首先，一定要预留出几分钟的时间来开启和关闭视频会议。虽然视频会议的建立要比传统会议快很多，但是，提前预留几分钟来为会议做一些提前的准备还是很有必要的。其次，要关注会议的时间限制，虽然有时候的突发状况会造成会议的提前结束或者延迟，但是合理的控制会议时间还是可以提高办公效率的。第三，请记住，在你不说话的时候，请关闭你的麦克风。对于视频会议来说，麦克风都是提前预装好的，基本上可以保证每个人一个麦克风，所以可能会产生回音啸叫等问题，因此，在不发言时，务必要保证麦克风处于关闭状态。第四，要考虑到横幅的悬挂位置，以保证其不会对视频会议造成影响。第五，要开启麦序，轮流发言，并允许音频的短暂延迟。避免因为抢麦等问题造成的会议嘈杂。第六，请注意您的麦克风是不是静音，否则任何的咳嗽，纸张翻动，记本风扇乃至电话铃声都可能造成与会者的分心。第七，虽然视频会议的召开可能很突然，但是如果有机会提前准备的话，那么请尽可能的穿着纯色的衣服，因为颜色繁杂的衣服对摄像机十分不友好，而简单的服饰则有助于视频的压缩与传输。
对于视频会议室的布置来说，还要注意一下几点。关于照明：白色的暖光灯是首选，否则在光线不足的情况下，摄像机镜头就不能正确对焦，影响视频会议的效果；会议室的整体背景要干净整洁，不要有复杂的花纹或者繁杂的线路，否则这将会占用更多的网络宽带；会议桌可以不要十分的明亮，不要选择十分反光的材质，否则会引起摄像机的眩光问题；要注意避免使用红色的北京，否则会让会让他们很难看清现场。
关于音频：要将麦克风放置到远离扬声器的位置，否则这将可能导致回声现象；在会议前要进行音频功能的测试，测试通话及音响，使用其内置的视频会议系统的功能进行测试；要确保麦克风远离多余的噪音发电机组；空调、笔记本电脑的风扇灯；否则将造成会场嘈杂；如果是大型视频会议的话，那么最好添加回声消除、啸叫抑制等设备，这样可以更好的处理会议系统中的音频，保证整个会议的顺利进行。
对于大型的室来说，要注意一下几点。第一，调整摄像机的位置，区别对待会议的主要演讲者与听众，分清主次；第二，根据会场的大小，酌情考虑是否要增添额外的摄像机；第三；在预算时要加上会议室的照明控制，如果可以的话布置可调节的灯光系统，以适应不同要求的视频会议；第四，要控制摄像机的摇移与俯仰，避免摄像头的角度过大，尽可能的使用端点控制预设其数值。
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