料领先供应商，是一家专业的集原材料的研发、生产、销售、服务为一体技术型企业，从原料的采购到生产、服务，建立起一整套庞大的供应保障系统和严谨的控制体系，分支机构众多，包括众多研发生产基地，以及遍布于各大城市的销售中心。

目前公司的传真业务处理是通过传真一体机进行，传真的收发部分已实现了自动化。但随着公司规模的日益扩大，组织机构不断增多，业务量也不断增加，当前使用的传真一体机将面临越来越复杂的传真文档管理带来的巨大挑战，具体表现在：

1. 传真业务文档的分类，由于负责分类的工作人员对类别规程的理解不一致，导致分类标准的不统一，给后续文档的管理造成混乱；

2. 归档已经分散在各个部门的计算机中的传真业务文档会导致巨额的操作成本、流程低效性以及不必要的安全和合规风险；

3. 查找已传真归档的文档，工作量大，由于存储分类标准不统一，查找耗时低效。

为了将业务流程中产生的大量传真业务文档进行分类存储和管理，避免业务信息的流失，实现文档结构化管理模式。该企业采用了具有丰富整合接口的WaveFax，建立了一个有效安全的文档型自动办公系统，支撑核心业务系统的运作，帮助管理者面对越来越复杂的传真文档管理业务。该文档型自动传真系统，在完成基本传真收发的同时，能自动完成传真归档、分类和查找，实现传真业务文档处理流程化。