企业招标采购合同如何管理？

　　采购管理体制在近几年发生了根本变化，由于集中采购可获得批量价格优惠，减少储备，节省采购费用，且便于管理，因此现在已被多数企业采用。这就为企业全面实行比价采购提供了制度上的保证。

　　比价采购作为一种采购制度，包含招标采购。招标采购作为一种采购方式，是比价采购制度的一个方面或某种方式的体现，除一般的比价采购具有比价、竞价、压价的性质外，还要求公开、公平、公正，高度透明，有一定的招标程序。从严格的法律意义上讲，比价采购在签定合同之前的全部操作过程一般不承担法律责任，要约和承诺在签定合同之前的全部操作过程一般也不承担法律责任，要约和承诺在签定合同之前是买卖双方的自主企业行为；而招标采购则从法律上规定了签定采购合同之前，为实现采购而进行的活动，如招标、开标、评标、定标各个环节，应遵守程序性规则，买卖双方应遵守公开、公平、公正和诚信的原则，履行招标投标程序，并承担不完全履行招投标程序的法律责任。

　　搞好企业招标采购管理工作需要做到以下几点：

１、加强宣传教育，统一思想认识，为物资招标采购营造一个良好的工作环境。建议企业各级组织，要围绕物资招标采购管理开展多种形式的宣传教育，同时，按照企业集团的实际情况，成立以审计、监事会、资产、采购、财务等部门参加的物资招标采购管理机构，进一步明确各自的职责，规范工作行为，树立“先服务后监督”思想，加强同各业务部门的沟通与协作，及时了解和掌握物资采购情况，提出工作指导意见；既要严格程序，又要工作到位，注意争取各业务部门和相关单位的理解与支持，为招标采购管理工作创造和谐的工作环境。

    企业合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉。现代企业中半数以上的业务都要涉及到各种各样的合同，而其中大多数的法律纠纷都直接或间接地与合同管理中的某个环节有关。友为以合同为管理对象，通过合同订立、执行、监督、统计及维护跟踪在规避法律风险的同时实现合同价值最大化的解决案。

 友为以流程监控为基础，从风险管理的视角对合同管理进行的分析，形成合同管理的 5 大功能模块，并最终落实对合同管理各环节的管控。通过提高合同审批效率，加强合同履行的跟踪，对各种预警进行控制风险，快速查询和统计分析来支持决策。

 友为功能以"合同"为中心，以“合同文本”、合同审批”、“合同执行”“收付款管理”“预警提醒”“统计分析”为核心应用，通过流程来打通各个模块之间的血脉，建立起一个统一共享的合同信息管理平台，当我们找到其中的一个信息点时，与此信息点相关的所有信息都被提取出来，供所有合同相关不同角色的人员使用。

 

 

　　2、立章建制，完善制度，实现物资招标采购工作规范化。物资采购部门应根据有关单位经营计划大纲、技改项目以及生产经营、库存材料等情况，及时编制本部门具体的物资采购计划，经资产、财务各部门和报社领导批准后，转招标采购中心备案，该部门可以此作为招标采购管理的依据，及时了解所购物资的质量、性能、价格、厂家或商家信誉程度等，促进其尽早掌握并选购价格较低、质量较好的商品，便于提高工作效率，更好地发挥服务、保障、监督的作用，使招标采购管理工作纳入制度化、程序化、规范化的管理轨道。

　　要做到有价可比，就必须及时、全面地掌握有关商品的价格信息，建立健全物资采购价格信息库，使比价工作有价可依、有据可比。通过比价鉴别，优化选购，达到降低采购成本，提高经济效益的目的。及时搜集有关行业定期发布的物资价格信息；利用互联网手段及时查找各种物资信息；利用招标采购及时掌握价格信息，与时俱进，实现动态管理。

　　搞好招标采购管理，应根据企业自身的特点，多方位、多角度地合理选择采购模式，要采取多种形式的比价招标采购，主要有以下三种形式：

　　1、信函比价招标采购。这种形式适用于规格多、数量小、供货厂家多的物资品种。

　　2、集中邀请比价招标采购。这种形式适用于需方，扩大品种范围企业需求相对稳定，属买方市场且多家生产供应、市场资源相对充足、质量技术指标易于控制的大宗物资品种。以会议形式召集投标人参加开标，由招标企业组织相关职能部门共同评标，最后中标企业与招标企业签定采购合同。

　　3、走访比价招标采购。这种形式适用于质量技术要求较高、市场资源相对偏紧的物资品种，也适用于属于卖方市场的物资品种。确定物资品种及走访厂家，拟定谈判方案，请供方填写比价招标询价表等。

　　以上三种比价招标采购方式均不宜事先设立标底，也不邀请中介机构公证，所以，原则上开标时不唱标，不向未中标人公布中标人及中标价格，以保留下一轮比价招标时的竞价比价空间，其公开、公平、公正性主要靠公开的操作程序来保证。

企业实行比价招标采购，事关企业的经济效益和商业信誉，企业高层领导必须十分重视，并依靠专业物资管理部门具体操作，但大的原则、方针及相关制度、程序应由高层领导审查决策。企业使用了合同管理软件，就能很好的对合同进行管理，并且企业高层领导可以随时随地用手机进行查询，时刻了解合同进展情况。友为合同管理软件在这方面可以算是专家了。

1.规范基础数据管理

友为合同管理系统采用集中的数据管理，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状；

同时，系统提供自定义字段功能，可以为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。　　

2.提高管理效率

友为合同管理系统避免了手工管理合同出现，利用审批流管理，可以方便、快捷地处理企业管理事务；

预警平台可以协助合同管理人员更轻松地应对日常管理事务；

报表管理的灵活定义，为管理部门的统计分析提供强大的技术支持。　　

3.实现标准化管理和个性化管理的有机结合

友为合同管理系统通过全局设置和权限分配，可以由公司制订统一采用的管理标准；

比如，由公司设置业务单据必填字段，信息录入必须填写这些信息；

数据字典可以为某些信息项提供标准的选择项，防止录入人员的录入随意性；设置统一的报表格式，信息输出时可以保证一致性；

同时，系统也允许用户根据自身的实际情况采取个性化的措施，比如网格的列显示、自定义报表等。

4.为领导决策提供准确及时广泛的信息

利用互联网，领导可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息；

准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表；

同时，系统还提供强大的管理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为公司决策人员提供更多的智力支持。　　

5.为用户提供全面合同管理解决方案

友为合同管理系统与企业管理咨询相结合，可以为客户提供全面的合同管理解决方案；

比如，通过系统的开放性和灵活性，可以有效地固化专业咨询的工作成果，这就为客户合同管理能力及水平的提升提供足够的平台支持。

　　企业物资采购部门应自觉接受企业相关职能部门的管理与监督。实行比价招标采购的全过程及合同履行结果，应由相关职能部门自始自终进行跟踪监督与验证，这不仅仅是为了维护企业自身利益，更重要的是真正使比价招标采购做到公平、公正、公开，让投标人确信招标采购活动及结果是公平、公正的，是可以依赖的，从而把企业的主要精力放在提高产品质量、加强内部管理、提高产品市场竞争力上来，减少不必要的“公关”费用，其社会效益是不言而喻的。